Om u prioriteite op papier te skryf, werk as u dit binne 'n middag kan afskakel. Met 'n groot hoeveelheid inkomende take tuis of op die werk, word baie oorgedra na die volgende dag (of week of maand). Hierdie Excel -sigblad kyk na die sperdatums en verander taakprioriteite dienooreenkomstig. In 20 minute bied die onderstaande stappe 'n meer effektiewe manier om u prioriteite te bestuur.
Stappe
Stap 1. Skep 'n oortjie "Home" of "Office"
Maak 'n nuwe Excel -sigblad oop. Klik met die rechtermuisknop op die blad "Blad1" onderaan en klik op Hernoem. Tik "Home" of "Office" in.
Stap 2. Hernoem Sheet2 as "Template" en Sheet3 as "Points" deur Stap 1 te herhaal
Stap 3. Skep die Belangrike tabel
Vul kolomme A, B en C op die oortjie Punte in:
Stap 4. Definieer die naam "Belangrikheid"
Kies tussen sel A2 tot C7. Klik op Insert Name Define
Definieer die naam as "Belangrik" en klik op OK
Stap 5. Skep die inspanningstabel
Herhaal stappe 3, 4 en 5 om die inspanningstabel in kolomme E, F en G. te skep Kies selle E2 tot G6 en gee hulle die naam "inspanning".
Stap 6. Skep die dringendheidstabel
Herhaal stap 3, 4 en 5 om die dringendheidstabel in kolomme I, J en K. te skep. Noem dit "Dringendheid".
Stap 7. Voer opskrifte in op die blad Tuis
Klik op die tuisblad en voeg opskrifte in ry 1 in:
- A - Prioriteit 'n Formule, 1 vir die belangrikste taak, maar kan meer as 100 wees
- B - Taak Naam van die taak.
- C - Belangrik A, B, C, D, E of F uit die tabel.
- D - Poging A 1-5, uit die inspanningstabel.
- E - Dringendheid 'n Formule gebaseer op sperdatum.
- F - Sperdatum wanneer die taak voltooi moet word. Die sperdatums is nie vinnig en vinnig nie. Ramp op vertel u hoe vroeg u die taak kon begin en Uitbreiding vertel jou hoeveel dae dit kan gly. Om 'n kapsel te kry, kan 'n Ramp Up van 5 en 'n verlenging van 4 hê - dit is nie sinvol om 2 weke vroeër 'n kapsel te kry nie, en mense sal dalk agterkom as dit meer as 5 dae laat was.
- G - Opstapdae voor die vervaldatum kan u begin met die taak.
- H - Uitbreiding Outomatiese verlenging van die vervaldatum
- I - Days Left Formule. Aantal dae voor die vervaldatum; negatief as die vervaldatum verby is.
- J - Voltooide datumtaak is eintlik voltooi.
- K - Kommentaar Enige besonderhede vir die taak.
Stap 8. Voer u lys met take in
Let op Prioriteit, dringendheid en dae wat oorbly, word leeg gelaat. Hulle sal met formules ingevul word. Hier is 'n voorbeeld van huistake.
Stap 9. Voer formules in vir oorblywende dae, dringendheid en prioriteit
Die formules hieronder is vir ry 2.
- I (dae oor) = F2-IF (ISBLANK (J2), VANDAG (), J2)
- E (dringend) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2+H2> 0, 2, 1))))
- A (prioriteit) = VLOOKUP (C2, belangrikheid, 2, ONWAAR) + VLOOKUP (D2, inspanning, 2, ONWAAR) + VLOOKUP (E2, urgentie, 2, ONWAAR)
Stap 10. Verander die formaat vir sel I2 na heelgetal deur met die rechtermuisknop op die sel te klik, formaat te kies en 'n getal met 0 desimale plekke te maak
Stap 11. Kopieer formules vir prioriteit, dringendheid en dae oor na die oorblywende selle in elke kolom
Kies sel E2 en tik CTRL-C.
Kies selle E3 tot E10 en klik CTRL-V. Herhaal om sel I2 na sel I3 na I10 te kopieer. Herhaal laastens om sel A2 na selle A3 na A10 te kopieer. Ignoreer die vreemde waardes wat u vir ongedefinieerde take kry.
