As dit kom by die stuur van 'n e -pos aan kliëntediens, voel sommige mense dalk vas. Hoe kan u hierdie briewe in e -pos vorm, aangesien dit vroeër op papier gedoen is? Watter soort konvensies of protokolle is van toepassing op 'n kliëntediensversoek? Alhoewel dit verskil volgens industrie, streek en kultuur, is daar 'n paar algemene riglyne om seker te maak dat u e -posse vir kliëntediens effektief is.
Stappe
Voorbeeld e -pos
Voorbeeld van waarderingsbrief vir kliënte
Ondersteun wikiHow en ontsluit alle monsters.
Deel 1 van 3: Hersiening van die webwerf
Stap 1. Soek 'n antwoord
Voordat u gaan sit om 'n e -pos aan die kliëntediensafdeling van enige onderneming te skryf, moet u seker maak dat die antwoord op u vraag nie reeds op hul webwerf is nie. Baie ondernemings het antwoorde op algemene vrae op verskillende bladsye van hul webwerf, gewoonlik FAQ's en ondersteuningsbladsye.
U kry gewoonlik toegang tot hierdie gedeeltes van 'n besigheidswebwerf deur na die onderkant van enige bladsy te blaai en op 'n skakel te klik wat sê "Kontak ons" of "Hulp" of "Kliëntediens."
Stap 2. Soek die kliëntediensbladsy
As u onderaan hul webwerf nie 'n skakel vir kliëntediens sien nie, kan u die soekkassie moontlik gebruik. Daar is dikwels 'n veld waarin u kan tik, of die ikoon van 'n vergrootglas in die regter boonste hoek van die tuisblad van 'n onderneming. Tik soekterme soos "kliëntediens" of "kontak" in en druk enter.
-
Dikwels is die 'Kontak ons' -bladsy waar ondernemings 'n e -posveld vir kliënte verskaf om kommentaar of klagtes in te dien.
Gaan hierdie bladsy na om seker te maak dat u 'n afskrif per e -pos ontvang; so nie, soek op die webwerf na 'n e -posadres wat u in u persoonlike e -posrekening kan gebruik, sodat u u korrespondensie kan boekhou
Stap 3. Gebruik die soekbalk
Soek die item waaroor u 'n vraag het, in dieselfde soekbalk waarmee u die e -posadres van die kliëntediens gevind het. As u op hierdie manier na u probleem of vraag soek, kan u die antwoord onthul sonder dat u 'n e -pos hoef te stuur.
- Dit is noodsaaklik om intelligent en eerbiedig te wees wanneer u 'n e -pos stuur. As u skryf oor iets wat reeds op die webwerf verskyn, kan die kliëntediensspan u as 'n veeleisende en lui klant beskou, en daarom nie winsgewend nie.
- Kyk ook na die algemene vrae. Die antwoord op u vraag is al dikwels gevra en gepubliseer in die vorm van 'n algemene vraag. Daarom het baie webwerwe so 'n bladsy: om die e -pos van kliëntediens tot die minimum te beperk.
Stap 4. Hersien die maatskappybeleid
As u nie 'n antwoord op u vraag vind in die soekbalk of onder die algemene vrae nie, kan u dit moontlik vind op die 'Meer oor ons' of terugkeerbeleidbladsye. Blaai weer onderaan die webwerf en kyk na die beskikbare skakels. Soek enige skakel wat die antwoord op u vraag kan bevat: oor ons, indeks, kredietkaart, beskikbaarheid van produkte, terugkeerbeleid, privaatheidsbeleid, gebruiksvoorwaardes, ensovoorts.
Selfs as u nie 'n antwoord onder een van hierdie skakels vind nie, is dit handig om daardeur te kyk, want u kan u ekstra kennis van die onderneming gebruik om dit wat u benodig, in u e -pos te kry
Deel 2 van 3: Skryf van die e -pos
Stap 1. Besluit of dit 'n klagte- of waarderings -e -pos is
Nie alle e -poskommunikasie met kliëntediens hoef klagtes of vrae te wees nie. U wil hulle eenvoudig bedank vir hul goeie kliëntediens. Positiewe e -posse soos hierdie word deur die meeste ondernemings verwelkom, net soveel as e -posse wat vrae stel.
