E -posse is 'n vinnige en maklike manier om met kollegas en ander sakevennote in aanraking te kom, en is 'n effektiewe hulpmiddel om allerhande vergaderings te beplan. Of u nou 'n afspraak wil maak met 'n kollega, 'n superieur of 'n vreemdeling, u moet eers die e -pos formateer met 'n duidelike onderwerpreël en hooftekst. Nadat u u e-pos afgeteken en die boodskap gestuur het, wag 3-5 dae voordat u 'n opvolgreaksie stuur.
Stappe
Metode 1 van 2: Formatering van die e -pos
Stap 1. Noem in die onderwerpreël wat u graag wil ontmoet
Gee u doel duidelik in die onderwerpreël van die e -pos, sodat die ontvanger onmiddellik weet dat u hom / haar wil ontmoet. Vermy die gebruik van vae taal soos "Vergadering" of "Moontlike vergadertyd." Gebruik eerder spesifieke datums en tydsraamwerke in die onderwerpreël, sodat u ontvanger dadelik weet wat hy kan verwag.
Tik byvoorbeeld iets soos hierdie: "Vergaderingsversoek vir 5/17 om 11 uur."
Stap 2. Gebruik die regte groet om u e -pos te begin
Probeer 'n standaard, formele groet wanneer u u boodskap begin skryf. As u uitreik na 'n openbare amptenaar of ander vooraanstaande persoon wat u nog nooit ontmoet het nie, gebruik die volledige titel in die opskrif. As u kontak maak met 'n kollega of meerder, gebruik 'n eerbewys soos "Meneer", "Mevrou", "Mx." Of "Mej." As 'n algemene reël, probeer om groete soos "Beste", "Hallo" en "Hallo" te gebruik om u e -pos te begin.
- As u 'n algemene kantoor of groep toespreek in plaas van 'n individu, gebruik dan eerder 'Vir wie dit kan raak'.
-
Byvoorbeeld, as u na u meerdere gaan, probeer om die groet so op te stel:
'Geagte meneer Jackson, Ek hoop dat hierdie e -pos jou goed vind! Ek wou met u in verbinding tree oor 'n moontlike vergadering."
Stap 3. Stel u voor as u 'n volledige vreemdeling ontmoet
Gee u eerste paragraaf 'n kort inleiding as u aan 'n openbare amptenaar of 'n ander persoon skryf wat u nog nooit ontmoet het nie. Fokus op u naam, posisie en professionele verbinding, sodat die ontvanger weet wie u is en waarom u na hom uitreik. As u kontak maak met iemand wat u reeds ken, soos 'n baas of kollega, voel u nie verplig om 'n inleidende paragraaf in te sluit nie.
- U inleiding moet nie lank neem om te lees nie.
-
Probeer om iets soos hierdie te skryf:
Geagte mev Atkins, My naam is Sarah Clement, en ek werk vir die Jones County Animal Shelter.
Stap 4. Beskryf die rede vir die vergadering en die algehele belangrikheid daarvan
Gee aan die begin van die e -pos (na u inleiding, as u besluit om een daarvan op te neem) die tipe ontmoeting wat u met die ontvanger wil hê, en of dit 'n formele of toevallige aangeleentheid sal wees. Nadat u verduidelik het waarvoor die vergadering bedoel is, kan u verduidelik waarom die vergadering belangrik is vir die taak wat u wil voltooi. Probeer om u verduideliking kort te hou, aangesien u ontvanger moontlik nie baie tyd het om deur u e -pos te gaan nie.
Byvoorbeeld, probeer om iets soos hierdie te skryf: 'Kan u my volgende week ontmoet om die komende aannemingsreël te bespreek? Aangesien u die huidige finansiële adviseur vir die diereskuiling is, glo ek dat u baie insig kan gee in die organisasie se werkbegroting vir die geleentheid.”
Stap 5. Stel 'n moontlike plek en tyd vir u vergadering voor
Probeer om te dink aan 'n bekende en maklik toeganklike plek vir die ontvanger. As u in dieselfde gebou of algemene plek werk as die persoon wat u e -pos, kyk of u tydens 'n middagete kan ontmoet. As u en die ontvanger nie in 'n nabygeleë plek woon of werk nie, kan u 'n restaurant of ander openbare gebied voorstel waar u kan ontmoet. Noem ook 'n aantal kere wat vir u werk, sodat die ontvanger makliker die beskikbaarheid daarvan kan vertel.
- As u albei besige skedules het, oorweeg dit om 'n telefoon- of videokonferensievergadering te beplan.
- Stel byvoorbeeld iets soos hierdie op: 'Sou u hierdie week 'n rukkie by die diereskuil kon swaai? Ek sal elke dag van 9 tot 5 by die ontvangs wees.”
