Om u posbus oop te maak, kan wees soos om 'n Pandora -boks oop te maak met onvoldoende grammatika, swak spelling en slegte smaak. Oorweeg watter indrukke u e -posse op ander maak; dit is altyd die regte tyd om u e -posse te onderskei van die pakket. Volg hierdie stappe en verbeter u e -posetiket.
Stappe
Stap 1. Hou u e -pos bondig, gesprekryk en gefokus
Dit is moeiliker om letters op 'n rekenaarskerm te lees as op 'n vel papier, dus hou e -posse kort en tot die punt. Alhoewel daar geen ideale e-poslengte is nie, hou sinne kort, ongeveer 8-12 woorde en laat 'n spasie tussen paragrawe.
Kom in 'n werk -e -pos direk na die punt: "Ek hoop dat u dit sal doen …" "Ek dink ons moet …" ensovoorts, en maak die saak in die volgende reëls. Baie mense lees eers die eerste paar reëls voordat hulle besluit om te reageer of om later te stoor. Die lyn moet genoeg van die 'vleis' gee om 'n ingeligte besluit te kan neem. Vir persoonlike e -posse is dit dikwels 'n goeie idee om met 'n kort persoonlike nota oop te maak voordat u by die hoofpunt van u e -pos ingaan
Stap 2. Vermy fancy formatering
Deur lettertipes en kleure te verander, bulletlyste in te voeg of HTML te gebruik, kan 'n e -pos 'n bisar lyk of dit vir die ontvanger onleesbaar lyk, selfs al lyk die opmaak goed op u rekenaar. Hou dit eenvoudig.
Stap 3. Beperk aanhegsels
Moenie 'n aanhangsel byvoeg nie, tensy dit regtig nodig is. Hou aanhangsels so klein as moontlik. Die meeste e -posprogramme kan aanhangsels tot 1 MB stuur en ontvang, maar alles wat u of die ontvanger moeilik kan maak, en selfs kleiner lêers kan lank neem om oop te maak as die e -posverbinding van die ontvanger stadig is. As u 'n groter lêer moet stuur, komprimeer of zip dit of gebruik aanlyn dienste wat u kan help om groot lêers soos YouSendIt.com te stuur. As u meer bladsye wil stuur, soos vergaderingsplanne of groot tekskorreksies, stuur 'n faks of 'n getikte stel bladsye in 'n brief.
- Moenie e -posaanhangsels zip nie, tensy dit nodig is. Tensy 'n aanhangsel te groot is om anders te stuur, loop u die risiko om die tyd van u ontvanger te mors en dit moontlik belemmer om toegang tot u aanhangsels te kry. Baie mobiele toestelle kan nie zip -lêers uitpak nie. Boonop is dit oorbodig, aangesien baie algemene lêers soos.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word en Powerpoint) reeds in 'n saamgeperste formaat is.
- Hou in gedagte dat baie mense of besighede nie aanhangsels sal oopmaak van iemand wat hulle nie ken nie, en sommige e -posrekeninge is opgestel om outomaties e -posse met aanhangsels na die strooiposvouer te stuur, dus as u byvoorbeeld vir 'n werk aansoek doen, maak seker dat u die instruksies van die ontvanger rakende aanhangsels volg. As daar geen instruksies gegee word nie, stuur 'n ander e -pos om die ontvanger te laat weet dat u 'n e -pos met 'n aanhangsel sal stuur.
Stap 4. Dink voordat jy stuur
Moenie e-posse stuur as u emosioneel is nie. Skryf gerus die onderwerp en teks van die e -pos, en stoor dit dan. Voeg slegs die ontvangers by en stuur dit nadat u tyd gehad het om na te dink oor wat u stuur; jy kan van plan verander en beter daaraan toe wees.
E-pos het ook 'n hulpmiddel geword om dinge aan mense te vra of te vertel wat u normaalweg nooit van aangesig tot aangesig sou sê nie (ooit gewonder waarom u instinktief aanlyn 'n ander persoon word?). As jy iemand stuur enigiets, herlees dit en vra uself af of u dit vir hulle sou sê as hulle langs u was, of van aangesig tot aangesig. As dit oor 'n aangrypende onderwerp handel, lees dit twee keer.
