As u 'n rukkie gewerk het, weet u waarskynlik hoe belangrik e -posse is. Aangesien daar geen manier is om toon of lyftaal oor die internet oor te dra nie, is dit maklik om iemand se boodskap verkeerd te interpreteer as u dit op 'n skerm sien. Lees verder om te leer hoe u e -posse duidelik, bondig en effektief kan skryf in 'n professionele omgewing.
Stappe
Metode 1 van 10: Skryf e -posse wanneer u kan fokus
Stap 1. As u aandag afgelei word, is u e-pos moontlik nie so goed saamgestel nie
As u 'n e -pos het om te skryf, probeer om ononderbroke te gaan sit as u nie aan 'n miljoen ander dinge dink nie. U skryfwerk is duideliker en u kan fokus op u grammatika, toon en algemene boodskap.
- Dit is veral belangrik as u e -pos aan meer mense gestuur word.
- Skryf e -posse in 'n stil kamer en sit u telefoon en ander afleidings weg.
Metode 2 van 10: Stel die toon met u eerste paar woorde
Stap 1. U openingsfrase kan 'n groot impak hê
As u wil hê dat u toon lig en gemaklik moet wees, kan u iets sê soos: "Hallo Jessica! Hoop jy het 'n lekker naweek. " As u dit 'n bietjie meer professioneel wil hou, sê dan net: "Hallo David."
Probeer om iets te bedompig te vermy, soos "Beste Robert." Dit lyk 'n bietjie onpersoonlik
Metode 3 van 10: Hou u e -posse kort
Stap 1. Langdradige boodskappe is geneig om die ontvanger te verwar
Probeer, indien moontlik, kort en bondig wees. Hou u sinne kort en moenie te veel besonderhede byvoeg nie; as u meer as 1 of 2 paragrawe skryf, moet u waarskynlik die inligting per video-chat of persoonlik gee.
- Probeer om vinnig by die punt uit te kom, en vermy om baie aangename dinge te skryf.
- Mense is geneig om e -posse kortliks te lees. As u te veel inligting byvoeg, is die kans goed dat sommige daarvan verlore gaan.
- Hou u e-pos kort, maar vermy stomp sinne of antwoorde met een woord. Dit kan 'n bietjie onbeskof lyk, veral op 'n rekenaarskerm.
Metode 4 van 10: Gee duidelik aan wat u benodig
Stap 1. As u iets versoek, moet u seker maak dat dit verstaanbaar is
Moet nie duidelik en reguit in die bos praat nie, sodat daar geen misverstand is nie. As daar 'n tydlyn is, moet u dit ook insluit. Hou egter u toon lig. Byvoorbeeld:
- 'Ek het die maandelikse vorderingsverslag teen Maandagaand in my posbus nodig.'
- 'As u die span se terugvoervorm teen die einde van die week vir my kon kry, sou dit wonderlik wees.'
Metode 5 van 10: Organiseer u gedagtes met paragrawe
Stap 1. Dit sal mense help om die inligting maklik te lees
As u oorskakel na 'n nuwe onderwerp, skei dit met 'n nuwe paragraaf, sodat u e -pos nie kan aflaai nie. Dit sal u leser help om die boodskap vinnig te skandeer om die dele te vind wat die beste by hulle pas.
Gebruik woorde soos "ook", "volgende" en "laastens" om u paragrawe te begin
Metode 6 van 10: Voeg 'n spesifieke onderwerpreël by
Stap 1. Laat mense weet waaroor die e -pos presies gaan
Maak seker dat u onderwerp spesifiek is; byvoorbeeld, in plaas van om 'Verslag' te skryf, probeer byvoorbeeld: 'Maandelikse beplanningsverslag: Junie 2021'. Dit is meer waarskynlik dat u kollegas dit sal oopmaak en lees as hulle weet dat dit vir hulle belangrik en relevant is.
Dit help ook om u e -posse uit die strooiposvouer te hou
Metode 7 van 10: Proeflees vir tikfoute
Stap 1. Foute kan u boodskap regtig weggooi
Terwyl die meeste speltoetsers verkeerd gespelde woorde kry, sal hulle nie die verkeerde woordkeuse of die verkeerde naam van iemand kan vind nie. U moet ook lees deur die ontbrekende leestekens of grammatikale foute, aangesien dit die leser kan laat dink dat u nie omgee nie. Spandeer 2 tot 3 minute om u e -pos te lees voordat u dit stuur om seker te maak dat daar geen duidelik voor die hand liggende foute is nie.
In 'n professionele omgewing is dit baie belangrik om iemand se naam korrek te spel. Neem 'n rukkie om seker te maak dat u dit reg het voordat u dit stuur, om ongemaklikheid in die toekoms te voorkom
Metode 8 van 10: Lees u e-posse weer vir toon
Stap 1. Dink na oor hoe u ontvangers u boodskap sal lees
Iets soos 'Kom ons praat later', lyk vir u onskuldig, maar u kollega wat dit lees, dink miskien dat hy in die moeilikheid is of dat u kwaad is. Verander dit na iets soos 'Het u tyd om later te gesels oor die komende veranderinge in die verslag?' 'n bietjie duideliker te wees.
- Moet nooit alle kappies in u e -posse gebruik nie! Om 'n sin in 'n slot te skryf, word gewoonlik gesien as om op 'n rekenaarskerm na iemand te skree.
- In plaas van iets soos: "Dien u wysigings voor môreoggend in." probeer iets soos: 'Aangesien die sperdatum môre -middag is, benodig ek u wysigings môreoggend. Laat weet my as die tydlyn vir u werk.”
Metode 9 van 10: Onderbreek voordat u op 'n ontstellende e -pos antwoord
Stap 1. As u 'n e -pos ontvang wat u kwaad laat voel, neem 'n oomblik om asem te haal
In plaas van 'n skerp antwoord, tel tot 10 (of 1 000) totdat u kalm voel. Lees die e-pos dan weer om te sien of dit werklik beledigend is of nie. Die kans is goed dat u die boodskap 'n bietjie verkeerd kon verstaan, en dit is eintlik nie so erg nie.
As u nog steeds die behoefte het om 'n woedende antwoord te gee, wag 24 uur voordat u dit stuur. Gaan dan weer na 'n dag na u antwoord om te sien of u dit nog wil stuur of nie
Metode 10 van 10: Gee mense die voordeel van die twyfel
Stap 1. Dit is moeilik om 'n positiewe toon in 'n e -pos oor te dra
As u iets gelees het wat 'n kollega vir u gestuur het en u onmiddellik aanstoot neem, neem 'n stap terug en lees weer wat hulle geskryf het. Probeer uself afvra of daar 'n ander manier is waarop die toon geïnterpreteer kan word-is hierdie e-pos eintlik onbeskof, of is dit net stomp?
Iemand kan byvoorbeeld skryf: 'Ek het die verslag teen vanaand nodig.' Op die eerste oogopslag lyk dit 'n bietjie koud en emosioneel. Dit is egter nie noodwendig onbeskof nie, dit is net feitelik en kort
Wenke
E-posse word dikwels as nie-dringend beskou. As u dadelik 'n antwoord nodig het, probeer om persoonlik met u kollega te praat of via videoklets
Waarskuwings
- Alhoewel emoji's en emoticons toon toon, moet u dit nie vir 'n professionele e -pos gebruik nie.
- Moenie beledigende of ontstellende e -posse stuur nie, veral nie aan iemand wat u nie so goed ken nie.