Stap 6. Vra dat die ontvanger op u boodskap antwoord
Aangesien u 'n geleentheid tegnies beplan, vra die beleefde dat die ontvanger antwoord op die beskikbaarheid daarvan. As u 'n besige persoon kontak, moet u onthou dat dit 'n dag of twee kan neem om te reageer. terug.
Sê byvoorbeeld iets soos hierdie: 'As u my die volgende week van u beskikbaarheid kan laat weet, sal ek dit opreg waardeer!'
Stap 7. Gebruik hartlike sluitingstaal wanneer u die e -pos beëindig
Stel 'n slotsin op wat die doel van u e -pos herhaal, sodat die ontvanger die doel van die vergadering duidelik verstaan. Gebruik 'n vriendelike toon om u e -pos af te teken en gebruik frases soos "Opreg", "Dankie" of "Beste wense." Nadat u die aanmelding geskryf het, laat u 'n handtekening onder u naam, wat u posisie of huidige loopbaan weergee.
- Gee u taal aan die ontvanger. As u met 'n kollega praat, sal 'n afmelding soos "Sien jou binnekort" meer sin as "met respek joune". As u 'n meerder kontak, sou 'Opreg' of 'Beste wense' meer gepas wees as 'n toevallige afmelding soos 'Sien jou'.
-
Skryf byvoorbeeld so iets:
Ek sien uit daarna om binnekort met u te vergader, want ek wil hê dat hierdie aannemingsprojek so suksesvol as moontlik moet wees.
Die uwe, Sarah Clement
Aktiwiteitskoördineerder, Jones County Animal Shelter
Stap 8. Sluit alle relevante aanhangsels in wat verband hou met die vergadering
Heg enige dokumente, sigblaaie of ander relevante lêers aan wat die ontvanger kan voorberei vir die vergadering. As u iemand uitreik oor 'n komplekse onderwerp, moet u die pamflette of gegewensblaaie insluit wat die ontvanger help om die onderwerp van die vergadering te verstaan.
As u byvoorbeeld begrotingsveranderings vir 'n komende geleentheid bespreek, wil u dalk 'n sigblad van die begroting van die vorige jaar insluit
Stap 9. Gebruik professionele taal en behoorlike grammatika regdeur die e -pos
Proeflees u boodskap vir duidelike grammatikale foute en spelfoute, sodat u finale konsep so gepoleer en skoon as moontlik lyk. Verwyder ook afkortings of slang wat die boodskap meer gemaklik of moeiliker laat verstaan. As u finale konsep nie professioneel lyk en klink nie, neem die ontvanger u versoek moontlik nie ernstig op nie.
Alhoewel emoji's lekker kan wees om in tekste en informele e -posse te gebruik, moet u dit nie gebruik om 'n vergadering aan te vra nie
Metode 2 van 2: Opvolg met die ontvanger
Stap 1. Stel 'n opvolg-e-pos op as die ontvanger nie binne 3-5 dae terugkom nie
Gee die ontvanger 'n paar dae om te lees en op u versoek te antwoord. As u nie binne 'n werksweek hoor nie, stuur 'n vinnige e -pos aan die persoon om hom te herinner dat u op 'n antwoord wag. Beklemtoon dat u dankbaar is vir die geleentheid om hulle te ontmoet, en dat u dankbaar is vir hul tyd.
- Opvolgoproepe is ook 'n doeltreffende manier om aan te meld by die persoon met wie u probeer ontmoet.
- Stel byvoorbeeld so iets op: 'Ek wou net met u opvolg met betrekking tot my vergaderingsversoek. As u 'n vrye tyd het, kan u my dan die volgende week beskikbaar stel vir 'n vergadering?"
Stap 2. Stryk die vergaderingbesonderhede in 'n ekstra e -pos
Onderhandel met die skedule van 'n ander persoon sodra hy geantwoord het. Let op die beskikbaarheid van die ander persoon en bevestig 'n vergaderingstyd op 'n datum wanneer u albei beskikbaar is. Bevestig 'n datum en tyd binne 1-2 e-posse om verwarring en rommel in u inkassie te voorkom.
- Probeer om so buigsaam as moontlik te wees. As u na 'n besige persoon uitreik, kan hulle u nie dadelik ontmoet nie.
- Moenie 'n vergadering op die laaste oomblik beplan nie. As die ontvanger besig is, kan u moontlik nie ooreenkom oor 'n afspraakdatum nie.
Stap 3. Stuur 'n paar dae voor die vergadering 'n herinnering of bevestiging
As u ekstra voorbereid wil wees voor die geskeduleerde vergadering, kan u 'n e -pos aan die ontvanger stuur as 'n herinnering. Moenie hierdie e-pos te lank maak nie; meld eerder die dag, tyd en plek waar u van plan is om te kontroleer of die vergadering steeds geskeduleer is.
-
Skryf byvoorbeeld so iets:
Ek wou net bevestig dat ons nog steeds op 17 Mei om 11:00 in die Jones County Animal Shelter vergader.