Die waarheid is dat die registrasie van 'n klagte per telefoonoproep soms vinniger en meer direk is as 'n e -pos. E -pos is uitstekend om u dankbaarheid in te dien of om 'n vraag te stel wat nie onmiddellik beantwoord hoef te word nie, maar as u 'n probleem onmiddellik wil oplos, is dit die beste manier om te bel
Stap 2. Skryf 'n duidelike onderwerpreël
Maak u onderwerpreël sinvol en tot die punt. U wil hê dat die kliëntediensverteenwoordiger wat na hul inkassie kyk eers die uwe moet oplet sodat u vinniger kan reageer. Maak die onderwerp kort, bevat 'n opsomming van u e -pos en smeek om oopgemaak te word.
Byvoorbeeld: "Hond het my lewenslange waarborg gekou Chacos moet vervang word"
Stap 3. Maak oop met 'n groet
Nadat u 'n soliede onderwerpreël vasgespyker het, is die volgende stap om die kliëntediensverteenwoordiger te groet. Moenie net met u probleem begin nie. U sou die groet nie tydens 'n telefoonoproep of persoonlik oorslaan nie, of hoe? Dit kan so eenvoudig wees soos 'Geagte kliëntediensspan'.
- Probeer om 'n naam te vind om in u groet in te voeg. Sommige kleiner ondernemings noem miskien die name van hul kliëntediensverteenwoordigers, en as u dit gebruik, kan u meer persoonlik en wensliker lyk om mee saam te werk.
- U kan hierdie groet met 'n komma of dubbelpunt afsluit. Geagte Kliëntediens, OF Geagte Kliëntediens:
Stap 4. Hou standaard skryfpraktyke
Behou die respek van die verteenwoordiger deur die standaard tipe te gebruik. Moenie alle hoofletters, 'n mengsel van hoofletters en kleinletters, of lettertipes gebruik nie. Tik net met behulp van standaard leestekens, spelling en hoofletters. Dit sal u e -pos help om ernstig opgeneem te word.
Stap 5. Handhaaf 'n beleefde toon
Hou 'n hoffelike toon, selfs as u 'n klagte aanmeld of u frustrasie uitspreek. U sal meer waardeer word as 'n kliënt en waarskynlik weer 'n meer beleefde behandeling.
Stap 6. Identifiseer jouself
Stel u uself voor na u groet aan die verteenwoordiger. Gee u naam en verduidelik watter tipe kliënt u is, of dit nou 'n eerste keer of 'n herhaling is. In beide gevalle wil die verteenwoordiger u besigheid behou. As dit relevant is, noem u geografiese ligging (soos vir 'n produk of diens buite).
Stap 7. Wees spesifiek
Gebruik spesifieke taal in u e -pos. Vermy die gebruik van algemene terme, soos "my produk;" Beskryf eerder in detail wat die produk of diens is en waarom die item die moeite werd is om te e -pos. Beskryf alle relevante gebeurtenisse wat daarmee gepaard gaan, sodat die verteenwoordiger presies weet wat die probleem is. As u hierdie inligting in die aanvanklike e -pos aanbied, word 'n lang e -posgesprek verhoed.
- Gebruik die URL van die produk, indien beskikbaar, sodat die verteenwoordiger onmiddellik na u beskrywing kan verwys.
- Sluit u bestel -ID ook in die e -pos in, aangesien die meeste verteenwoordigers dit in elk geval gaan vra. Hierdie ID -nommer is hoe u bestelling in hul stelsel opgespoor en onderhou word.
Stap 8. Stel duidelike vrae
Kom tot die punt in u e -pos. Moenie om die bos slaan nie. Sodra u die verteenwoordiger gegroet het en uself voorgestel het, begin 'n nuwe paragraaf wat presies die aangeleentheid aan die verteenwoordiger vertel, met behulp van die spesifieke taal wat in die vorige stap genoem is.
Vra direk die nodige toegewings. U voel dalk skaam om daarvoor te vra, maar plaas dit in u e -pos. As u iets wil hê in ruil vir 'n gebrekkige produk, sê dit dan
Stap 9. Skryf kort paragrawe
Maak seker dat u paragrawe kort is. Dit is makliker vir u om dit by een, twee of hoogstens drie sinne te hou. Dit stel die verteenwoordiger ook in staat om die e -pos vinnig te soek na die prioriteit daarvan, en as u e -pos 'n teksblok is, sal hulle dit waarskynlik onderaan die lys laat sak net omdat hulle nie tyd het om uit te vind wat u wil hê nie. sê jy.
