'N Erkennings -e -pos laat 'n ander persoon weet dat u 'n boodskap of versoek ontvang het, selfs as u nie onmiddellik 'n volledige antwoord kan gee nie. Alhoewel u nie 'n erkenning hoef te stuur vir elke persoonlike e -pos wat u ontvang nie, moet u in 'n professionele of besigheidsomgewing reageer as u direk aangespreek word. As u net vir die ander persoon hoef te vertel dat u hul e -pos ontvang het, stuur 'n kort bevestiging om hom te laat weet. As die persoon 'n diens versoek of 'n produk bestel het, verskaf meer inligting oor wanneer 'n antwoord verwag kan word, of hoe om probleme op te los.
Stappe
Metode 1 van 2: Bevestig dat u 'n e -pos ontvang het
Stap 1. Reageer as u in die To: -reël verskyn of in die boodskap genoem word
Kontroleer bo -aan die e -pos om te sien of die sender u e -posadres in die reël 'Aan:' gelys het. As u nie daar verskyn nie, kyk dan deur die e -pos om te sien of u naam daar verskyn. As u u naam sien, moet u 'n erkenning stuur omdat u direk aangespreek is.
As u e -posadres slegs op die "CC" -reël van die e -pos verskyn, maar u word nie in die liggaam genoem nie, hoef u nie 'n erkenning te stuur nie, aangesien die boodskap waarskynlik aan 'n groot groep mense gestuur is
Waarskuwing:
Vermy die erkenning van strooiposboodskappe, aangesien dit moontlik aanhou om e -posse aan u te stuur as u reageer.
Stap 2. Spreek die sender by die naam aan in die groet
Begin u groet aan die bokant van u e -pos sodat die ander persoon dit onmiddellik kan sien as hulle dit oopmaak. Gebruik 'n formele groet, soos 'Hallo' of 'Beste', gevolg deur hul naam. As u reageer op 'n meerdere of iemand wat u nie ken nie, gebruik die titel gevolg deur hul van. As jy die ander persoon goed ken, kan jy hul voornaam gebruik.
U kan byvoorbeeld 'Hallo Mevrou Davis' of 'Beste Jonathan' sê as 'n groet
Stap 3. Noem kortliks dat u die e -pos gelees het
Gebruik slegs 'n paar sinne om u erkenning te gee, sodat dit nie te woordryk lyk nie. Bedank die persoon wat die e -pos gestuur het of laat weet dat u die boodskap ontvang het. As daar spesifieke besonderhede is, herhaal dit in u aanvangsin om aan te toon dat u die boodskap gelees het.
- U kan byvoorbeeld skryf: "Dankie dat u vir my 'n boodskap gestuur het oor die vergadering van volgende week," of "ek het u e -pos ontvang en gelees met betrekking tot ons nuwe potensiële kliënt."
- As u nie tyd gehad het om die e -pos deur te lees nie, kan u iets sê soos: 'Dankie dat u my gerus het. Ek het u boodskap ontvang en sal dit lees sodra ek kan.”
Stap 4. Gee 'n geskatte tyd vir 'n antwoord as die e -pos 'n versoek of vraag het
As u die tyd het om onmiddellik volledig te reageer, doen dit so gou as moontlik om te wys dat u betroubaar en betroubaar is. Gee andersins 'n tydsraamwerk waar die ander persoon 'n ander boodskap van u kan verwag, sodat hulle nie dink dat u dit ignoreer nie. Wees versigtig om nie te veel te beloof oor hoe gou u kan reageer as u dink dat dit langer kan neem nie.
- U kan byvoorbeeld sê: 'Ek sal u hierdie inligting binne twee dae kan kry', of 'ek sal later vandag weer kontak om die kwessie verder te bespreek.'
- As u nie weet hoe lank dit sal neem om te reageer nie, gebruik 'Ek kom so gou as moontlik terug met enige vrae of kommentaar.'
- As daar nie 'n versoek of kwessie is wat u in die e -pos moet aanspreek nie, hoef u nie betyds te reageer nie.
Stap 5. Eindig die e -pos met 'n slot en u naam voordat u dit stuur
Gebruik 'n formele afsluiting van u e -pos, soos 'Beste' of 'Weereens dankie', om die boodskap meer professioneel te laat klink. Skryf u naam na u sluiting om u boodskap af te handel. Maak seker dat alles korrek gespel is voordat u op die stuurknoppie klik.
