E -posonderwerpe is dikwels wat lesers gebruik om te besluit of hulle u e -pos wil oopmaak. Hierdie spasies moet gevul word met 'n kort, tot-die-punt en detail-georiënteerde taal om te verhoed dat u ontvanger u e-pos uitvee sonder om dit selfs te lees. As u presies spesifiseer waarom u leser wil sien wat u te sê het deur besonderhede in u onderwerpreëls te gebruik, moet u vinniger en meer gereeld reageer op u e -posse.
Stappe
Deel 1 van 3: Die opmaak van u vaklyne
Stap 1. Vermy om die onderwerpreël leeg te laat
As u besluit om nie 'n onderwerpreël op te neem nie, benut u nie die geleentheid wat dit bied om u leser te lok nie. As u 'n leë onderwerpreël het, sal u ook lui lyk. Die belangrikste is dat dit beslis nie vir u leser die gevoel gee dat hulle u e -pos vinnig moet oopmaak of daarop moet reageer nie.
Stap 2. Skryf u onderwerpreël neer voordat u u e -pos skryf
U onderwerpreël kan voel soos 'n nagedagte wat nie so belangrik is as die werklike inhoud van u e -pos nie. Aangesien dit egter die eerste is wat u leser sien, is dit net so krities - indien nie meer nie! - soos wat binne is. Om seker te maak dat u genoeg tyd en aandag aan u onderwerpreël bestee, skryf dit voordat u iets anders skryf.
Stap 3. Volg standaardreëls vir hoofletters om slordigheid te vermy
Tensy u 'n vinnige brief aan iemand stuur wat u goed ken, moet u u e -posse soos formele kommunikasie hanteer. Maak 'n hoofletter in u onderwerpe op dieselfde manier as die titels van u aanbiedings.
Onthou 'n paar basiese reëls om u te help om korrek te kapitaliseer. Byvoorbeeld, gebruik altyd die eerste en laaste woorde van u onderwerpreëls. U moet ook altyd selfstandige naamwoorde (berg, aanbieding, gebou), voornaamwoorde (hy, sy, hulle), werkwoorde (gaan, verander), bywoorde (vinnig, stadig) en byvoeglike naamwoorde (slordig, uitstekend) gebruik. U moet nie hoofletters (a, an, die), voorsetsels (in, uit) of koördinerende voegwoorde (en, maar) gebruik nie
Stap 4. Vermy die behandeling van u onderwerpreëls soos volledige sinne
Alhoewel u onderwerpreëls grammatikaal korrek moet wees, moet u dit eerder as titels beskou as sinne wat altyd leestekens benodig. U vakreëls hoef nie 'n punt, 'n vraagteken of 'n uitroepteken te hê nie.
- Hou in gedagte dat sommige gemorsposfilters e -posse met leestekens outomaties na die gemorsposfilter lei.
- U wil soms 'n vraagteken gebruik om die aandag van u leser te trek. Moenie hierdie strategie te veel gebruik nie.
- Verbind verskeie frases in onderwerpe met strepies. Die onderwerpreël: 'Geplande vergadering vir Dinsdag - u bywoning word benodig' bevat byvoorbeeld twee afsonderlike frases wat met 'n strepie verband hou.
Stap 5. Hou u onderwerpreëls onder ongeveer 50 karakters
U onderwerpreëls moet so kort as moontlik wees. Dit kan soms vereis dat u sekere besonderhede weglaat ten gunste van ander. Dit is die belangrikste dat u leser weet wat hulle moet doen wanneer hy u vakreël lees.
Dit is moontlik dat u onderwerpreëls nie altyd op of onder 50 karakters kan bly nie. Soms gaan u ongeveer tien karakters oor. As u egter begin skiet vir die reël van 50 karakters, begin u outomaties korter onderwerpreëls skryf
Stap 6. Plaas belangrike woorde eerste om die leser se aandag te trek
Dit sal verskil na gelang van die doel van u e -pos. U naam en titel moet moontlik in sommige e -posse eerste wees, terwyl die aksie wat u of die leser vereis, vooraf in ander kan wees. Dink na oor die waarskynlikheid dat u leser u e -pos sal oopmaak, en plaas die woorde wat ooreenstem met die onderwerp aan die begin van die onderwerpreël.
