Microsoft Access is 'n databasis skepprogram waarmee almal maklik 'n databasis kan onderhou en wysig. Dit is geskik vir alles, van klein projekte tot groot ondernemings, en is 'n baie visuele program. Dit is ideaal vir die invoer van data, aangesien u nie met tabelle en sigblaaie hoef te werk nie.
Stappe
Deel 1 van 6: Die skep van 'n nuwe databasis
Stap 1. Klik op die blad File en kies "New"
Die databasis bevat al u data in verskillende vorme. U kan kies om 'n leë databasis, 'n leë webdatabasis of 'n verskeidenheid sjablone te kies.
- 'N Leë databasis is 'n standaard Access -databasis en is goed vir plaaslike gebruik. As u 'n leë databasis skep, sal u ook een tabel skep.
- Webdatabasisse is ontwerp om versoenbaar te wees met Access se webpublikasie -instrumente. As u 'n leë databasis skep, sal u ook een tabel skep.
- Sjablone is voorafgeboude databasisse wat ontwerp is vir 'n wye verskeidenheid gebruike. Kies 'n sjabloon as u nie baie tyd wil spandeer om die databasisstruktuur saam te stel nie.
Stap 2. Noem u databasis
Sodra u 'n databasistipe gekies het, gee dit 'n naam wat weerspieël waarvoor dit is. Dit sal veral handig wees as u met verskillende databasisse gaan werk. Tik die lêernaam van u databasis in die blokkie "Lêernaam". Kies 'Skep' om die nuwe databasislêer te genereer.
Deel 2 van 6: Voeg data by die databasis
Stap 1. Bepaal die beste struktuur vir u data
As u 'n leë databasis skep, wil u nadink oor die beste manier om u data te organiseer en die toepaslike struktuur by te voeg. Daar is verskillende maniere waarop u u data in Access kan formateer en met u kan kommunikeer:
- Tabelle - Dit is die belangrikste manier waarop data in u databasis gestoor word. Tabelle kan vergelyk word met sigblaaie in Excel: die data is in rye en kolomme georganiseer. As gevolg hiervan is die invoer van data uit Excel en ander sigbladprogramme 'n relatief eenvoudige proses.
- Vorms - Vorms is die manier waarop data by u databasis gevoeg word. Alhoewel u die data direk in die tabelle in die databasis kan invoer, kan die gebruik van vorms vinniger en meer visuele data -invoer moontlik maak.
- Verslae - Dit gee 'n opsomming en vertoon van die data in u databasis. Verslae is vir die ontleding van data en om antwoorde op spesifieke vrae te gee, soos hoeveel wins gemaak is, of waar kliënte hulle bevind. Dit is gewoonlik ontwerp om uitgedruk te word.
- Navrae - Dit is hoe u u data kan ophaal en filter. U kan navrae gebruik om spesifieke inskrywings uit verskeie tabelle te vertoon. U kan ook navrae gebruik om data te skep en op te dateer.
Stap 2. Skep u eerste tafel
As u 'n leë databasis begin, begin u outomaties met 'n leë tabel. U kan u data in die tabel begin invoer, hetsy met die hand of deur dit vanaf 'n ander bron te kopieer en te plak.
- Elke stuk data moet sy eie kolom (veld) gee, terwyl elke rekord 'n aparte ry moet wees. Elke ry sou byvoorbeeld 'n kliënt wees, terwyl elke veld 'n ander inligting oor die kliënt sou wees (voornaam, van, e -posadres, telefoonnommer, ens.).
- U kan die kolometikette hernoem om dit makliker te maak om te sien watter veld wat is. Dubbelklik op die kolomopskrif om die naam te verander.
Stap 3. Voer data uit 'n ander bron in
As u wil invoer vanaf 'n ondersteunde lêer of ligging, kan u Access instel om die inligting te gryp en dit by u databasis te voeg. Dit is handig om data van 'n webbediener of 'n ander gedeelde bron af te haal.
- Klik op die blad Eksterne data.
