As u 'n rukkie uit die kantoor moet gaan, of as u van plan is om met vakansie weg te gaan, wil u die mense wat u e -pos stuur, laat weet dat u weg is. As u 'n Exchange-rekening het, het Outlook die ingeboude funksie. As u nie 'n Exchange -rekening het nie, kan u steeds outomaties op e -pos reageer deur 'n paar reëls op te stel. Volg hierdie gids om u outomatiese antwoorde op te stel, of u nou 'n Exchange -rekening het of nie.
Stappe
Metode 1 van 4: Outlook 2010/2013
Stap 1. Skakel outomatiese antwoorde aan
Kies 'n Exchange -lêergids. Kies die gids in u boodskapwinkel. U moet 'n Exchange -vouer hê om die opsie Outomatiese antwoorde te sien. Maak die spyskaart Outomatiese antwoorde (buite kantoor) oop. U kan dit vind deur op die blad File te klik en dan die Info -oortjie te kies.
Stap 2. Stel u antwoorde op
Merk die kassie in die spyskaart Outomatiese antwoorde Stuur outomatiese antwoorde. U kan die tyd wat die assistent aktief is, aanpas deur die blokkie te merk en die tyd en datumreeks in te stel.
Stap 3. Skryf u antwoorde neer
Gebruik die oortjie Inside My Organization vir e -posse wat vanaf u uitruilbediener gestuur word. Gebruik die oortjie Buite my organisasie vir antwoorde op e -posse wat van iemand anders ontvang is. As u tevrede is met u antwoorde, klik dan op OK.
Stap 4. Deaktiveer outomatiese antwoorde
As u 'n datumreeks vir u outomatiese antwoorde stel, eindig die assistent outomaties wanneer die datumreeks verby is. As u nie 'n reeks ingestel het nie, gaan dit voort totdat u die spyskaart Outomatiese antwoorde oopmaak en kies "Moenie outomatiese antwoorde stuur nie."
Metode 2 van 4: Outlook 2007
Stap 1. Skakel die Office Assistant aan
Klik op die blad Tools. Kies Out of Office Assistant in die menu Tools. Merk die kassie met die titel 'Stuur outomatiese antwoorde uit die kantoor'. U kan die tyd wat die assistent aktief is, aanpas deur die blokkie te merk en die tyd en datumreeks in te stel.
Stap 2. Skryf u antwoorde neer
Gebruik die oortjie Inside My Organization vir e -posse wat vanaf u uitruilbediener gestuur word. Gebruik die oortjie Buite my organisasie vir antwoorde op e -posse wat van iemand anders ontvang is. As u tevrede is met u antwoorde, klik dan op OK.
Stap 3. Deaktiveer buite kantoorassistent
As u 'n datumreeks vir u outomatiese antwoorde stel, eindig die assistent outomaties as die datumreeks verby is. As u nie 'n reeks ingestel het nie, gaan dit voort totdat u die spyskaart Outomatiese antwoorde oopmaak en kies "Moenie outomatiese antwoorde uit die kantoor stuur nie."
Metode 3 van 4: Outlook 2003
Stap 1. Skakel die Office Assistant aan
Kies Out of Office Assistant in die menu Tools. Merk die kassie met die titel 'Ek is tans buite die kantoor'.
Stap 2. Skryf u antwoorde neer
Tik die antwoord waarmee u wil reageer, in die blokkie "Slegs een keer outomaties op elke sender met die volgende teks:"
Stap 3. Voeg reëls by
U kan reëls by u Assistent voeg, soos om boodskappe van sekere senders na 'n ander ontvanger aan te stuur. Klik op die knoppie Voeg reël by … om 'n pasgemaakte reël op te stel. U kan byvoorbeeld 'n reël opstel wat e -pos van 'n spesifieke kliënt na u medewerker stuur, sodat die belangrike e -posse nie gemis word terwyl u weg is nie.
Stap 4. Deaktiveer buite kantoorassistent
Out of Office Assistant sal voortgaan totdat u die spyskaart Outomatiese antwoorde oopmaak en kies "Moenie outomatiese antwoorde buite kantoor stuur nie".
Metode 4 van 4: Stuur 'n outomatiese antwoord sonder 'n ruilrekening
Stap 1. Skep u sjabloon
Sonder 'n Exchange -rekening is die opsies vir outomatiese antwoord nie beskikbaar nie. Dit is nog steeds moontlik om 'n outomatiese antwoord op te stel met behulp van 'n sjabloon en 'n paar reëls. Begin deur 'n nuwe e -pos te skep. Dit is die sjabloon vir u outomatiese antwoord.
