As u spasie in u IBM Notes -e -pos opraak, maar nie gereed is om e -posse te verwyder nie, moet u dit oorweeg om dit te argiveer. Om e -posse te argiveer, beteken om boodskappe na 'n ander plek op u rekenaar te kopieer. Leer hoe om IBM Notes te argiveer om spasie in u rekening oop te maak terwyl u die oorspronklike e -posse stoor. Dit help u rekenaar en sagteware ook met die beste prestasie.
Stappe
Stap 1. Beperk u poslêergrootte
Hou u poslêergrootte minder as 500 MB. (Sommige organisasies benodig moontlik 'n strenger beperking, soos 200MB.)
- Kontroleer u datagrootte deur na File, Database, Properties te gaan. Gaan na Lotus 8 na File, Applications, Properties.
- Klik op die "i" -oortjie. Die nommer na "Disk Space" is hoeveel data u tans oor IBM Notes het.
Stap 2. Leer u organisasie se voorafbepaalde instellings
As u IBM Notes vir skool of werk gebruik, is daar moontlik reeds argiefinstellings. Dit help organisasies om die hoeveelheid e -posse per gebruiker sowel as die algemene prestasie van rekenaars binne die organisasie te beheer. As die argiefinstellings reeds ingestel is, praat met u personeel van die tegniese stelsel om te sien of dit verander kan word.
Stap 3. Bepaal die gewenste argiefinstellings
U kan alle IBM Notes -e -posse argiveer of spesifieke e -posse kies. U sal ook moet besluit hoe gereeld u wil hê dat IBM Notes gearchiveer moet word.
- Maak die toepaslike toepassing (Mail) oop.
- Gaan na Handelinge, Argief, Instellings.
- Gaan na die oortjie Kriteria en maak seker dat 'Standaard vir laas gewysig' gekies is.
- Klik op "OK" om die veranderinge te stoor.
- Maak seker dat die kriteria geaktiveer is.
Stap 4. Skeduleer outomatiese argiewe
Deur outomatiese argiewe te beplan, verseker u dat u gereeld en konsekwent argiveer. Dit spaar jou ook tyd.
- Maak die toepaslike toepassing (Mail) oop.
- Gaan na Handelinge, Argief, Instellings.
- Gaan na die blad Skedule. Maak seker dat "Skedule argivering" gekies is.
- Kies die gepaste tyd en dag waarop u rekenaar u lêers wil stoor.
Stap 5. Argiveer IBM Notes handmatig
Selfs as u outomatiese argivering beplan, kan u te eniger tyd steeds handmatig argiveer.
- Maak die toepaslike toepassing (Mail) oop.
- Maak die pos of gids oop wat u wil argiveer.
- Gaan na Actions, Archive, Archive Now.
- Klik Ja om te argiveer volgens u voorafbepaalde instellings.
Stap 6. Argiveer met behulp van die sleep -en -los metode
Dit is eenvoudig 'n ander manier om IBM Notes handmatig te argiveer.
- Maak die toepaslike toepassing (Mail) oop.
- Maak die pos of gids oop wat u wil argiveer.
- Kies die gepaste boodskap (e).
- Sleep die boodskap (e) na die vereiste argief in u navigasievenster.
Stap 7. Bekyk gearchiveerde boodskappe
Alhoewel u 'n e -posadres gestoor het, moet u af en toe toegang daartoe kry. U argieflêer sal die dopgehou naboots wat u in u IBM Notes -rekening opgestel het. Alles sal georganiseer bly soos u dit ontwerp het.
- Maak die toepaslike toepassing (Mail) oop.
- Klik op Argief in u navigasievenster.
- Kies die toepaslike argief (bv. Standaard vir laas gewysigde).
Wenke
- Maak 'n rugsteun van belangrike e -posse. As u belangrike e -posse in IBM Notes het, moet u dit na 'n ander plek kopieer, soos 'n CD of DVD. Dit bied u 'n ekstra kopie as daar iets met die bediener gebeur of die kopie wat op u persoonlike rekenaar gestoor is.
- Vee ou en onnodige boodskappe uit, veral as dit aanhangsels bevat. Dit help ook om u datagrootte te verminder en die prestasie van u rekenaar te verbeter.