- U kan byvoorbeeld skryf: "Beste, Beth" of "Weereens dankie, Travis."
- U kan ook 'n telefoonnommer of 'n alternatiewe e -posadres agter u naam verskaf as u die ander persoon 'n ander manier wil gee om met u in verbinding te tree.
Stap 6. Volg die e -pos met 'n volledige antwoord so gou as moontlik op
As die oorspronklike e -pos 'n versoek of 'n vraag het, neem die tyd om 'n volledige antwoord neer te skryf as u dit kan. Gee volledige aandag aan al die bekommernisse of vrae in die boodskap om aan te toon dat u tyd geneem het om die boodskap te oorweeg. Handhaaf 'n beleefde en positiewe toon deur die hele boodskap om 'n goeie repertoire saam met hulle te handhaaf.
As u meer tyd nodig het, soos om op 'n verslag of dokument te wag, probeer 'n opvolg-e-pos met 'n opdatering en 'n nuwe tydsbestek stuur sodat die ander persoon nie dink dat u dit vergeet het nie
Metode 2 van 2: Reageer op besigheidsdienste en bestellings
Stap 1. Plaas die naam van die persoon na wie u uitreik bo -aan die e -pos
Begin met 'n formele groet, soos "Hallo" of "Beste", om 'n professionele toon in u boodskap te handhaaf. As jy die persoon nie goed ken nie, gebruik die titel gevolg deur sy van om formeel te bly. As u meer vertroud is met die persoon of as hulle hul voornaam verskaf, kan u hom eerder daardeur aanspreek.
U kan byvoorbeeld 'Geagte meneer Christensan' of 'Hallo Dana' as u groet skryf
Stap 2. Bedank die persoon en noem die produk of diens wat hulle aangevra het
Betuig opregte dankbaarheid teenoor die persoon in die aanvangsin van u e -pos. Herhaal in dieselfde sin die produk wat die persoon bestel het of watter kwessies of bekommernisse hulle in vorige korrespondensie genoem het. Op hierdie manier sal die persoon besef dat u die tyd geneem het om hul vorige boodskappe te lees of te verwerk.
U kan byvoorbeeld sê: 'Dankie dat u die twee bokse sjokolade by ons in die winkel bestel het', of 'Ons waardeer dat u uitreik na die pos wat u aangevra het.'
Stap 3. Gee die persoon 'n tydsraamwerk wanneer hy 'n antwoord of aflewering moet verwag
Noem in die volgende sin hoe lank dit sal neem voordat die ander persoon van u hoor, sodat hy nie voel dat u hom vergeet het nie. Maak seker dat die tydsberekening wat u verskaf akkuraat en eerlik is, anders word hulle ontsteld as hulle nie van u hoor nie.
U kan byvoorbeeld sê: 'U kan u pakket binne drie werksdae verwag', of 'Laat ons asseblief 1-2 werksdae toe om te reageer'
Variasie:
As u nie weet hoe lank dit sal neem om te reageer nie, sê iets soos: "Ons sal u so spoedig moontlik kontak om u probleme te hanteer."
Stap 4. Gee voorstelle as daar probleme is wat u nie per e -pos kan oplos nie
As u hul probleem nie direk kan oplos nie, beveel ander opsies aan wat meer nuttig kan wees. Handhaaf 'n beleefde en verstaanbare toon deur die hele boodskap sodat dit nie negatief klink of onregverdig lyk nie. Probeer soveel moontlik besonderhede aan die persoon gee, sodat hy die volgende stappe kan doen om hul probleme op te los.
U kan byvoorbeeld sê: 'Ek is jammer om te hoor dat daar 'n probleem is met die oordrag van geld na u rekening. Probeer deur ons algemene vrae kyk of u probleem aangespreek is. Andersins moet u u bank besoek en met u rekeningbestuurder praat om u transaksies te bevestig.”
Stap 5. Laat kontakinligting onderaan die e -pos
Sluit u e -pos af met 'n formele afsluiting, soos 'Beste' of 'Weereens dankie', sodat u die boodskap met 'n goeie noot kan afsluit. Maak seker dat u u naam na die sluiting insluit. As u die ander persoon die geleentheid wil gee om met u in verbinding te tree, kan u ook 'n telefoonnommer, alternatiewe e -posadres of webwerf agter u naam agterlaat.
