Argief is die stoor of bewaring van inligting. Organisasies omskep elke dag papierdokumente in digitaal om die lewensduur van dokumente te verhoog. Dit, tesame met die enorme hoeveelheid data wat vandag deur rekenaars gegenereer word, beteken dat die argivering van dokumente net groter word. As u weet hoe om dokumente te argiveer, kan u ruimte spaar sodat u rekenaar huidige dokumente doeltreffender hanteer.
Stappe
Stap 1. Argiveer dokumente in 'n zip -lêer
Veral nuttig met belangrike, maar selde benodigde lêers, zip -lêers verminder die spasie wat dokumente op u hardeskyf in beslag neem.
- Merk eenvoudig die lêers wat u in 'n zip -formaat wil omskep.
- Regskliek met u muis en kies dan "Stuur na".
- U wil die lêers na 'n "saamgeperste (rits) vouer stuur."
- Kontroleer of die lêers wel daar is deur te dubbelklik op die zip-gids. As dit die geval is, kan u die oorspronklike lêers verwyder.
Stap 2. Migreer u dokumente na 'n aparte stoormedium
Gewilde keuses vir digitale argivering is eksterne bandaandrywers, eksterne hardeskywe of duimaandrywers.
Stap 3. Maak 'n rugsteun van dokumente op 'n CD of DVD as u 'n CD- of DVD -opnemer het
Rugsteun is 'n ander manier om te argiveer, hoewel u hierdie metode waarskynlik met 'n ander naam ken: 'n skyf verbrand. Windows gebruik byvoorbeeld 'n lewendige lêerstelsel en 'n bemeesterde formaat (beter vir verenigbaarheid met ander toestelle) om lêers na CD's of DVD's te kopieer.
- Plaas 'n skryfbare CD of DVD in die CD- of DVD -opnemer van u rekenaar vir die Live File System.
- As die dialoogkassie verskyn, klik op "Brand lêers na dataskyf".
- Noem die skyf en klik op "Volgende".
- Wag totdat 'n leë vouer verskyn totdat die skyf verskyn. Dit beteken dat die skyf geformateer is en gereed is om lêers te kopieer.
- Maak die gids oop met die dokumente wat u wil argiveer en sleep die lêers na die leë skyfmap.
- Vir die bemeesterde formaat, plaas 'n skryfbare CD of DVD in 'n rekenaar se CD of DVD -opnemer.
- As die dialoogkassie verskyn, klik op "Brand lêers na dataskyf".
- Noem die skyf en klik op "Wys opmaakopsies."
- Kies 'Bemeester' en klik op 'Volgende'.
- Wag totdat 'n leë vouer verskyn totdat die skyf verskyn. Dit beteken dat die skyf geformateer is en gereed is om lêers te kopieer.
- Maak die gids oop met die dokumente wat u wil argiveer en sleep hierdie lêers na die leë skyfmap.
Stap 4. Stuur dokumente na buite -stoorplek
- Behalwe dat dit as 'n plek vir gearchiveerde lêers funksioneer, beskerm veilige stoorplekke buite die webwerf data teen rampe soos brand- en hardeskyffoute.
- Aangesien soveel ondernemings hierdie diens aanbied, moet u direk met 'n onderneming in verbinding tree vir besonderhede oor hoe dit werk en watter waarborge buite die argief ingesluit is.
Stap 5. Gebruik sagteware vir digitale argivering
- Een van die bekendste metodes om die voorkoms en gevoel van 'n dokument te behou, is deur 'n PDF -lêer te skep. Hierdie sagteware, wat bekend staan as Adobe Acrobat, word deur Adobe aangebied en maak dit maklik om dokumente na PDF -formaat van verskillende sagtewareprogramme om te skakel. Daar is ook verskeie gratis programme om hierdie lêers te skep.
- Die feit dat spesifikasies openbaar is, beteken dat toekomstige weergawes van Adobe se sagteware vorige weergawes van dokumente kan lees.
- Boonop is PDF -lesers geredelik beskikbaar as gratis aflaai vanaf die Adobe -webwerf.
Stap 6. Bly op die hoogte van tegnologie om dokumente te argiveer
Met die vinnige ontplooiing van tegnologie, kan dit wat vandag is, môre verouderd wees. Dit kan 'n probleem wees as u gearchiveerde lêers na 'n nuwe stelsel migreer.
Wenke
- Katalogiseer lêers sodat u of ander mense mettertyd die nodige lêers kan vind. Dit kan so eenvoudig wees as om lêers of vouers met die inhoudsnaam te noem en die datums waarop die lêers omvat. As u byvoorbeeld besigheidsrekords argiveer, kan u 'n gids 'Besigheids lêers 1ste kwartaal 1997' noem. In groter stelsels gebruik argiewe waarskynlik metadata vir katalogiseringsdoeleindes.
- 'N Ander rede om lêers te argiveer, is dat daar soms wetlike vereistes is wat die stoor van inligting noodsaak.
Waarskuwings
- Multimediadata word dikwels aan spesifieke hardeware of sagteware gekoppel en is moontlik nie toeganklik buite eie stelsels nie.
- Een gevaar is die risiko van lêerkorrupsie. Maak seker dat u 'n goed beproefde stelsel gebruik om u inligting te rugsteun.
- As u nie 'n stelsel vir die argivering van dokumente het nie, kan dit lei tot die onbedoelde verlies van lêers, veral as dit per ongeluk verwyder word.