Stap 5. Wees versigtig met die gebruik van afkortings en emoticons
Dit kan aanvaarbaar wees in 'n informele e-pos, soos met 'n vriend. In 'n formele brief hoef u egter nie vir iemand te sê dat u 'hardop lag' nie, mense vind dit dalk onvanpas en kan u voel dat u ligsinnig is.
Sommige afkortings, soos "BTW" vir "By the Way", word algemeen in e -posse gebruik en is gewoonlik aanvaarbaar, behalwe in formele, professionele e -posse
Metode 1 van 3: Skryf van nuwe e-posse
Stap 1. Gebruik die ontvangervelde korrek
Geadresseerdes in die 'tot' veld sal na verwagting aksie neem, en diegene op 'CC' is om kollegas of base op die hoogte te hou.
- Wees versigtig wanneer u meer as een persoon in die veld 'Aan:' versoek. Dit kan lei tot veelvuldige pogings vir dieselfde taak, of tot geen poging nie, omdat dit aanvaar word dat iemand anders die versoek hanteer.
- As u 'n e-pos stuur na 'n lys van mense wie se adresse u privaat wil hou, plaas hulle almal in die BCC-veld en plaas u eie adres in die 'na' veld.
- As u iemand uit die draad wil uitfaseer (as hulle u byvoorbeeld aan iemand anders voorgestel het, en nou werk u en die persoon 'n paar besonderhede uit en wil u nie die posbus van die inleier inhou nie) die persoon se adres van die "na" of CC veld na die BCC veld.
Stap 2. Maak die onderwerpreël nuttig
'N Goeie onderwerpreël bied 'n nuttige opsomming van die inhoud van die e -pos, wat die leser vinnig voorberei. E -posbusse word gereeld oorstroom, so 'n goeie onderwerpreël help die ontvanger om die prioriteit van u e -pos te bepaal. Dit help ook om te voorkom dat u e -pos verwyder word voordat dit eers gelees is. Aangesien die onderwerp die eerste is wat u ontvanger sien, moet u dit foutloos, bondig en vermy generiese reëls, soos 'Hallo', 'Wat gaan aan' of die naam van die ontvanger (laasgenoemde word moontlik geblokkeer deur filters teen spam).
Vermy om u boodskappe aan die ontvanger te prioritiseer. Maak die gewoonte om elke e -pos te merk as 'Dringend!' of met 'hoë prioriteit', of u e-posse word behandel soos die seuntjie wat 'n wolf gehuil het, en hulle sal almal geïgnoreer word. 'n werkkonteks. Wees genadig genoeg om die ontvanger die eer te gee dat hy self uitgewerk het hoe hy u boodskap moet prioritiseer
Metode 2 van 3: Antwoord op e-posse
Stap 1. Wees versigtig vir wie u op antwoorde kopieer
As u op 'n boodskap antwoord en dan CC: 'n derde party wat die oorspronklike sender nie ingesluit het nie, moet u in gedagte hou dat die oorspronklike sender nie daaroor ontsteld sal wees nie. Hierdie inligting was moontlik 'slegs vir u oë'. Dit is veral belangrik as die werklike toesighouer die oorspronklike sender is. Wees versigtig met die gebruik van BCC:. Dit kan 'n terugslag kry as die persoon wat BCC: 'd terug antwoord, sonder om te sien dat hul kopie 'n blinde was.
Stap 2. Bepaal aan wie u moet antwoord
E -posse wat slegs aan u gestuur word, vereis in die algemeen dat u slegs aan die sender moet antwoord, maar vir e -posse wat aan verskeie mense gestuur word, moet u moontlik die opsie "Antwoord aan almal" kies om u antwoord aan almal te stuur. Wees oordeelkundig; deur die hele tyd "Antwoord alles" te gebruik, word daar in oorvloed opbrengste gelaat en boodskappe in die bokse van baie mense laat kwyn. Oorweeg die gevolge van die ontvangs van 'n e -pos, antwoord alles en dit gaan uit op twintig mense en dan kom die twintig mense op almal; dit kan baie vinnig in honderdduisende e -posse saamgevoeg word en almal voel verplig om "antwoord alles" te druk as 'n manier om almal op die hoogte te hou, want niemand weet wie dit wil lees nie en wie nie.