Oor die algemeen moet u u onderwerp begin met 'n woord wat aandui waarom u met u leser in verbinding tree. As u byvoorbeeld onlangs die kantoorregulasies verander het, skryf: 'Veranderde maatskappyregulasies - benodig u hersiening vandag.'
Stap 7. Kies spesifieke selfstandige naamwoorde en werkwoorde om die doel van die e -pos te kommunikeer
Moenie vae of onduidelik selfstandige naamwoorde en werkwoorde in u onderwerpreël insluit nie. Gebruik eerder woorde wat spesifiek aandui presies wat u van u leser wil hê. Dit verminder die lengte van u onderwerpreël, terwyl u steeds die besonderhede verskaf wat u benodig in u onderwerpreël.
In plaas van: "Kontak u om nuwe inligting te sien," skryf: "Hersiene HR -reëls - goedkeuring benodig teen Wo." In die tweede weergawe van die onderwerpreël het u presies verduidelik wat die 'nuwe inligting' is en waarom u met die leser in verbinding tree. U het enige verwarring reggestel of die ontvanger die e -pos moet lees en wat hy moet doen sodra hy dit oopgemaak het
Deel 2 van 3: Gee besonderhede in u vaklyne
Stap 1. Spesifiseer die doel van u e -pos
Vertel die leser waarom u met hom in verbinding tree. Wees so spesifiek as moontlik. Dit sal die leser dadelik help om te weet of hulle u boodskap moet oopmaak.
- 'N Onderwerplyn wat 'n aanbevelingsbrief of verwysing vra, kan soos volg lyk:' Verwysing versoek vir Tamara G. teen Vrydag 6/2. '
- As u u leser 'n voordeel bied, probeer iets soos: 'Verander u olie slegs 50% korting op Jim hierdie week.'
Stap 2. Skryf watter aksie jy wil hê jou leser moet onderneem
Sodra hulle u e -posadres sien, sal u leser wil weet wat hulle moet doen. As u hierdie kennis onmiddellik het, sal u u leser voorberei om na meer inligting in die inhoud van u nota te soek.
In plaas daarvan om te skryf: 'Reaching out for a Favor', maak u onderwerpreël: 'Need Your Help Writing Project Proposal Next Week'. Dit laat die leser nie net weet dat u hulp vra nie, maar verduidelik ook presies wat u hoop dat die leser vir u sal doen
Stap 3. Gee 'n sperdatum sodat die leser weet wanneer hy moet reageer
As u die leser nie laat weet wanneer u moet optree of reageer nie, kan hy u e -pos eers môre, volgende week of selfs volgende maand oopmaak. Dit is nie omdat u leser u nie wil help nie. Die meeste mense ontvang tientalle of selfs honderde e -posse per dag, sodat e -posse sonder duidelike sperdatums maklik in die kudde verlore gaan.
As u e -pos besonder belangrik is en onmiddellik beantwoord moet word, kan u die woorde "Dringend", "Kritiek" of "Onmiddellike reaksie nodig" gebruik om u leser te laat weet dat hy veral aandag aan hierdie nota moet gee
Stap 4. Sê wie u is as die leser u nie reeds ken nie
Soms stuur u 'n e -pos aan mense wat u nog nooit ontmoet het nie. In hierdie gevalle kan dit belangrik wees dat u u titel, onderneming of naam aan u leser verskaf, sodat hulle 'n rede het om u nota oop te maak. Andersins lyk dit asof u net 'n ewekansige persoon is wie se e -pos direk na die asblik kan gaan!
Miskien is u 'n student wat met 'n plaaslike politikus kontak maak vir 'n skoolprojek. Skryf: 'Hoërskool senior versoek vir 'n projek, betaalbaar op 6/24.'
Stap 5. Noem die ontmoeting met die leser as hy 'n onlangse kennis is
U kan moontlik met hierdie persoon in aanraking kom omdat u pas ontmoet het en hoop om 'n nouer verhouding met hulle te ontwikkel. Draai hul geheue in die onderwerpreël sodat hulle onthou dat hulle u ontmoet het. Dit is meer geneig om 'n opvolg op te stel as hulle u vorige ontmoeting onthou.
