As u leer om Mail Merge in Microsoft Word te gebruik, kan dit 'n uitdagende taak wees as u Microsoft Help probeer gebruik. Ons sal 'n baie meer lineêre proses uiteensit: 'n adreslêer in Excel skep, saamsmelt in Word en die bedoeling en fynere besonderhede byvoeg. Hierdie eenvoudige proses kan u ure bespuiting met etikette bespaar, sodat u nie later met die hand kan skryf nie!
Let wel: dit is vir Office 2003; instruksies vir ander weergawes kan wissel.
Stappe
Stap 1. Skep 'n adreslêer in Microsoft Excel deur name en adresse op die volgende manier in te voeg:
Stap 2. Ry 1 moet die opskrifte hê voordat u die adresse vanaf ry 2 begin byvoeg
- Plaas die voorname in kolom A.
- Plaas die van in kolom B.
- Plaas die straatadresse in kolom C.
- Plaas die stede of dorpe in kolom D.
- Plaas die graafskap in kolom E.
- Plaas die poskodes in kolom F.
- Stoor die lêer. Onthou die plek en naam van die lêer.
- Maak Excel toe.
Stap 3. Maak Word oop en gaan na "Tools/Letters" en "Mailings/Mail Merge"
As die taakvenster nie aan die regterkant van die skerm oop is nie, gaan na View/Task Pane en klik daarop. Die taakvenster moet verskyn
Stap 4. Vul die keurmerk -knoppie in die taakvenster in
Stap 5. Klik op Etiketopsies en kies die etiket wat u gebruik uit die lys
Klik op OK sodra u gekies het.
Stap 6. Klik op Volgende:
"Kies ontvangers".
Stap 7. Klik op "Blaai" en blaai na die lêer wat u pas in Excel gestoor het en in My dokumente gestoor het
Maak hierdie lêer oop en 'n dialoogkassie sal oopmaak. Alle ontvangers moet standaard gekies word. Indien nie, doen dit en klik op OK.
Stap 8. Klik op Volgende:
"Rangskik u etikette".
Stap 9. Klik op "Meer items
.. "Laat databasisvelde (regs bo) geselekteer en klik op die velde wat u wil invoeg. Klik daarop in die volgorde waarop dit op die etiket sal verskyn. Dit is gewoonlik Voornaam, Van, Straatadres, Stad, provinsie, Pos kode. Ignoreer die feit dat hulle almal op 'n enkele reël beland, as u klaar is met kies, kan u spasies en koetsopgawes byvoeg waar u dit op die etiket wil hê. As u alle velde ingevoeg het, klik op OK. As u een plek vergeet die wyser waarheen u wil gaan (die veld regs van die wyser word waarskynlik grys, dit is OK), klik dan weer op "Meer items …" en kies die veld wat u wil byvoeg. Klik een keer op SLUIT in die venster u het al die vereiste velde ingevoeg.
Stap 10. Voeg spasies en koetsopgawes by sodat die etiket reg lyk
Ignoreer dit as die veld na die ligging van die een grys word, word die spasie bygevoeg in plaas van die veld te vervang.
Stap 11. Ons druk die hele adres effens na regs deur een keer die streep te vergroot
Dit hang af van die grootte van die etiket wat u gebruik, maar dit lyk beter!
As alles is waar u dit wil hê, klik dan op Werk alle etikette by. Die velde moet na alle etikette gekopieer word
Stap 12. Klik op Volgende:
"Voorbeskou u etikette".
Stap 13. As u tevrede is, klik op Volgende:
"Voltooi die samesmelting". Op hierdie skerm kan u individuele etikette wysig of afdruk. dit is die moeite werd om op BEWERKE INDIVIDUELE ETIKETTE te klik en op ALLES te klik en OK, selfs al is u tevrede daarmee, sodat u toegang tot al die etikette kan kry.
Stoor die lêer voordat u iets anders doen
Stap 14. U kan ook kommersiële aanlynhulpmiddels gebruik om u samesmelting van e -posse uit te voer om etikette te skep
Die voordeel is dat dit makliker en vinniger in gebruik kan wees.
