Dit is altyd frustrerend as u moet wag vir 'n antwoord, of dit nou is vir 'n werksonderhoud, 'n besigheidsvoorstel of om net planne met 'n vriend te maak. Die stuur van 'n opvolg-e-pos kan baie effektief wees om die antwoord te kry, veral as u na redelike wag u versoek rig en dit duidelik, bondig en met respek skryf. Om u kans op sukses verder te verbeter, doen soveel as moontlik van die 'beenwerk' om dinge vir u ontvanger makliker te maak.
Stappe
Metode 1 van 3: Kies wanneer en waarheen om opvolgings te stuur
Stap 1. Wag ten minste 3 werksdae om 'n opvolg te stuur
Daar is geen universele reël vir hoe lank u moet wag voordat u 'n opvolgende e-pos stuur nie. 'N Goeie reël is drie werksdae, tensy u kontakpersoon 'n spesifieke datum gegee het waarop hy sou reageer. Wag in daardie geval ten minste 1 werksdag na die datum.
- Byvoorbeeld, as die persoon gesê het dat hy voor of op Dinsdag die 19de sou reageer, wag tot ten minste Woensdag die 20ste om te antwoord.
- Vir opvolgings van werksonderhoude is dit gewoonlik beter om ten minste 5 werksdae te wag.
- Dit is nie nodig om slegs werksdae (dit wil sê naweke en vakansiedae oor te slaan) te tel as u dit persoonlik opvolg nie.
- Moenie die ergste aanvaar dat u nie die werk gekry het nie, of dat hulle nie in u besigheidsvoorstel belangstel nie, net omdat u nie vinnig reageer het nie. U kontakpersoon is dalk net baie besig!
Stap 2. Rig die e -pos direk aan u kontakpersoon
Dit is natuurlik altyd die geval met persoonlike e-posse, en gewoonlik die beste strategie vir sake-opvolging. As die persoon die kontakinligting vir u gegee het of u genooi het om dit op te volg, moet u altyd die boodskap direk aan hulle stuur (en slegs aan hulle).
- As die persoon u nie hul kontakbesonderhede gegee het nie of u uitgenooi het om op te volg, stuur u e-pos aan u kontakpersoon (soos 'n administratiewe assistent of werwingskoördineerder). Versoek in die onderwerpreël dat die boodskap aan die persoon met wie u voorheen te doen gehad het, gerig word.
- As u vooraf per e -pos met die persoon kontak gehad het, gebruik dieselfde e -posadresse "van" en "van" as voorheen.
Stap 3. Stuur in totaal nie meer as 2 opvolg-e-posse nie
Dit is moeilik genoeg om te weet wanneer u 'n opvolg moet stuur, so wat van 'n opvolg na 'n opvolg? As u eerste opvolging onbeantwoord bly, wag ten minste 1-2 werksdae om die tweede opvolg te stuur. As hierdie tweede boodskap onbeantwoord bly, moet u ophou opvolg of met iemand anders in die onderneming skakel.
- Alhoewel u 'n nuwe opvolgboodskap kan skep as u wil, is dit ook goed om dieselfde boodskap as u oorspronklike opvolg te stuur, maar voeg 'n nota bo-aan soos die volgende: "(Tom: Ek het hierdie opvolg gestuur Dinsdag, en ek wil graag van u hoor oor die sakegeleentheid wat ons verlede Donderdag bespreek het. Dankie, Jan)
- As algemene vuistreël, moenie bekommerd wees nie (om nie die werk te kry nie, ens.) As u 1 opvolg moet stuur. Wees net 'n bietjie bekommerd as u 2 opvolgings moet stuur. Begin u meer bekommerd maak as u na die tweede opvolg nie hoor nie!
Stap 4. Vooraf die behoefte aan 'n opvolg met 'n dankie-e-pos
Dit is altyd beleefd om 'n dankie-e-pos te stuur die dag na 'n besigheidsvergadering, veral, maar nie net 'n werksonderhoud nie, sowel as na baie persoonlike kontak scenario's. As u 'n opvolgvermelding in hierdie dankie inbring, kan u 'n reaksie aanmoedig sonder om 'n paar dae later 'n aparte opvolging te hoef te stuur.
- Die dankie-e-pos kan byna dieselfde formaat en inhoud as 'n opvolg-e-pos gebruik, net met 'n bietjie meer ruimte om die persoon te bedank en 'n bietjie minder bestee om 'n antwoord te vra.
- Dit geld egter nie as 'n 'amptelike' opvolging nie, sodat u steeds tot 2 'regte' opvolgings kan stuur indien nodig!
Metode 2 van 3: Formatering van opvolg-e-posse
Stap 1. Verwys direk na u vorige kontak in die onderwerpreël
As u onderwerp vaag of irrelevant is, kan u opvolging ongelees of in die asblik beland. Kies u woorde sorgvuldig sodat die onderwerpreël onmiddellik en eksplisiet aansluit by u interaksie met die ontvanger.
- Een strategie is om 'RE:' by 'n beskrywing van u vorige interaksie te voeg, sodat dit kan lees soos 'n voortsetting van die gebeurtenis: 'RE: Onderhoud Vrydag 9/23 om 11 uur.'
- 'N Ander opsie is om u naam, 'n kort en direkte beskrywing en die rede vir u e-pos in te sluit:' Terry Regula 9/23 Interview Follow-Up. '
- Moet nooit aanvaar dat die persoon u e -posadres sal herken en die boodskap sal oopmaak nie. Gebruik die onderwerpreël tot u voordeel.