- Kies die lêertipe wat u wil invoer. In die afdeling 'Invoer en koppel' sien u 'n paar opsies vir datatipes. U kan op die Meer -knoppie klik om meer opsie te sien. ODBC staan vir Open Database Connectivity en bevat databasisse soos SQL.
- Gaan na die ligging van die data. As dit op 'n bediener is, moet u die bedieneradres verskaf.
- Kies in die volgende venster "Spesifiseer hoe en waar u die data in die huidige databasis wil stoor." Kies "OK". Volg die stappe om u data in te voer.
Stap 4. Voeg nog 'n tabel by
U sal u verskillende rekords in verskillende databasisse wil bewaar. Dit sal u databasisse glad laat werk. U het byvoorbeeld 'n tabel met kliëntinligting en 'n ander tabel vir bestellingsinligting. U sal dan die kliëntinligting kan koppel aan die bestellinginligtingstabel.
Klik op die tabelknoppie in die afdeling Skep van die tuisblad. 'N Nuwe tabel sal in u databasis verskyn. U kan inligting op dieselfde manier as vir die eerste tabel invoer
Deel 3 van 6: Tafelverhoudings opstel
Stap 1. Verstaan hoe sleutels werk
Elke tabel bevat een primêre sleutel wat uniek is vir elke inskrywing. Standaard skep Access 'n ID -kolom wat in getal toeneem vir elke inskrywing. Dit word as die primêre sleutel gestel. Tabelle kan ook vreemde sleutels hê. Dit is velde wat gekoppel is aan 'n ander tabel in die databasis. Die gekoppelde velde bevat dieselfde data.
- Byvoorbeeld, in u bestellingstabel het u moontlik 'n kliënt -ID -veld om na te gaan watter kliënt watter produk bestel het. U kan 'n verhouding vir daardie veld skep met die ID -veld in u kliëntetabel.
- Die gebruik van verhoudings help om u data konsekwent, doeltreffend en leesbaar te hou.
Stap 2. Klik op die blad Databasisgereedskap
Klik op die knoppie Verhoudings in die afdeling Verhoudings. Dit sal 'n nuwe venster oopmaak met 'n oorsig van al die tabelle in die databasis. Elke veld sal onder die naam van die tabel verskyn.
U moet die veld vir die vreemde sleutel geskep het voordat u die verhouding skep. As u byvoorbeeld die kliënt -ID op die bestellingstabel wil gebruik, moet u 'n veld in die bestellingstabel met die naam Kliënt skep en dit leeg laat. Maak seker dat dit dieselfde formaat is as die veld wat u koppel (getalle in hierdie geval)
Stap 3. Sleep die veld wat u as 'n vreemde sleutel wil gebruik
Gee dit na die veld wat u vir die vreemde sleutel geskep het. Klik op Skep in die venster wat verskyn om die verwantskap vir die velde in te stel. 'N Reël verskyn tussen die twee tabelle wat die velde verbind.
Merk die kassie by "Handhaaf verwysingsintegriteit" wanneer u die verhouding skep. Dit beteken dat as data in een veld verander word, die ander veld outomaties opgedateer word. Dit sal help om u data akkuraat te hou
Deel 4 van 6: navraag doen
Stap 1. Verstaan die rol van navrae
Navrae is aksies waarmee u die data in u databasis vinnig kan sien, byvoeg en wysig. Daar is 'n wye verskeidenheid tipes navrae, wat wissel van eenvoudige ondersoeke tot die skep van nuwe tabelle gebaseer op bestaande data. Navrae is noodsaaklike hulpmiddels vir die opstel van verslae.
Navrae is verdeel in twee hooftipes: Select en Action. Kies navrae haal data uit tabelle en kan berekeninge doen. Aksie -navrae kan data uit tabelle byvoeg, wysig en uitvee
Stap 2. Gebruik die navraagassistent om 'n basiese Select -navraag te skep
As u 'n basiese seleksie -navraag wil skep, gebruik die navraagwizard om u deur die stappe te lei. U het toegang tot die navraagwizard vanaf die oortjie Skep. Hiermee kan u spesifieke velde vanuit 'n tabel sien.
