'N Netjiese posbus kan dit vir gebruikers moeilik maak om die nodige e -pos te vind. Microsoft Outlook bied baie nuttige instrumente wat u help om u e -posse te filter en u boodskappe op 'n meer hanteerbare manier te organiseer. Outlook kan selfs help om die doeltreffendheid en prestasie vir u te verhoog. Of u nou Outlook 2010, Outlook 2007 of Outlook 2003 gebruik, u kan u e -posse maklik bestuur deur die volgende gereedskap te gebruik om u inkassie skoon te maak, asook om die inligting wat u benodig makliker te vind.
Stappe
Metode 1 van 6: Filtreer
Stap 1. Filter die boodskappe vinnig
Outlook 2010 het 'n nuwe funksie wat help om die boodskappe op datum te sorteer en in gesprek te rangskik.
- As u hierdie funksie gebruik, verskyn die boodskappe met dieselfde tema as Gesprek en kan gebruikers dit sien, uitbrei of krimp deur op die ikoon links van die onderwerpreël te klik. Die boodskappe in elke gesprek word geklassifiseer met die nuutste boodskap bo -op. As 'n nuwe boodskap ontvang word, skuif alle gesprekke bo -aan die e -poslys wat u help om die vloei van die e -posse maklik op te spoor.
- Om die gesprek te aktiveer, merk die boks Wys as gesprek op die blad Oorsig van die gespreksgroep. U kan die grootte van 'n gesprek verminder met die opruimingsfunksie. Hierdie funksie sal help om die dubbele boodskappe in die gesprek te verwyder.
- Klik op die tuisblad in die verwydering -groep op skoonmaak en klik dan op gesprek skoonmaak. In alle weergawes van Outlook kan gebruikers die boodskappe vinniger in die posbusmap vind deur die manier waarop dit in die e -posmap ingedeel word, te verander. U kan u e -posse byvoorbeeld op datum, sender en lêergrootte of belangrikheidsvlak uitsorteer.
Stap 2. Gebruik gestandaardiseerde onderwerpopskrifte
Die verstandelike energie wat nodig is om die fokus tussen die veranderende onderwerpe te verskuif, maak jou leeg, nie die volume nie. U is geneig om chronologies of deur 'belangrikste persoon' in opeenvolgende volgorde te lees. Dit is 'n breinuitbranding. Gebruik eerder hierdie reël; dit geld vir e -pos van direkte verslae en werk beter as gesprekskettings.
- Identifiseer die beste 2-5 projekte waarmee u die meeste besig is; maak onderwerpopskrifte om dit weer te gee.
- Laat die span weet dat u aanvanklik aandag sal skenk aan al die e -posse met hierdie standaard onderwerpopskrifte. Hierdie onderwerpe is tans u belangrikste prioriteite - u e -pos sal volgens onderwerpreël gesorteer word en die eerste prioriteit word eers gelees/beantwoord.
- Maak dit duidelik dat e-posse met onvanpaste titels die oortreder vir 1 x dae op die swartlys sal plaas.
Metode 2 van 6: Groepering
Stap 1. Groepeer dieselfde boodskappe in die dopgehou
Deur 'n nuwe e -posmap te skep, kan gebruikers verwante boodskappe in die vouers saamgroepeer. U kan byvoorbeeld die boodskappe groepeer volgens onderwerp, projek, kommunikasie of ander kategorieë wat by u werke of u stokperdjies pas. Die gebruikers kan ook 'n vouer skep vir al die boodskappe wat van u baas of iemand belangrik gestuur is, insluitend die belangrikste inligting wat gestoor moet word. Om 'n nuwe vouer in Outlook 2010 te skep, klik op die nuwe oortjie op die oortjie Folder in die nuwe. Om 'n nuwe gids in Outlook 2007 of Outlook 2003 te skep, klik op die menubalk op File, kies New en dan Folder.
Metode 3 van 6: Soekmap
Stap 1. Skep 'n soekmap om die boodskappe te vind
Soekmap is 'n vinnige en maklike manier om 'n versameling e -posboodskappe te vind. Dit stoor geen boodskappe nie, maar bied die virtuele gidse wat al die boodskappe in u inkassie vertoon, gebaseer op die eienskappe wat u soek. Outlook -soekvouers bied standaardkenmerke soos ongeleesde e -pos, maar u kan ook u eie reël skep. U kan byvoorbeeld Soekmap gebruik om alle inligting rakende 'n sekere projek, 'n belangrike kliënt of 'n komende vergadering te vind.
- Om 'n soekmap in Outlook 2010 te skep, klik op die nuwe soekmap in die oortjie E -pos op die blad in die nuwe.
- Om 'n soekmap in Outlook 2007 of Outlook 2003 te skep, skuif die muis na die nuwe in die pos in die menu Lêer, en klik dan op die soekmap.
Metode 4 van 6: E -posfilter
Stap 1. Verminder gemorspos met die e -posfilter
Hou onnodige e -posboodskappe uit die inkassie deur die Outlook -gemorsposfilter te gebruik. Hierdie filter stuur die e -posse wat as gemorspos gemerk is, na 'n aparte gids in die posbus. Die gebruikers kan die inhoud van hierdie vouer bekyk om seker te maak dat daar nie per ongeluk geldige e -posse gestuur word nie. As dit die geval is, moet u die filter aanpas om in die toekoms die verkeerde merk op die boodskappe te vermy.
Metode 5 van 6: Kleur kategorie
Stap 1. Ken 'n kleurkategorie toe
Ken 'n kleur toe aan 'n onverwante e -posboodskapgroep en ander kategorieë in die Outlook, soos notas, kontakte en afsprake. Van daar af kan die gebruikers dit maklik identifiseer en sorteer. U kan byvoorbeeld alle boodskappe, afsprake en kontakte vir rekenaarverkope -projekte maklik opspoor deur 'n kategorie genaamd 'Rekenaarverkope' te skep en die boodskappe daaraan toe te ken.
Metode 6 van 6: Vlag
Stap 1. Vlag vir opvolg
Die gebruikers kan die funksie Vlag vir opvolg gebruik om die e -posboodskappe en take te merk om dit te help sorteer of te merk. Die vlae sal u versoek om 'n probleem op te spoor, iemand se versoek aan te dui of 'n boodskap te vra en 'n kontak te maak. Hulle kan u e -posmap ook maklik rangskik omdat u presies weet wat u moet doen en wanneer u dit moet doen. Let daarop dat wanneer u 'n taak skep en 'n vervaldatum vir die taak instel, dit outomaties gemerk word, sodat u nie die vervaldatum vir die aksie vergeet en dit vervul nie.