Stap 2. Noem die ontvanger in u groet en bedank hom tydens u afsluiting
Alhoewel u toepaslik informeel kan wees vir 'n persoonlike opvolg-e-posadres, moet 'n besigheidsopvolging respekvolle formaliteit en die vertroudheid wat u in u vorige interaksie gehad het, in balans bring. In die meeste gevalle, byvoorbeeld, kan u die persoon by sy voornaam groet, solank hulle hulself voorstel as 'Joe Selmon' of 'noem my Barb'.
- U groet kan tipies soos volg lyk: "Beste Joe" of "Beste Barb", tensy u meer formaliteit voel: "Beste meneer Selmon" of "beste dr. Bennet."
- Vir die afsluiting, bedank hulle nog 'n laaste keer en gebruik u voor- en van: "Dankie, Steve Caraway."
Stap 3. Gebruik nie meer as 3-4 paragrawe nie, elk 2-3 sinne lank
As dit kom by die skryf van opvolgings, kom tot die punt en kom vinnig daar! Dit beteken nie dat u slegs 'n enkele sin moet skryf nie, maar dit beteken wel dat u 'n vaartbelynde e -pos moet skep sonder 'n oorbodige inhoud. Skep maer, skoon paragrawe volgens die volgende lyne (of soortgelyk):
- Groetnis
- Paragraaf 1: dankie en 'n duidelike verklaring wat u volg.
- Paragraaf 2: 'n vinnige opsomming van die besonderhede van u kontakpersoon.
- Paragraaf 3: 'n vinnige herbevestiging van u belangstelling of gretigheid.
- Paragraaf 4: 'n verklaring dat u 'uitsien' na 'n opdatering of dat dit 'waardeer sal word'.
- Sluiting
Stap 4. Gee al die relevante inligting wat die ontvanger benodig
Maak seker dat die ander persoon so min as moontlik moet doen om u op te volg. Die enigste rede waarom hulle nog nie teruggekeer het nie, is waarskynlik omdat hulle besig was. As hulle dus deur hul notas of lêers moet kyk om inligting oor u vorige interaksie te kry, is dit meer geneig om te besluit dat dit ook nie hul tyd werd is om terug te kom nie.
- As u 'n onderhoud gehad het, noem die spesifieke datum en tyd, die naam van die pos en 'n vinnige opsomming van die onderhoud of 'n geselekteerde staaltjie of episode daaruit. Byvoorbeeld: 'Ek skryf vir die opvolg van ons onderhoud verlede Maandag, die 23ste middag. U onthou waarskynlik dat ek so graag oor die pos van verkoopsbestuurder wou praat dat ek amper my koffie op u lessenaar gestort het!”
- Maak seker dat u duidelike inligting verskaf vir elke kontakvorm wat u wil hê hulle moet gebruik: e -pos, telefoon/sms, pos, ens.
Metode 3 van 3: duidelik, bondig en respekvol wees
Stap 1. Dank die ontvanger en meld dat u dadelik opvolg
Moenie begrawe dat u 'n opvolg in die middel van die e-pos skryf nie. Laat die persoon in plaas daarvan dadelik weet hoekom u na hom uitreik-en toon waardering vir hom terwyl u dit doen!
Probeer iets soos hierdie: 'Weereens baie dankie dat u die afgelope Donderdag die tyd geneem het om my te ontmoet. Ek skryf vir die opvolging van die vergadering en u mening oor my voorstel.”
Stap 2. Herhaal jou interaksie en bevestig jou belangstelling vinnig
Gee die persoon 'n herhaling van u vorige kontak, veral in 'n besigheidscenario as u weet dat die ander persoon baie onderhoude, vergaderings, ens. Maak seker dat hulle dadelik onthou wie u is en wat u bespreek het.
Byvoorbeeld: 'Dit was 'n plesier om my plan vir die vaartbelyning van u faktuurbedrywighede voor te stel, en ek hoop dat u my entoesiasme sal deel om saam te werk om dit te implementeer.'
Stap 3. Wees direk en beleefd, moenie opdringerig, verskonend of passief-aggressief wees nie
Moenie skaam wees om op te volg nie! Dit is 'n goeie ding om u belangstelling en u begeerte om te weet waar u staan, te bevestig, solank u dit beleefd en met respek doen. Onthou dat u nie op u voorwaardes reageer nie, maar maak 'n versoek, nie 'n eis nie.
- Gebruik 'n toon soos hierdie: 'Ek sien uit daarna om te hoor waar ek staan ten opsigte van die uitreikposisie van die gemeenskap.'
- Moenie opdringerig wees nie: "U het gister 'n antwoord belowe, en ek moet so gou as moontlik van u hoor."
- Moet ook nie passief-aggressief wees nie: 'Ek dink ek het nie die pos gekry nie, aangesien u nooit teruggekom het nie, maar ek wil graag 'n bevestiging hiervan hê.'
Stap 4. Wys en vertel die ontvanger dat u hul tyd waardeer
As u 'n duidelike onderwerpreël gebruik en onmiddellik by die punt van u e -pos kom, toon dit respek vir die tyd van die ander persoon. Dit is ook 'n goeie idee om een of twee keer spesifiek in die boodskap te sê dat u die tyd wat hulle aan u bestee, waardeer. Dit is nie nodig of selfs nuttig om dit met vleiery te doen nie, maar om respek te toon, verbeter altyd die kans op 'n vinnige reaksie.
- Byvoorbeeld: "Ek weet jy is regtig besig hierdie tyd van die jaar en ek waardeer die tyd wat jy met my gespandeer het."
- Of: 'Weereens baie dankie dat u die afgelope tyd die tyd geneem het om my vrae te beantwoord. Ek het net nog 'n vinnige versoek."
- As die persoon te besig was om terug te kom, is dit 'n goeie manier om hom te wys en te waardeer dat u hul tyd waardeer.