Skep 'n geselekteerde navraag met kriteria
Stap 1. Maak die Query Design -instrument oop
U kan kriteria gebruik om u geselekteerde navraag te beperk en slegs die inligting wat u benodig, te vertoon. Om te begin, klik op die blad Skep en kies Navraagontwerp.
Stap 2. Kies u tafel
Die Show Table -boks sal oopmaak. Dubbelklik op die tabel waarop u die navraag wil uitvoer, en klik dan op Sluit.
Stap 3. Voeg velde by wat herwin moet word
Dubbelklik op elke veld in die tabel wat u by die navraag wil voeg. Die velde sal by die ontwerprooster gevoeg word.
Stap 4. Voeg u kriteria by
U kan verskillende soorte kriteria gebruik, soos teks of funksies. As u byvoorbeeld slegs pryse van meer as $ 50 in u veld "Pryse" wil vertoon, sal u inskryf
=50
in die kriteria. As u slegs kliënte uit die Verenigde Koninkryk wil wys, tik u
Verenigde Koninkryk
in die kriteria veld.
U kan verskeie kriteria per navraag gebruik
Stap 5. Klik op Run om u resultate te sien
Die Run -knoppie is op die blad Design. U navraagresultate word in die venster vertoon. Druk Ctrl + S om die navraag te stoor.
Skep 'n geselekteerde navraag met parameters
Stap 1. Maak die Query Design -instrument oop
Met 'n parametervraag kan u spesifiseer wat u wil ophaal elke keer as die navraag uitgevoer word. As u byvoorbeeld 'n databasis het met kliënte uit verskillende stede, kan u 'n parameternavraag uitvoer om te vra vir watter stad u die resultate wil vertoon.
Stap 2. Skep 'n geselekteerde navraag en spesifiseer die tabel (te)
Voeg velde by wat u in die navraag kan vind deur dubbelklik daarop in die tabeloorsig.
Stap 3. Voeg 'n parameter by die kriteria -afdeling
Parameters word aangedui met "" rondom die parameter. Die teks binne die hakies sal in die aanwysing verskyn wat verskyn wanneer die navraag uitgevoer word. Klik byvoorbeeld op die kriteria -sel vir die stad om die stad te vra, en tik
[Watter stad?]
U kan parameters eindig met '?' of “:”, maar nie met “!” of "."
Stap 4. Stel 'n multi-parameter navraag
U kan verskeie parameters gebruik om 'n pasgemaakte reeks vir u navraagresultate te skep. As die veld byvoorbeeld 'n datumveld is, kan u 'n reeks datums terugstuur deur te tik
Tussen [Voer begindatum in:] En [Voer einddatum in:]
. U sal twee aanwysings ontvang wanneer u die navraag uitvoer.
Skep 'n navraag oor maak -tabel
Stap 1. Klik op die blad Skep en kies Navraagontwerp
U kan navrae gebruik om spesifieke data uit bestaande tabelle te haal en 'n nuwe tabel met hierdie data te skep. Dit is veral handig as u spesifieke dele van u databasis wil deel, of spesifieke vorms vir subgroepe van u databasis wil skep. U moet eers 'n gewone seleksie -navraag skep.
Stap 2. Kies die tabel (e) waaruit u data wil haal
Dubbelklik op die tabelle waaruit u u data wil haal. U kan indien nodig uit verskeie tafels trek.
Stap 3. Kies die velde waaruit u data wil ophaal
Dubbelklik op elke veld wat u wil byvoeg uit die tabeloorsig. Dit sal by u navraagrooster gevoeg word.
Stap 4. Stel u kriteria
As u spesifieke data uit 'n veld wil spesifiseer, gebruik die kriteria -afdeling om die filter in te stel. Sien die afdeling '' 'n Seleksie -navraag met kriteria '' hierbo vir meer besonderhede.