Stap 3. Dink twee keer voordat jy antwoord om net dankie te sê
Sommige mense wil nie 'n e -pos hê met die woord "Dankie" nie. Dit neem ekstra tyd om die e -pos oop te maak en dit te lees net om te lees wat u reeds weet. Sommige mense bevat 'n reël wat sê "NTN" - "Nee dankie nodig."
Stap 4. Som lang besprekings op
Dit is irriterend om deur antwoordebladsye te blaai om 'n bespreking te verstaan. In plaas daarvan om 'n boodskapreeks voort te sit, neem 'n minuut om dit vir u leser (s) op te som.
Stap 5. Maak seker dat u inligting bevat waarop u reageer
Baie mense en maatskappye skryf en reageer elke dag op honderde e -posse. Vermy die stuur van 'n onduidelike e -pos wat slegs 'Ja' sê. Sluit die vraag in wat die ontvanger gestel het sodat hy weet waarop u reageer. Vermy dat die ontvanger meer as 'n enkele boodskap in die geskiedenis afrol.
Stap 6. Antwoord onmiddellik
As u 'n bietjie navorsing wil doen of na dink voordat u op 'n e -pos reageer, of as u te besig is om onmiddellik 'n volledige antwoord te skryf, stuur 'n kort antwoord sodat die sender kan weet dat u die e -pos ontvang het en u adviseer wanneer u sal reageer.
Stap 7. Wees proaktief
As u op 'n e -pos antwoord, kan u almal tyd spaar deur te wagte op enige vrae of kommer wat u antwoord kan veroorsaak. Gee dit in u antwoord aan voordat iemand 'n nuwe e -pos moet stuur om daaroor te vra.
Metode 3 van 3: 'n paar basiese dinge wat u nie moet doen nie
Stap 1. Moenie privaat e -posse deurstuur nie
Vermy byvoorbeeld 'n e-pos met 'n geheim, veral as die persoon wat u e-pos, nie wil hê nie. As u dit doen, kan die ontvanger vertroue in u verloor, en u verhouding kan deurmekaar raak. U wil beslis nie hê dat dit moet gebeur nie.
Stap 2. Moenie gerugte oor mense versprei nie
As u in die versoeking voel om dit te doen, plaas u in die skoene van die ander persoon en dink na oor hoe u sou voel as die persoon gerugte oor u sou versprei. Byvoorbeeld, as jou vriend 'n reputasie het om gemeen en baas te wees, dink aan hoe jy sou voel as jou vriend jou ander vriende vertel van een van jou eienaardighede. Jy sou nie baie gelukkig wees nie, reg?
Stap 3. Vermy die bespreking van mense se private sake
Vermy byvoorbeeld om u vriendin te laat weet dat haar vriend met 'n ex-kêrel geskei het. E -pos is nie heeltemal privaat nie, dus is dit moontlik dat die persoon wie se besigheid u bespreek, die e -posse kan sien en kwaad kan word vir u en/of skaam kan wees, en dit kan u verhouding met die persoon verwoes.
Stap 4. Vermy vlamme
Vlamme is basies beledigings wat aanlyn gestuur word om jou aanstoot te gee, daarom is dit belangrik om nie vlamme na ander mense te stuur of vlamoorloë te begin nie. Dit kan die ander persoon mal maak, en u kan ook u rekening hiervoor laat opskort.
Stap 5. Vermy die deel van die persoonlike inligting van ander sonder toestemming
Dit kan alles wees, van 'n persoon se ouderdom tot die naam van die skool waarheen hy of sy gaan. Plaas jouself in die skoene van die ander persoon - hoe sou jy voel as iemand vir jou vriend die adres van jou huis gee? U sal nie baie gelukkig wees nie, dus moet u toestemming verkry voordat u iemand se persoonlike inligting per e -pos met ander deel, of dit glad nie doen nie.