- Kies 'n onderwerp wat die situasie kortliks verduidelik. Byvoorbeeld "Uit die kantoor tot". U kan ook die woorde "outomatiese antwoord" in die onderwerp skryf om die ontvanger onmiddellik te laat weet dat die antwoord outomaties is.
- Skryf 'n kort boodskap. Skryf 'n algemene boodskap in die liggaam van die e -pos wat van toepassing kan wees op almal wat dit ontvang. Laat die ontvanger weet hoe hy u kan bereik, of wie u nog kan kontak.
Stap 2. Stoor u sjabloon
As u tevrede is met die boodskap, klik dan op Stoor as … Kies die Outlook -sjabloon in die keuselys "Stoor as tipe". Dit sal die lêer stoor as 'n sjabloon wat in Outlook gelaai word.
Stap 3. Skep die reëls
Om die outomatiese reaksie korrek te laat werk, moet u 'n paar reëls definieer om die proses te outomatiseer. Klik in Office 2003/2007 op die menu Tools en kies Reëls en waarskuwings. Klik in Office 2010/2013 op die oortjie File, kies Info en klik dan op Reëls en waarskuwings. Dit sal die spyskaart E-posreëls oopmaak.
- Klik op die knoppie Nuwe reël. U sal gevra word om 'n sjabloon te kies. Kies in die gedeelte 'Begin met 'n leë reël' 'Kontroleer boodskappe wanneer dit aankom'. Klik op Volgende.
- Definieer op watter boodskappe reageer sal word. As u wil reageer op elke boodskap wat u in u inkassie ontvang, merk die kassie vir 'waar my naam in die boks' is. U kan dit verklein deur spesifieke versendings of e -posse met spesifieke woorde in die onderwerp of liggaam aan te dui. Klik op Volgende nadat u u keuses gemaak het
- Laai u sjabloon. Kies die blokkie "antwoord met 'n spesifieke sjabloon" in die volgende venster om die boodskap wat u vroeër geskep het, te laai. Klik op die skakel in die boksbeskrywing vir ''n spesifieke sjabloon'. Dit sal 'n dialoog oopmaak waarin u vra waar u na sjablone moet soek. Kies "Gebruikersjablone in die lêerstelsel". Maak die boodskap oop wat u vroeër geskep het.
- Stel u uitsonderings. Sodra die sjabloon gelaai is, kan u gevalle definieer wanneer u nie wil hê dat die antwoord gestuur moet word nie, soos na 'n spesifieke ontvanger of vir spesifieke soorte boodskappe. Klik op Volgende nadat u u keuses gemaak het.
- Noem jou reël. Voordat u kan klaarmaak, moet u 'n naam vir u reël instel. Gebruiker iets wat maklik is om te onthou, sodat u die reël in die toekoms vinnig kan deaktiveer. Merk die kassie "Skakel hierdie reël in" om die reël te aktiveer, en klik dan op Voltooi.
Stap 4. Skakel die reël uit
As u na die kantoor teruggekeer het, kan u die reël deaktiveer deur die menu Reëls en waarskuwings weer oop te maak. Kies die buite kantoorreël wat u uit u lys met aktiewe reëls geskep het, en klik dan op die knoppie Verwyder.
Video - Deur hierdie diens te gebruik, kan sommige inligting met YouTube gedeel word
Wenke
- Organisasie word gewoonlik as u onderneming gedefinieer en bevat mense wat 'n Exchange Server-rekening op u e-posstelsel het.
- Die gereedskapkieslys verskyn in die hoof Outlook -venster. Die hoofvenster is dieselfde venster wat verskyn wanneer u Outlook begin en bevat die spyskaarte File, Edit, View, Go, Tools, Actions en Help. Daar is geen menu-gereedskap in vensters waar u items soos e-posboodskappe, kontakte of take kan skep of sien nie.
- As die outomatiese antwoord aan mense buite my organisasie-blokkie gekies is, word die oortjie Buite my organisasie (Aan) langs die bladnaam vertoon.
- Die kontak moet in u gids van Exchange Server -kontakte bestaan. As die kontak slegs bestaan in 'n gids wat deel uitmaak van 'n Personal Folders-lêer (.pst), sal die outomatiese antwoordboodskap nie gestuur word nie.