Stap 10. Maak toe met 'n eenvoudige handtekening
Eindig die e -pos met 'n laaste sin om u versoek of kompliment op te som, gevolg deur 'n groet. Om af te meld as 'Opreg' werk goed, maar u kan ook 'n groet laat en u e -poshandtekening invoeg. U kan ook u dringendheid aandui deur af te teken met 'In afwagting op u antwoord', of iets dergeliks.
'N E -poshandtekening is 'n kort teksblok wat u naam, beroep en kontakinligting bevat. U kan 'n e -poshandtekening in die e -posverskaffer se instellings formateer en dit outomaties in nuwe boodskappe laat verskyn
Stap 11. Laat bylae weg
Probeer om geen dokumente aan die e -pos wat u vir die eerste keer aan iemand stuur, te heg nie. Baie webwerwe het gemorsposfilters wat e -posse met aanhangsels teiken, wat dit waarskynlik maak dat u e -pos na die asblik verskuif word voordat dit ooit gelees word.
- U moet natuurlik 'n aanhangsel insluit as u 'n e -posaansoek by 'n werk indien en u moet u CV as 'n Word -dokument aanheg.
- Moet ook geen gebruikersname, wagwoorde of kredietkaart-/betaalinligting insluit nie.
Stap 12. Proeflees voordat u dit stuur
Nadat u e -pos voltooi is, moet u nie opgewonde raak nie en druk nog lank op die stuur -knoppie. U moet hierdie e -pos proeflees en seker maak dat geen sorgelose tikfoute die uitnemendheid van u woorde belemmer nie. Selfs as u die e -pos met u slimfoon ingevoer het, vergewe die outomatiese etiket "gestuur vanaf my iPhone" geen foute in grammatika en leestekens wat u minder professioneel laat lyk nie.
Stap 13. Opvolg
As u na 'n paar dae nie 'n antwoord op u e -pos gehoor het nie, is dit waarskynlik dat die e -pos in 'n gemorsposfilter vasgevang is of na die onderkant van die stapel verskuif is. Stuur 'n e -pos met u vorige e -pos en vra of u eerste e -pos ontvang is.
Deel 3 van 3: Bly beleefd
Stap 1. Handhaaf die korrekte grammatika en spelling
U besef dit miskien nie, maar 'n deel van die handhawing van 'n beleefde toon sluit in die gebruik van goeie grammatika en spelling. As u sorg dat u uself kommunikeer, toon dit duidelik dat u die ander party respekteer, en bewys dat u gewoonlik 'n beleefde persoon is.
Stap 2. Toon u opleiding en kennis
Moenie pretensieus wees nie, maar laat u opvoeding skyn deur goeie woordeskat te gebruik. As u ook op die webwerf van die onderneming gesoek het en 'n bietjie geleer het oor hul beleide, noem dan dat u dit gelees het en steeds nie 'n antwoord op u probleem kan vind nie.
Stap 3. Vermy grappies
Slegte opmerkings en grappe het hul plek, en die plek is nie in 'n e -pos wat u ernstig wil opneem nie, ten minste nie in die eerste korrespondensie nie. Sulke taal kan as onvanpas geïnterpreteer word, iets wat u wil vermy wanneer u met 'n onderneming handel.
Sodra u 'n verhouding met 'n verteenwoordiger deur 'n reeks e -posse opgebou het, word grappe makliker aanvaar en verstaan
Stap 4. Druk jouself uit sonder aggressie
Alhoewel u kwaad is vir die hantering van 'n produk of diens, kan u nie die gewenste resultate in 'n e -pos gee nie. Om u probleem met respek en hoflikheid te kommunikeer, gaan baie verder as 'n gemene of aggressiewe e -pos.
Hou in gedagte dat u emosie nie reg deur teks kan uitdruk nie. As u genoeg ontsteld is oor u probleem om onmiddellike aandag te soek, kan dit beter wees om 'n oproep te neem
Stap 5. Noem u lojaliteit en dankbaarheid
Ten slotte maak dit makliker vir verteenwoordigers om u e -pos te waardeer en vinniger te reageer deur te noem hoe lojaal u aan 'n onderneming is en hoe dankbaar u nog altyd was vir hul diens.