Miskien het u 'n kort bespreking tydens 'n konferensie of aandete gehad oor u gemeenskaplike belange. Maak u onderwerp: "Volg ons chat op Writers 'Conf, 4/30."
Stap 6. Noem u onderlinge kontak as u aan die leser voorgestel word
As iemand anders u met u ontvanger in kontak gebring het, is dit belangrik dat u dit duidelik maak. Dit is baie meer waarskynlik dat u leser 'n e -pos sal oopmaak met 'n onderwerpreël met die naam van iemand wat hulle ken, eerder as 'n anonieme persoon wat hulle nog nooit ontmoet het nie. U leser kan ook besluit om u onderlinge kontak te kontak om die inleiding te bevestig.
Skryf byvoorbeeld: 'Dr. Smith's Student @ Hopkins, versoek vergadering volgende maand.”
Deel 3 van 3: Vaartbelyning en proeflees van u onderwerplyne
Stap 1. Gebruik eenvoudige taal om verwarring te voorkom
U wil nie hê dat u leser probleme ondervind om u onderwerpreël te verstaan nie. Vermy die gebruik van te lang woorde en 'n ingewikkelde woordeskat. Stel asof jy jou e -pos aan 'n middelbare skool stuur, en vra jouself af of hulle elke woord in die onderwerpreël kon verstaan.
Vermy die gebruik van obskure woordeskat as 'n eenvoudiger woord dit sal doen. Kies: 'Nuwe kantoorreëls - Hersien en reageer vinnig', in plaas van 'Nuwe kantoorreëls - Hersien en reageer met eerlikheid.' 'Vinnig' en 'met eerlikheid' beteken dieselfde, maar die eerste opsie is minder afskuwelik en verwarrend
Stap 2. Gebruik simbole en afkortings om onderwerpe te verkort
Baie woorde kan verkort word sonder om die leser verward te laat. Gebruik slegs algemene afkortings en simbole, en lees deur u onderwerp om te verseker dat daar geen verwarring is oor die doel van u e -pos nie.
Byvoorbeeld, dae van die week kan almal verkort word. '@' Is 'n algemene simbool vir 'at'. U kan ook 'RE:' gebruik om 'ongeveer' te beteken. 'EOM' kan gebruik word vir 'einde van die boodskap', en 'EOD' kan 'einde van die dag' beteken
Stap 3. Kontroleer op spelling en grammatikale foute
Net soos enige ander deel van u e -pos, moet u onderwerpreël foutloos wees. Dit sal verseker dat u nie onprofessioneel of lui lyk nie, voordat u leser die kans kry om u nota oop te maak.
- Speltoetsers per e-pos dek moontlik nie die onderwerpreëls nie, dus wees veral versigtig met spelfoute. As u bekommerd is, kopieer en plak die onderwerpreël in 'n Word- of Google -dokument en voer die speltoets daar uit.
- Jou onderwerpreël hoef moontlik nie 'n volledige sin te wees nie. Vermy egter algemene grammatikale foute, soos om 'hulle', 'hulle' en 'daar' of 'u' en 'uwe' te verwar.
Stap 4. Lees u onderwerplyne hardop om seker te maak dat dit duidelik is
Die beste manier om te verseker dat u onderwerpreëls eenvoudig, bondig en korrek geskryf is, is om dit hardop vir uself voor te lees. As u u woorde hoor praat, vind u foute wat u nie sou doen as u dit net op die skerm nagegaan het nie.
As u op 'n openbare plek is, lees die woorde saggies onder u asem
Waarskuwings
- Moenie roetine -e -posonderwerpe met uitroeptekens tik nie !!! of alle CAPS. U verloor geloofwaardigheid.
- Moet nooit 'n sin in die onderwerpreël begin wat u in die inhoud van u e -pos voltooi nie. Byvoorbeeld, jy wil nie in die onderwerpreël skryf: "Vra jou 'n guns wat ek wil hê jy moet doen nie …" en maak dan die e -pos oop met "doen voor Vrydag."
