Hierdie wikiHow leer u hoe u die rapportering van data in Microsoft Excel kan outomatiseer. Vir eksterne data, sal hierdie wikiHow u leer hoe om navraag te doen en verslae te skep van enige eksterne databron (MySQL, Postgres, Oracle, ens) vanuit u werkblad met behulp van Excel -inproppe wat u werkblad met eksterne databronne koppel.
Vir data wat reeds in 'n Excel -werkblad gestoor is, gebruik ons makros om verslae op te stel en met 'n druk op een sleutel in verskillende lêertipes uit te voer. Gelukkig het Excel 'n ingeboude stapopnemer, wat beteken dat u nie die makros self hoef te kodeer nie.
Stappe
Metode 1 van 2: Vir data reeds in Excel
Stap 1. As die data waaroor u moet rapporteer, reeds in Excel gestoor, bygewerk en onderhou word, kan u die rapporteringswerkstrome outomatiseer met behulp van makros
Makro's is 'n ingeboude funksie waarmee u komplekse en herhalende take kan outomatiseer.
Stap 2. Maak Excel oop
Dubbelklik (of klik as u op 'n Mac is) op die ikoon van die Excel-program, wat soos 'n wit "X" op 'n groen agtergrond lyk. Leë werkboek op die sjablone -bladsy.
- Op 'n Mac moet u moontlik klik lêer en klik dan Nuwe leë werkboek in die vervolg keuselys.
- As u reeds 'n Excel-verslag het wat u wil outomatiseer, dubbelklik u op die lêer van die verslag om dit in Excel oop te maak.
Stap 3. Voer indien nodig die data van u sigblad in
As u nog nie die kolometikette en -getalle bygevoeg het waarvoor u die resultate wil outomatiseer nie, moet u dit doen voordat u verder gaan.
Stap 4. Aktiveer die blad Ontwikkelaar
By verstek is die Ontwikkelaar oortjie verskyn nie bo -aan die Excel -venster nie. U kan dit aktiveer deur die volgende te doen, afhangende van u bedryfstelsel:
- Windows - klik lêer, klik Opsies, klik Pas lint aan Aan die linkerkant van die venster, merk die blokkie "Ontwikkelaar" regs onder in die venster (u moet moontlik eers afrol) en klik OK.
- Mac - klik Excel, klik Voorkeure …, klik Lint en nutsbalk, merk die blokkie "Ontwikkelaar" in die lys "Hoof oortjies" en klik Stoor.
Stap 5. Klik op Ontwikkelaar
Hierdie oortjie behoort nou bo -aan die Excel -venster te wees. As u dit doen, verskyn 'n werkbalk bo -aan die Excel -venster.
Stap 6. Klik op Makro opneem
Dit is in die nutsbalk. 'N Opspringvenster sal verskyn.
Stap 7. Voer 'n naam vir die makro in
Tik die naam van u makro in die tekskassie 'Makronaam'. Dit sal u help om die makro later te identifiseer.
As u byvoorbeeld 'n makro skep wat 'n grafiek uit u beskikbare data sal maak, kan u dit 'Chart1' of soortgelyke noem
Stap 8. Skep 'n sneltoetskombinasie vir die makro
Druk die ⇧ Shift -sleutel saam met 'n ander sleutel (byvoorbeeld die T -sleutel) om die kortpad te skep. Dit is wat u sal gebruik om u makro later uit te voer.
Op 'n Mac sal die sneltoetskombinasie uiteindelik wees ⌥ Opsie+⌘ Opdrag en u sleutel (bv. ⌥ Opsie+⌘ Opdrag+T)
Stap 9. Stoor die makro in die huidige Excel -dokument
Klik op die keuselys "Makro stoor in" en klik dan Hierdie werkboek om te verseker dat die makro beskikbaar sal wees vir almal wat die werkboek oopmaak.
U moet die Excel -lêer in 'n spesiale formaat stoor sodat die makro gestoor kan word
Stap 10. Klik op OK
Dit is onderaan die venster. As u dit doen, sal u makro -instellings stoor en u in die opnamemodus plaas. Enige stappe wat u neem van nou af totdat u die opname stop, word opgeneem.