Stap 6. Moenie 'n e -pos stuur as u kwaad is nie
Dit sal wys dat jy kwaad is en dat jy die persoon kan ontstel. Byvoorbeeld, as jy kwaad is vir iemand by die werk en jy e -pos 'n groot grap vir die persoon stuur, kan dit veroorsaak dat die persoon wat jy per e -pos gestuur het, geïrriteerd raak. Dit is dieselfde met die beantwoording van e -posse; as u kwaad is vir iemand omdat hy 'n spesifieke boodskap aan u gestuur het, moet u nie beantwoord totdat u bedaar het nie.
Voorbeeld e -posse
Voorbeeldkonferensie -oproepherinnering per e -pos
Ondersteun wikiHow en ontsluit alle monsters.
Voorbeeld e -pos waarin nuwe beleid uiteengesit word
Ondersteun wikiHow en ontsluit alle monsters.
Voorbeeld e -pos professor oor 'n vraag
Ondersteun wikiHow en ontsluit alle monsters.
Video - Deur hierdie diens te gebruik, kan sommige inligting met YouTube gedeel word
Wenke
- Standaard lettertipes maak dit makliker om te lees. Byvoorbeeld, Arial, Cambria en Narrow. Hou die lettergrootte normaal, gewoonlik nie meer as 15. As u op 'n spesiale of nadruklike manier aandag moet trek, gebruik vet of kursiewe lettertipes. Dit is oneindig beter as om deur alle hoofstede te skree.
- As u 'n vlam ontvang, verwyder dit onmiddellik om te verhoed dat 'n vlamoorlog begin.
- Onthou dat u toon nie per e-pos gehoor kan word nie. Het u al ooit sarkasme in 'n e-pos probeer, en die ontvanger het dit verkeerd geneem? E-posboodskappe dra nie die nuanses van verbale kommunikasie oor nie. In 'n poging om die stemtoon af te lei, gebruik sommige mense emoticons, maar gebruik dit spaarsamig sodat u nie onprofessioneel lyk nie.
Veronderstel ook nie dat die gebruik van 'n smiley -emoticon 'n moeilike boodskap sal tem nie.
- Vermy die gebruik van e-pos as 'n manier om persoonlike kontak te vermy. 'Ons sal ek vir u 'n e -pos gestuur het' kan die mees irriterende sin vir iemand wees. E-pos moet nie die idee van aangesig-tot-aangesig-kontak of selfs telefoongesprekke ontduik nie. Vermy ook om e-pos te gebruik om 'n ongemaklike situasie te vermy, soos om verskoning te vra of om 'n fout te bedek.
- Beëindig u e -pos beleefd. Om af te sluit met 'n verklaring soos "Beste wense", "Sterkte" of "By voorbaat dankie vir u hulp" kan selfs 'n harde e -pos versag en 'n gunstiger antwoord oplewer.
- Wees versigtig om kwitansies te soek. Alhoewel daar sekere gevalle nodig is vir ontvangsbewyse of ontvangsbewyse, is dit meestal irriterend en dwing die leser om ekstra aksies uit te voer om u e -pos te hanteer. As iets regtig dringend is, of as u regtig seker moet wees dat die ontvanger u boodskap het, neem dan die telefoon op en gebruik dit eerder.
- As u iets stuur wat u ongemaklik maak, soos 'n gerugte wat gestuur is, moet u dit verwyder. U behoort nie deel hiervan te wil wees nie.
Waarskuwings
- Vermy kuberafknouery. Dit is onwettig en kan ander mense, veral tieners, geweldig beïnvloed (dit kan byvoorbeeld selfmoord veroorsaak).
- Moenie alle doppe gebruik nie. Dit is 'n onnodige praktyk en dit kan u ontvanger irriteer en u in ruil daarvoor 'n vlambrief gee. Alle hoofstede word beskou as die ekwivalent van "skree".
- Moenie kettingpos aanstuur nie. Daar is baie min mense wat dit geniet om voortdurend onnodige boodskappe te ontvang. Hierdie tipe e-posse is berug daarvoor dat hulle gevaarlike en skadelike virusse besmet het wat van en na rekenaars oorgedra kan word. Probeer om slegs boodskappe wat u direk van die geadresseerde ontvang het, deur te stuur.
- Moenie u werkshandtekening vir persoonlike e -posse gebruik nie - dit sal u onvriendelik laat lyk.
