'N E -pos met kennisdeling is 'n e -pos wat ontwerp is om inligting te deel, veral op die werkplek of in 'n ander professionele omgewing. Kennisdeling is 'n uitstekende manier om aan u kollegas te wys dat u vir hulle omgee en wat u met hulle wil deel, in die hoop dat dit hulle in die toekoms kan help. Dit kan ook help om u professionele verbindings te versterk. Probeer om u kennis -e -posse so duidelik en verteerbaar moontlik te maak. Dit sal dit makliker maak vir ander om dit te verstaan en op te neem.
Stappe
Metode 1 van 2: Stel u e -pos saam
Stap 1. Gee die doel van u e -pos duidelik en kortliks in die onderwerpreël
Skryf 'n onderwerpreël wat u gehoor 'n duidelike voorskou gee van wat u kan verwag as u u e -pos oopmaak. Probeer om die lengte van die onderwerpreël tot ongeveer 7 woorde te hou.
- Byvoorbeeld, as u die kennis wat u opgedoen het tydens die bywoning van 'n koderingskonferensie, wil deel, kan u die onderwerpreël iets soos: "Belangrike takeaways van Miami Coders Conference 2020."
- Dit is baie minder waarskynlik dat e -posse met vae of te lang onderwerplyne oopgemaak word. Kom weg van kort onderwerpe van slegs 1-2 woorde wat nie effektief aandui waaroor die e-pos gaan nie.
Wenk: As u wil hê dat mense u e -pos met kennis oor 'n sekere tyd moet lees, moet u 'n datum in die onderwerpreël insluit. U kan byvoorbeeld 'Bedryfsvooruitgang bespreek' tydens vergadering 2 Augustus. '
Stap 2. Begin die e -pos met 'n groet wat aan u spesifieke gehoor gerig is
Dink aan die gehoor na wie u van plan is om u e -pos met kennis te stuur, en kies 'n groet met 'n gepaste formaliteitsvlak. Maak die groet inklusief vir almal wat die e -pos sal ontvang.
- As u byvoorbeeld die e -pos stuur aan 'n klein span programmeerders met wie u nou saamwerk en goed ken, kan u die e -pos begin met iets super gemaklik en vriendelik soos: "Goeie middag, my mede -koderende ninjas."
- As u 'n e -pos met kennis deel aan hoër persone of 'n groep wat persone bevat wat u nie persoonlik ken nie, kan u 'n meer formele groet kies: "Geagte lede van die raad", of " Goeie more, bemarkingspan.”
- As u kennis met net 1 of 2 mense deel, kan u hulle by die naam in die groet van u e -pos aanspreek.
- As u twyfel, kan u net iets generies gebruik, soos: "Hallo almal" of "Goeie middag."
Stap 3. Skryf 'n kort agtergrond of konteks aan die begin van die e -pos
Begin met 'n kort paragraaf, reg onder u groet, wat verduidelik wat u in u e -pos sal deel. Dit gee lesers meer konteks vir wat hulle gaan lees as die onderwerpreël.
As u byvoorbeeld kennis van 'n koderingskonferensie deel, kan u iets skryf soos: 'Verlede week was ek gelukkig om die 2020 -uitgawe van die Miami Coders Conference by te woon. Ek deel graag 'n paar van die belangrikste wegneemetes van die tweedaagse konferensie waarin ons geleer het oor kunsmatige intelligensie en koderingstendense vir 2021. Ek hoop dat hierdie kennis vir u net so nuttig en interessant sal wees as vir my..”
Stap 4. Verdeel die liggaam van die e -pos in afdelings
Verdeel die hoofpunte wat u wil deel in samehangende afdelings, sodat dit makliker is om te volg en te verteer. Sit opskrifte aan die begin van elke afdeling inligting om duidelik te maak waaroor die teks hieronder handel. Verdeel lang afdelings in meer korter paragrawe om die inligting te verdeel, in plaas van net 'n klomp inligting in 1 lang teksblok te stort.
