Hierdie wikiHow leer u hoe u die funksie 'Mail Merge' in Microsoft Word kan gebruik. Met Mail Merge kan u 'n sigblad met kontakinligting gebruik om outomaties 'n ander adres, naam of ander inligting aan elke kopie van 'n dokument toe te ken. Dit is handig wanneer u nuusbriewe of verklarings aanpas, aangesien u nie die naam of adres van elke persoon bo -aan elke dokument hoef te skryf nie.
Stappe
Deel 1 van 3: Skep 'n kontakblad
Stap 1. Maak Microsoft Excel oop
Die programikoon van Microsoft Excel lyk soos 'n wit "X" op 'n donkergroen agtergrond. Die Excel "nuwe" bladsy word oopgemaak.
As u reeds 'n kontakblad in Excel het, moet u eerder die Excel -kontakte invoer
Stap 2. Klik op Leë werkboek
Dit is in die linkerbovenhoek van die 'nuwe' bladsy. Dit sal 'n nuwe, leë Excel -dokument oopmaak.
Stap 3. Voeg u kontakopskrifte by
Begin in die sel A1 en beweeg van daar af, voer die volgende opskrifte in:
- Voornaam - Die voorname van u kontakte verskyn in hierdie kolom (sel A1).
- Achternaam - Die name van u kontakte sal in hierdie kolom (sel B1).
- Tel - Die telefoonnommers van u kontakte verskyn in hierdie kolom (sel C1).
- StreetAddress - Die adres van u kontakte verskyn in hierdie kolom (sel D1).
- Stad - Die woonstede van u kontakte verskyn in hierdie kolom (sel E1).
- Staat - Die woonstate van u kontakte verskyn in hierdie kolom (sel F1).
- Zip - die poskodes van u kontakte verskyn in hierdie kolom (sel G1).
- E -pos - Die e -posadresse van u kontakte verskyn in hierdie kolom (sel H1).
Stap 4. Voer u kontakinligting in
Begin in kolom A, sel 2, en voer die kontakinligting in vir elkeen van die mense vir wie u 'n posversmelting wil genereer.
Maak seker dat hierdie inligting akkuraat is voordat u verder gaan
Stap 5. Stoor u dokument
Om so te doen:
- Windows - klik lêer, klik Stoor as, dubbel kliek Hierdie rekenaar, klik op 'n stoorplek aan die linkerkant van die venster, tik die naam van die dokument in die tekskassie "Lêernaam" en klik Stoor.
- Mac - klik lêer, klik Stoor as …, voer die naam van die dokument in die veld "Stoor as" in, kies 'n stoorplek deur op die "Waar" -kassie te klik en op 'n gids te klik, en klik op Stoor.
- Hou u gekose stoorplek in gedagte-u moet die Excel-sigblad later vind.
Stap 6. Maak Excel toe
Klik op die X in die regter boonste hoek van Excel (Windows) of die rooi sirkel in die linkerbovenhoek (Mac). U kan nou voortgaan met die skep van die samesmelting van e -pos in Microsoft Word.
Deel 2 van 3: Die invoer van kontakte na Word
Stap 1. Maak Microsoft Word oop
Die Word-app-ikoon lyk soos 'n wit "W" op 'n donkerblou agtergrond. Soos met Excel, word die 'Nuwe' bladsy oopgemaak.
As u 'n bestaande Microsoft Word-dokument waarin u die Excel-kontakte wil invoer, dubbelklik, plaas dit om dit oop te maak en slaan die volgende stap oor
Stap 2. Klik op Leë dokument
Dit is 'n wit blokkie links bo in die bladsy. 'N Leë Microsoft Word -dokument sal oopmaak.
Stap 3. Klik op die blad Versendings
Hierdie oortjie is bo -aan die Microsoft Word -venster. 'N Werkbalk verskyn net onder die ry oortjies hier.
Stap 4. Klik op Kies ontvangers
Dit is in die 'Start Mail Merge' -afdeling van die Versendings nutsbalk. As u dit doen, word 'n keuselys gevra.
Stap 5. Klik op Gebruik 'n bestaande lys…
U vind hierdie opsie in die keuselys. 'N Nuwe venster sal oopmaak.
- As u ooit eerder Outlook -kontakte wil gebruik, kan u die Kies uit Outlook -kontakte opsie in die keuselys.
- U kan ook 'n tydelike lys met kontakinligting in Word tik deur die Tik 'n nuwe lys opsie. Dit is handig as u slegs 'n handjievol kontakinligting hoef te skep.
Stap 6. Kies u Microsoft Excel -kontakblad
Klik aan die linkerkant van die venster op die gids waarin u die Excel -vel gestoor het, en klik dan op die Excel -vel om dit te kies.
Stap 7. Klik op Open
Dit is in die regter onderste hoek van die venster.
Stap 8. Bevestig die besluit
Klik op die naam van die Excel-vel in die opspringvenster en klik dan op OK onderaan die venster. U Excel -vel word gekies as die plek waar u u kontakte sal laai.
Maak seker dat die boks "Eerste ry data bevat kolomopskrifte" onderaan hierdie venster gemerk is
Deel 3 van 3: Die gebruik van posversmelting
Stap 1. Gaan na die plek waar u kontakinligting wil invoeg
Soek die plek waar u kontakinligting wil invoeg (byvoorbeeld die bokant van die dokument) en klik daarop om die wyser daar te plaas.
Stap 2. Klik Voeg samevoegingsveld in
Dit is 'n opsie in die gedeelte 'Velde skryf en invoeg' van die Versendings oortjie. 'N Kieslys sal verskyn.
Miskien moet u op die Versendings oortjie weer voordat u dit doen.
Stap 3. Kies 'n tipe inligting
Klik in die keuselys op die naam van een van die opskrifte uit u Excel-dokument om dit in te voeg.
U sal byvoorbeeld klik Eerste naam in die keuselys as u 'n etiket vir die voorname van kontakte wou invoeg.
Stap 4. Voeg indien nodig ander inligting by
Dit kan kontakte se adresse, vanne, telefoonnommers, ensovoorts insluit.
Stap 5. Klik op Voltooi en saamvoeg
Dit is in die heel regterkant van die Versendings blad se werkbalk. Dit vra 'n keuselys.
Stap 6. Kies 'n samesmeltingsopsie
Klik op een van die volgende:
- Wysig individuele dokumente - Maak die dokument van elke ontvanger oop, sodat u die dokumente verder kan aanpas.
- Druk dokumente af … - Hiermee kan u 'n afskrif van u dokument afdruk vir elke individu wat op u kontakblad verskyn.
- Stuur e -posboodskappe … - Hiermee kan u die dokumente as e -posse stuur. Die e -posadresse van die kontakte sal gekies word as die bestemmings -e -posadresse.
Stap 7. Volg die instruksies op die skerm
Afhangende van u gekose opsie, sal u 'n ekstra vorm hê om na te gaan (byvoorbeeld, as u gekies het E -pos, moet u 'n onderwerp invoer en dan klik OK). Deur dit te doen, word die proses van samesmelting van die pos voltooi.