Stap 5. Toets u navraag om te verseker dat dit die gewenste resultate lewer
Voer die navraag uit voordat u u tabel skep om te verseker dat dit al die korrekte data trek. Pas u kriteria en velde aan totdat u al die gewenste data kry.
Stap 6. Stoor die navraag
Druk Ctrl + S om die navraag vir later gebruik te stoor. Dit sal in u navigasieraam aan die linkerkant van die skerm verskyn. Klik op die navraag om dit weer te kies en klik dan op die blad Ontwerp.
Stap 7. Klik op die knoppie "Maak tafel" in die groep Soort navraag
'N Venster verskyn waarin u u nuwe tafelnaam vra. Voer die naam van die tabel in en klik op OK.
Stap 8. Klik op die Run -knoppie
U nuwe tabel sal geskep word met die navraag wat u opgestel het. Die tabel verskyn in u navigasieraam aan die linkerkant.
Skep 'n byvoegingsvraag
Stap 1. Maak 'n voorheen gemaakte navraag oop
U kan 'n byvoegingsvraag gebruik om data by te voeg tot 'n tabel wat reeds bestaan uit 'n ander tabel. Dit is handig as u meer data moet byvoeg by 'n tabel wat u gemaak het met 'n maak -tabel -navraag.
Stap 2. Klik op die knoppie Voeg by in die Ontwerp -oortjie
Dit sal die dialoogvenster Voeg by oopmaak. Kies die tabel wat u wil byvoeg.
Stap 3. Verander die kriteria van u navraag sodat dit pas by wat u wil byvoeg
As u byvoorbeeld 'n tabel met die kriteria "2010" vir die veld Jaar geskep het, verander dit na die jaar wat u wil byvoeg, soos "2011".
Stap 4. Stel waar u die data wil byvoeg
Maak seker dat u die korrekte velde stel vir elke kolom wat u byvoeg. Byvoorbeeld, as u die bogenoemde veranderings gebruik, moet data by die veld Jaar in die Byvoeg tot ry gevoeg word.
Stap 5. Begin die navraag
Klik op die knoppie Uitvoering op die oortjie Deign. Die navraag sal uitgevoer word en die data word by die tabel gevoeg. U kan die tabel oopmaak om te verifieer dat die data korrek bygevoeg is.
Deel 5 van 6: vorms skep en gebruik
Stap 1. Kies die tabel waarvoor u 'n vorm wil skep
Met vorms kan u die data vir elke veld maklik sien, sowel as om vinnig tussen rekords te wissel of nuwe te skep. Vorms is noodsaaklik vir lang periodes van data -invoer, aangesien die meeste mense dit makliker vind om mee te werk as tabelle.
Stap 2. Klik op die knoppie Vorm in die blad Skep
Dit sal outomaties 'n vorm skep wat gebaseer is op die velde in die tabel. Toegang werk baie goed om velde met die regte grootte outomaties te skep, maar u kan die grootte van die gewenste vorm verander en rondbeweeg.
- As u nie wil hê dat 'n spesifieke veld op die vorm verskyn nie, kan u met die rechtermuisknop daarop klik en verwyder verwyder.
- As u tabelle verband hou, verskyn 'n datablad onder elke rekord met die gekoppelde data. U kan u gekoppelde data op hierdie manier baie makliker wysig. Byvoorbeeld, elke verkoopspersoon in u databasis kan 'n kliëntedatabasis by hul rekord hê.
Stap 3. Blaai deur u nuwe vorm
Die pylknoppies onderaan beweeg van rekord na rekord. Die velde word ingevul deur u rekorddata terwyl u tussen hulle wissel. U kan die knoppies op die rande gebruik om na die eerste of laaste rekord te gaan.
Stap 4. Klik op die datablad -knoppie om die tabel te gebruik
Dit is in die linker boonste hoek en stel u in staat om die waardes van u tabel te verander deur die vorm te gebruik.
