Dubbele rekords kan verskyn as u meer mense het wat data in 'n databasis invoer sonder genoeg voorsorgmaatreëls. Versameling van verskeie databasisse kan ook duplikate veroorsaak. Access bied 'n navraaghulpmiddel om duplikate in u databasis te vind. U kan dit dan verwyder of saamvoeg, wat u databasis makliker lees en meer effektief maak.
Stappe
Stap 1. Weet wat die data "dupliseer"
Dubbele data beteken nie dat al die velde identies is nie. Byvoorbeeld, 'n kliënt wat twee keer in die databasis ingevoer is, kan twee verskillende ID's en moontlik verskillende spellings hê. Aan die ander kant, as die naam algemeen is, kan dit twee verskillende kliënte wees. U moet die beskikbare data vergelyk en elke resultaat noukeurig nagaan om te bepaal wat wel en nie dupliseer is nie.
Stap 2. Maak 'n rugsteun van u databasis
Dit word aanbeveel dat u 'n nuwe rugsteun maak voordat u groot veranderinge aanbring. Op hierdie manier kan u die databasis herstel as u per ongeluk die verkeerde inskrywings uitvee.
- Klik op die lêer -kieslys en kies "Stoor as" of "Stoor en publiseer".
- Klik op "Backup databasis" in die afdeling Gevorderd. Volg die instruksies om 'n rugsteun van u databasis te maak.
Stap 3. Stel ander gebruikers in kennis dat u veranderinge gaan aanbring
Om datakonflikte te voorkom, probeer om te verseker dat geen ander gebruikers data by die databasis sal voeg nie. Dit is nie nodig nie, maar u kan later hoofpyn bespaar as dinge verkeerd loop.
Stel u databasis in die eksklusiewe modus as u kan. Dit sal verhoed dat enige veranderinge deur ander gebruikers aangebring word. Klik op die menu File en kies "Options" en kies dan "Client Settings". Kies "Exclusive" in die afdeling "Standaard oop modus". As daar nie baie mense is wat die databasis gebruik nie, hoef u oor die algemeen nie hieroor bekommerd te wees nie
Stap 4. Maak die navraagwizard oop
Die navraaghulpmiddel kan inskrywings vind wat dubbele inhoud bevat. Die proses om die towenaar te begin, hang af van die weergawe van Access wat u gebruik:
- 2013/2010 - Klik op die oortjie "Skep" en klik dan op "Navraagwizard".
- 2007 - Klik op die oortjie "Insert" of "Create" en kies "Query Wizard".
- 2003 - Maak die databasisvenster oop en kies die oortjie "navrae". Klik op die knoppie "New".
Stap 5. Kies die "Soek wizard vir duplikate soek"
Hierdie navraag vergelyk velde om dubbele inskrywings te vind.
Stap 6. Kies die tabel wat u wil soek
Al die tabelle in u databasis word gelys. Kies die tabel wat u wil kyk vir duplikate.
Vir die meeste dubbele kontrole wil u die "Tabelle" -aansig gekies hou
Stap 7. Kies die velde wat u dink duplikate bevat
Kies al die velde wat u vir duplikaatdata wil vergelyk. Sluit genoeg velde in om 'n oordeel te neem. Duplikate word slegs teruggestuur as die velde karakter vir karakter pas. U kan uitdrukkings gebruik om gedeeltelike ooreenkomste te vind.
- Vermy die gebruik van algemene velde. Vermy die gebruik van velde soos die datum of plek om rommel te verminder wanneer u inskrywings vergelyk.
- Sonder genoeg velde om 'n onderskeid te maak tussen rekords, of met velde wat te algemeen is, kry u baie dubbele resultate.
Stap 8. Kies addisionele velde om te sien
'N Bykomende veld of twee kan u help om te besluit of die data eintlik dupliseer is. 'N Bestel -ID -veld kan u byvoorbeeld help om vas te stel of dieselfde naam twee keer aparte inskrywings is. Sluit ten minste een veld in om hierdie onderskeid te maak en toevallige verlies van data te voorkom.
Stap 9. Skep die navraag
U sal gevra word om die navraag 'n naam te gee. Klik op "Voltooi" om die resultate te sien.
Stap 10. Hersien u resultate noukeurig
Enige moontlike duplikate gebaseer op u kriteria sal vertoon word. Gaan deur elkeen van die resultate en gebruik die kennis wat u oor u onderneming het om te besluit of die inskrywing 'n duplikaat is. Maak seker dat 'n rekord 'n duplikaat is voordat u dit verwyder.
As u nie kan besluit nie, herskep die navraag met 'n ekstra veld om u te help om u besluit te neem
Stap 11. Vee dubbele rekords uit
Klik met die rechtermuisknop op die linkerkolom en kies "Verwyder rekord" om 'n duplikaat te verwyder. U kan verskeie rekords kies om almal gelyktydig te verwyder.
- Miskien wil u 'n paar data uit een van die duplikaatrekords saamvoeg in die rekord wat u beplan om te bewaar.
- Maak seker dat u nie al die rekords wat op die dubbele resultaatlys verskyn, uitvee nie, anders het u nie 'n oorspronklike rekord oor nie.