Stap 11. Voer die stappe uit wat u wil outomatiseer
Excel volg elke klik, toetsaanslag en opmaakopsie wat u invoer, by en voeg dit by die makro se lys.
- As u byvoorbeeld data wil kies en 'n grafiek daaruit wil maak, sal u u data uitlig, klik Voeg in Klik bo -op die Excel -venster op 'n grafiektipe, klik op die grafiekformaat wat u wil gebruik en wysig die grafiek indien nodig.
- As u die makro wil gebruik om waardes uit selle by te voeg A1 deur A12As u op 'n leë sel klik, tik = SUM (A1: A12) in en druk ↵ Enter.
Stap 12. Klik op Stop opname
Dit is in die Ontwikkelaar blad se werkbalk. Dit sal u opname stop en die stappe wat u tydens die opname geneem het, as 'n individuele makro stoor.
Stap 13. Stoor u Excel-blad as 'n makro-geaktiveerde lêer
Klik lêer, klik Stoor as, en verander die lêerformaat na xlsm in plaas van xls. U kan dan 'n lêernaam invoer, 'n lêer se ligging kies en klik Stoor.
As u dit nie doen nie, word die makro nie as deel van die sigblad gestoor nie, wat beteken dat ander mense op verskillende rekenaars u makro nie kan gebruik as u die werkboek na hulle toe stuur nie
Stap 14. Begin u makro
Druk die sleutelkombinasie wat u as deel van die makro geskep het om dit te doen. U moet u sigblad outomaties sien volgens die stappe van u makro.
U kan ook 'n makro uitvoer deur te klik Makros in die Ontwikkelaar oortjie, kies die naam van u makro en klik Hardloop.
Metode 2 van 2: Vir eksterne data (MySQL, Postgres, Oracle, ens.)
Stap 1. Laai Kloudio se Excel -inprop af van Microsoft AppSource
Hiermee kan u 'n volgehoue verbinding tussen 'n eksterne databasis of databron en u werkboek skep. Hierdie inprop werk ook met Google Blaaie.
Stap 2. Skep 'n verbinding tussen u werkblad en u eksterne databron deur op die + -knoppie op die Kloudio -portaal te klik
Voer die besonderhede van u databasis in (databasistipe, geloofsbriewe) en kies enige sekuriteits-/koderingopsies as u met vertroulike of bedryfsdata werk.
Stap 3. Sodra u 'n verbinding tussen u werkblad en u databasis geskep het, sal u in staat wees om verslae van eksterne data af te vra en te bou sonder om Excel te verlaat
Skep u persoonlike verslae vanaf die Kloudio-portaal en kies dit dan in die keuselys in Excel. U kan dan addisionele filters toepas en die frekwensie kies wat die verslag sal verfris (sodat u elke week, dag of selfs uur u verkoopbladblad outomaties kan opdateer.)
Stap 4. Daarbenewens kan u ook data in u gekoppelde werkblad invoer en u eksterne databron laat opdateer
Skep 'n oplaai -sjabloon vanaf die Kloudio -portaal, en u kan veranderings in u sigblad handmatig of outomaties na u eksterne databron oplaai.
Video - Deur hierdie diens te gebruik, kan sommige inligting met YouTube gedeel word
Wenke
- Laai slegs Excel -inproppe van Microsoft AppSource af, tensy u die derdepartyverskaffer vertrou.
- Makro's kan gebruik word vir alles, van eenvoudige take (bv. Die toevoeging van waardes of die skep van 'n grafiek) tot komplekse (byvoorbeeld die berekening van u sel se waardes, die skep van 'n grafiek uit die resultate, die etikettering van die grafiek en die druk van die resultaat).
- As u 'n sigblad oopmaak met u makro ingesluit, moet u moontlik klik Aktiveer inhoud in 'n geel vaandel bo -aan die venster voordat u die makro kan gebruik.
Waarskuwings
- Makros kan kwaadwillig gebruik word (byvoorbeeld om lêers op u rekenaar uit te vee). Moenie makro's uit onbetroubare bronne uitvoer nie.
- Makros implementeer letterlik elke stap wat u maak tydens die opname. Maak seker dat u nie per ongeluk die verkeerde waarde invoer nie, 'n program oopmaak wat u nie wil gebruik nie, of 'n lêer uitvee.