Stap 5. Maak veranderinge aan bestaande rekords
U kan die teks in enige veld van elke rekord wysig om die data in die tabel te verander. Die veranderinge sal outomaties in die tabel sowel as in alle gekoppelde tabelle weerspieël word.
Stap 6. Voeg nuwe rekords by
Klik op die knoppie "Voeg rekord by" naby die navigasieknoppies om 'n nuwe rekord aan die einde van die lys te skep. U kan dan die velde gebruik om data in die leë rekord in die tabel in te voer. Dit is 'n baie makliker manier om nuwe inligting by te voeg as deur die tabelaansig.
Stap 7. Stoor die vorm wanneer u klaar is
Stoor u vorm deur op Ctrl + S te druk sodat u later weer maklik toegang daartoe kan kry. Dit sal in u navigasieraam aan die linkerkant van die skerm verskyn.
Deel 6 van 6: 'n Verslag opstel
Stap 1. Kies u tabel of navraag
Met verslae kan u vinnig opsommings van u data vertoon. Hulle word gereeld gebruik vir inkomste- en versendingsverslae, en kan aangepas word vir omtrent elke gebruik. Verslae put data uit tabelle of navrae wat u geskep het.
Stap 2. Klik op die blad Skep
Kies die tipe verslag wat u wil opstel. Daar is 'n paar verskillende maniere waarop u 'n verslag kan opstel. Toegang kan u verslag outomaties vir u skep, of u kan 'n pasgemaakte verslag skep.
- Verslag-Dit sal 'n outomatiese verslag skep met al die data van u bron. Niks sal gegroepeer word nie, maar vir klein databasisse is dit waarskynlik voldoende om te wys wat u nodig het.
- Leë verslag - Dit sal 'n leë verslag skep wat u na u goeddunke met u data kan invul. U sal uit enige beskikbare veld kan kies om 'n aangepaste verslag op te stel.
- Verslagassistent - Die verslagassistent lei u deur die proses om die verslag te skep, sodat u u data kan kies en groepeer en dit dienooreenkomstig kan formateer.
Stap 3. Stel 'n bron vir 'n leë verslag in
As u gekies het om 'n leë verslag te skep, moet u 'n bron daarvoor kies. Klik eers op die blad Rangskik en kies dan Eiendomsblad. U kan ook alt="Image" + Enter druk.
Klik op die afpyltjie langs die veld Rekordbron. 'N Lys met u beskikbare tabelle en navrae sal verskyn. Kies een en dit sal aan die verslag toegewys word
Stap 4. Voeg velde by u verslag
Sodra u 'n bron het, kan u begin om velde daaruit by u verslag te voeg. Klik op die oortjie Opmaak en klik dan op Voeg bestaande velde by. Die veldlys verskyn in die regte raam.
- Klik en sleep die velde wat u wil byvoeg in die ontwerpraamwerk. Die rekord sal in die verslag verskyn. Namate u ekstra velde byvoeg, word dit outomaties in lyn met bestaande velde.
- U kan die grootte van die velde verander deur op die rande te klik en met die muis te sleep.
- Verwyder velde uit die verslag deur op die opskrif te klik en op die Delete -sleutel te druk.
Stap 5. Voeg groepe by u verslag
Met groepe kan u inligting vinnig in 'n verslag ontleed, aangesien dit u toelaat om verwante inligting te organiseer. U wil byvoorbeeld verkope volgens streek of per verkoopspersoon groepeer. Groepe laat jou toe om dit te doen.
- Klik op die blad Ontwerp, klik op die knoppie Groepeer en sorteer.
- Klik met die rechtermuisknop op enige deel van die veld wat u by 'n groep wil voeg. Kies Groep aan in die spyskaart.
- 'N Kop sal vir die groep geskep word. U kan die opskrif aanpas by wat u ook al vir die groep wil noem.
Stap 6. Stoor en deel u verslag
Sodra u verslag afgehandel is, kan u dit stoor en dit dan deel of druk soos enige dokument. Gebruik dit om die prestasie van die onderneming met beleggers te deel, kontakinligting aan werknemers en nog baie meer.