- Maak seker dat elkeen van u paragrawe verwante punte bevat. As u 'n nuwe gedagte begin, skryf dan 'n nuwe paragraaf.
- As u byvoorbeeld wil deel wat u geleer het oor kunsmatige intelligensie en koderingstendense tydens 'n onlangse konferensie wat u bygewoon het, kan u u e -pos so struktureer: 'n afdelingopskrif wat sê: "Updates vir kunsmatige intelligensie -industrie", en skryf dan 'n paar paragrawe oor die onderwerp, gevolg deur 'n ander opskrif wat sê: "Koderingstendense vir 2021", gevolg deur nog 'n paar paragrawe.
Stap 5. Sluit die inhoud van die e -pos af met 'n opsommende paragraaf
Skryf 'n kort paragraaf voor u afteken, wat 'n paar van die belangrikste inligting wat u e -pos bevat, herhaal. Laat u lesers weet wat u hoop deur die gedeelde kennis, en voeg relevante aksie -items by.
- U kan byvoorbeeld iets sê soos: 'Soos u kan sien, is daar baie opwindende nuwe ontwikkelings op die gebied van bemarking, en daar is 'n paar interessante nuwe programmeertendense om in 2021 op te let. Ek hoop dat u hierdie inligting sal toepas aan ons ontwikkelingsprojekte en dink na oor hoe ons ons produkte die volgende jaar kan verbeter.”
- 'N Voorbeeld van 'n aksie -item sou wees soos:' Kom ons beplan om Vrydag 'n paar van ons gedagtes oor al hierdie inligting te deel. Kom voorbereid met ten minste 1 punt om te bespreek.”
Stap 6. Eindig u e -pos met 'n afteken gevolg deur u naam en titel
Kies 'n kort en vriendelike teken met 'n gepaste formaliteit vir u gehoor. Gee u naam en titel aan die einde, sodat mense presies weet van wie die e -pos afkomstig is, wat veral belangrik is as u nie al die lede van u gehoor persoonlik ken nie.
- Voorbeelde van toevallige afskrywings wat vir byna enige e -pos werk, is: 'Dankie', 'Groete' en 'Alle sterkte'.
- 'N Paar meer formele afskrywings is:' Met vriendelike groet 'en' Met respek die uwe '.
- Enkele idees vir nog meer toevallige afskrywings wat u kan gebruik vir 'n e -pos aan mense om mee te werk of elke dag te sien, is: "Sien julle almal more" en "Cheers."
- As u kennis buite u organisasie deel, moet u die naam van u organisasie ook agter u naam en titel insluit, sodat mense weet waar u dit vandaan skryf.
Metode 2 van 2: Maak u e-posleservriendelik
Stap 1. Hou u e -pos so kort as moontlik
Probeer om al die inligting wat u wil deel in so min as moontlik woorde op te neem. Hoe langer u e -posadres is, hoe minder waarskynlik is dit dat die mense met wie u u kennis wil deel, die hele saak sal lees.
- As u oor 'n besonder komplekse onderwerp skryf, kan u altyd skakels na eksterne bronne of aanhangsels insluit om meer gedetailleerde inligting te verskaf. Op dié manier kan diegene wat belangstel in wat u deel, dieper ingaan op die onderwerp.
- Daar is geen vaste reël vir hoe lank 'n e-pos met kennisdeling moet wees nie, en dit hang baie af van die tipe inligting wat u deel en die kompleksiteit van die onderwerp. 'N Goeie reël is om nie langer 'n e -pos te skryf as wat u self wil lees nie.
Stap 2. Merk belangrike inligting met kolpunte of genommerde lyste
Herhaal belangrike inligting uit u teksparagrawe in kolpunte of genommerde lyste. Dit help om die kennis wat u deel te herhaal en gee lesers iets om vinnig na te kyk om 'n paar van die belangrikste punte van u e -pos te kry.