Stap 12. Sorteer die rye volgens prioriteit
Kies uit selle A1 tot K, vir soveel rye as wat u data het. Klik dan op Data Sort.
Stap 13. Stoor u prioriteitsblad, insluitend die datum vir weergawe
Stap 14. Merk take afgehandel
As u die take voltooi, merk die datum in die kolom Voltooi. Onthou CTRL- ;
(beheersleutel en semi-dubbelpunt) gaan onmiddellik die huidige datum in.
Stap 15. Kyk hoe die prioriteite elke dag verander
Hier is die prioriteite oor 'n paar dae. Op 13 Julie is alle take voor die Ramp op tydperk, so het groot getalle. Op 20 Julie verskyn hoër prioriteite (kleiner getalle) vir vier take, insluitend Maai grasperk wat sy Te danke datum. Op die 21ste is die prioriteit hoër omdat ons in die Uitbreiding tydperk en op 23 Julie is dit nog hoër, want dit is verder as die Uitbreiding tydperk. Betaal rekeninge gaan ook deur op 'n eskalasie op die 23ste en 25ste.
Wenke
- Voeg gerus nog kolomme by - wie het die taak, kategorie, ens.
- Verdeel groot take in kleiner take.
- Sorteer die taaklys elke dag indien nodig.
- Hou aparte Excel -lêers vir gesin/huis en werk.
- = AS (WEEKDAY (VANDAG (), 2)> 5, VANDAG ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) +7, VANDAG ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Gebruik outofilter om agterstallige take (dringendheid = 1) of uiters belangrike take (belangrikheid = "A") te kies
- Lees die onderstaande artikels oor prioriteite en tydsbestuur.
- Kopieer herhalende take na die oortjie Sjablone, sodat u dit maklik kan vind en herhaal.
- Verander gerus die punte wat vir elke prioriteitsdeel gegee word.
- Een manier om 'n herhalende taak voortdurend opgedateer te hou, is om dit in die datumkolom in te voer: (Hierdie voorbeeld gebruik Vrydag, wat hier '5' is.)
-
Voeg voorwaardelike formate by op vervaldatum om aan te dui wanneer dit agterstallig is.
- Tel die aantal voltooide take in elke periode weekliks, maandeliks (of miskien dubbel). Dit is moontlik die enigste positiewe terugvoer wat u op u werk kan kry.
- Dit vind die datum van vandag (Maandag = 1, Dinsdag = 2, Son = 7) en kyk of dit later as Vrydag is. As dit die geval is, voeg dit sewe by tot die huidige Vrydag, wat volgende week Vrydag gee. As dit nie later as Vrydag is nie, vertoon dit slegs die Vrydag se datum vir hierdie week.
- In hierdie voorbeeld is Maandag = 1, Dinsdag = 2, Woensdag = 3, Donderdag = 4, Vrydag = 5, Saterdag = 6 en Sondag = 7.
- Om hierdie formule te verander sodat dit vir byvoorbeeld Dinsdag werk, kan ons sien deur na die bogenoemde lys te kyk na daardie Dinsdag = 2, dus ruil net die drie 5's in die formule vir 2s uit.
Waarskuwings
- In plaas daarvan om u Excel -lêers altyd by u te hê, gebruik u Google Spreadsheet sodat u lêers altyd vir u beskikbaar sal wees.
- Stoor die sigblad elke paar sessies vir herstel.
- Tydsbestuur is hoogs persoonlik en hierdie sigblad pas moontlik nie by u behoeftes en voorkeure nie. Dit voel dalk opdringerig of net te veeleisend om daagliks te besoek. Dit werk dalk vir jou, maar nie vir jou vriende nie, of andersom.
- Die berekende prioriteite is nie gewone getalle nie. As u 'n prioriteitstaak van "1" voltooi, word die ander nie verander nie. Prioriteite kan wissel tot meer as honderd, en nie alle getalle is moontlik nie. Fokus gewoonlik op prioriteite tussen 1 en 12.
- Moenie bekommerd wees oor die feit dat u te veel take het nie - selfs twee maande se take kan onderaan die lys wag totdat hul sperdatum nader.