U kan byvoorbeeld 'n lys maak met 'n titel soos 'Top 5 bemarkingstrends vir 2021' en die neigings van 1-5 in 'n genommerde lys daaronder neerskryf. Lesers kan maklik sien wat die neigings is, en lees dan die teks van u e -pos as hulle meer diepgaande inligting wil hê
Stap 3. Gebruik soveel as moontlik eenvoudige, maklik verstaanbare taal
Vermy die gebruik van groot woorde en jargon om u punte te verduidelik, tensy dit absoluut nodig is. Dit maak u e -pos baie makliker om te lees en te verstaan deur 'n groter publiek wat waarskynlik nie so goed vertroud is met die onderwerp waaroor u skryf as wat u is nie.
Hou ook u gehoor in gedagte wanneer u kies watter taal u wil gebruik. As u byvoorbeeld aan 'n klein groepie programmeerders skryf, kan u waarskynlik meer koderingsjargon in u e -pos gebruik as om aan 'n uiteenlopende gehoor te skryf
Wenk: As u absoluut 'n woord moet gebruik wat mense nie ken nie, om 'n punt te verduidelik, gee 'n definisie wanneer u die woord die eerste keer in die inhoud van u e -pos gebruik.
Stap 4. Skryf in 'n professionele toon
Wees beleefd, gebruik die regte grammatika en leestekens, en kies u woorde versigtig. Vermy skryf in 'n toevallige toon en moenie slang of onprofessionele taal gebruik nie. Dit sal u help om professioneel en kundig te wees in die onderwerp waaroor u inligting deel.
- Byvoorbeeld, moenie woorde in hoofletters skryf nie en gebruik uitroeptekens spaarsaam, sodat u nie teëkom asof u op u gehoor skree nie.
- Moenie slangwoorde of frases soos "yo", "whats" of "y'all" gebruik nie, om maar 'n paar te noem.
Stap 5. Hou by standaard lettertipes, karakters en e -posopmaak
Moenie lettertipes of spesiale karakters gebruik wat sommige stelsels nie het nie. Gebruik 'n standaard stelselfont wat op u e-posbediener ingebou is, hou by die gebruik van karakters wat op 'n standaard sleutelbord is, en moenie met die standaard opmaak van u e-pos mors nie.
Dit sal verseker dat feitlik almal wat u e -pos op 'n ander rekenaar of via 'n ander e -posbediener ontvang, presies sal sien wat u gesien het toe u u e -pos geskryf het
Wenke
- Neem altyd u gehoor in ag wanneer u 'n e -pos met kennis deel. Dit sal u help om die vlak van formaliteit, toon en watter taal te gebruik, te bepaal.
- Maak seker dat u 'n e -pos met kennis uitstuur na die mense wat die meeste daaruit sal baat. Byvoorbeeld, 'n programmeerder is dalk nie geïnteresseerd in tendense en ontwikkelinge in die bemarkingsbedryf nie, maar iemand in kliëntediens wel.
- Vra jouself af of dit die beste manier is om die inligting te deel, voordat jy 'n e -pos met kennisdeling saamstel. In sommige gevalle kan u besluit dat 'n persoonlike vergadering of 'n videokonferensie-aanbieding meer effektief is.
- Maak 'n uiteensetting van wat u wil deel voordat u u e -pos skryf. As u byvoorbeeld 'n paar bemarkingstegnieke wil deel wat u in 'n webinar waarna u geleer het, wil deel, kan u die belangrikste aspekte soos 'nuwe SEO -tegnieke', 'e -posbemarkingstrategieë' en 'beste praktyke vir inhoudbemarking' neerskryf.
Waarskuwings
- Maak seker dat die taal wat u in u e -pos gebruik, verstaanbaar is vir almal in u gehoor. Gebruik byvoorbeeld nie 'n klomp programmeertaal as u aan u hele onderneming skryf nie.
- Proeflees en kontroleer altyd u e -posse voordat u dit stuur. As u e -pos foute bevat, word u nie as 'n betroubare bron van kennis beskou nie.
