Alhoewel dit vandag nie so gereeld gebruik word nie, is 'n faksmasjien steeds 'n belangrike instrument om belangrike dokumente, vorms en handgeskrewe notas vinnig en doeltreffend oor te dra, veral in 'n kantooromgewing. 'N Faksmasjien gebruik 'n aktiewe landlyn om dokumente te stuur en te ontvang, en dit is net so maklik as om 'n telefoonnommer te skakel. Sodra u die faksmasjien behoorlik opgestel het en vertroud is met die metodes om 'n faks te stuur en te ontvang, stuur u vinnig dokumente!
Stappe
Deel 1 van 3: Die opstel van u faksmasjien
Stap 1. Plaas die faksmasjien
Plaas die faksmasjien op 'n plat oppervlak naby die kragpunte en 'n telefoonaansluiting. Maak seker dat die papierinvoer na buite wys. Dit sal help om te voorkom dat inkomende fakse en geskandeerde dokumente tussen die muur en die masjien vasval en dat dit nie beskadig raak nie.
Stap 2. Koppel die kragbron aan
Koppel die faksmasjien aan by die naaste aansluiting. Maak seker dat die verbinding korrek is en dat die prop behoorlik in die aansluiting pas. Sodra die faksmasjien aan die kragbron gekoppel is, moet u seker maak dat dit vir die res van die opstelling af is.
Stap 3. Beveilig die telefoonlyn
'N Faksmasjien gebruik 'n telefoonlyn om data te stuur en te ontvang om dokumente te skep en te druk. Hulle werk nie deur 'n internetgebaseerde telefoonlyn nie. Maak seker dat u 'n aktiewe telefoonlyn en 'n telefoonnommer vir die faksmasjien het sodat u masjien seine kan stuur en ontvang om die dokumente te skep.
Bel u kabel- en telefoonverskaffer om 'n landlyn op te stel indien nodig
Stap 4. Koppel die telefoonkabel
'N Standaard telefoonkabel moet in die telefoonaansluiting van die faksmasjien gekoppel word, wat gewoonlik agterop die masjien is. Die ander kant van die koord moet direk in die naaste telefoonaansluiting in die muur vasgemaak word. Kontroleer of die koord aan die masjien en die telefoonaansluiting van die muur gekoppel is.
Stap 5. Voeg papier en ink by
Die faks benodig 'n voorraad papier en ink om die inkomende dokumente te skep en te druk. Maak seker dat u hierdie voorrade byderhand het.
- Voordat u die papier inbring, waai of blaai deur die papierstapel om seker te maak dat dit nie bymekaar bly nie. Dit sal help om papierstorings te voorkom.
- Elke masjien het 'n sekere tipe, grootte en aantal inkpatrone. Lees die instruksies van die masjien om te besluit watter ink die beste by u masjien werk.
Stap 6. Gaan die verbinding na
Sodra u faksmasjien gekoppel is en die papier en ink ingevoeg is, skakel die masjien aan en kyk na die telefoonverbinding. Die verbinding moet veilig wees om die faksmasjien te kan gebruik.
- Kontroleer of die landlyn behoorlik verbind is deur die ontvanger van die faksmasjien op te tel as dit op u toestel beskikbaar is. Die ontvanger moet soos 'n telefoon lyk. Luister na die neurie van 'n kiestoon, wat aandui dat die verbinding veilig is.
- As die faks nie 'n ontvanger het nie, kan u 'n telefoon via die eksterne telefoonaansluiting op die faksmasjien koppel. U moet die neurie van 'n kiestoon hoor as die verbinding goed is.
Deel 2 van 3: 'n Faks stuur
Stap 1. Skakel die masjien aan
Maak seker dat die masjien aangeskakel is en dat die telefoonkoord veilig is voordat u 'n dokument stuur. U kan die ontvanger vir 'n kiestoon kontroleer om te verseker dat die verbinding veilig is.
Stap 2. Gebruik 'n voorblad
'N Voorblad is 'n uitstekende manier om te verseker dat u dokument by die regte persoon kom. Dit is veral handig wanneer fakse na 'n onderneming gestuur word waar verskeie werknemers moontlik dieselfde toestel gebruik. 'N Voorblad moet die naam van die ontvanger, die faksnommer en die uwe bevat, u kontakbesonderhede en die aantal bladsye wat die ontvanger in die faks moet ontvang.
Om die bladsytelling op die voorblad in te sluit, is nuttig vir die ontvanger, sodat hulle sal weet of hulle al die nodige bladsye ontvang het
Stap 3. Bestel die dokumente behoorlik
Maak seker dat u bladsynommers byvoeg en die bladsye van die dokument in die volgorde plaas wat u wil ontvang. U wil nie hê dat die ontvanger die bladsye saam moet raai nie. Dit kan verwarring veroorsaak en kan die bedoelde betekenis agter die dokument inmeng. Om die bladsye te bestel en te nommer, sal 'n doeltreffende oordrag van inligting verseker.
Stap 4. Plaas die dokumente in die skandeerder
Die meeste faksmasjiene sal vereis dat u die dokument met die voorkant na onder of onder in die skandeerdergedeelte van die faksmasjien plaas. Daar is geen standaardmetode vir alle toestelle nie. Die meeste faksmasjiene sal aandui watter metode om te gebruik met 'n maklik leesbare simbool aan die voorkant van die toestel.
Stap 5. Skakel die ontvanger se faksnommer
Gebruik die sleutelbord op die voorkant van die faks en skakel die ontvanger se faksnommer, insluitend die area kode. As u 'n dokument internasionaal faks, moet u die landkode invoer. As daar 'n korporatiewe nommer is wat ekstern gebruik word (dikwels "7" of "9"), moet u die syfer voor die area- of landkode en die faksnommer tref.
Stap 6. Stuur die dokumente
Nadat u die nommer gebel het, sal die meeste faksmasjiene vereis dat u op die "stuur" of "begin" knoppie druk om die dokument te stuur. Kyk of die dokument versend as daar 'n fout of papierstoring is. As die dokumentoordrag suksesvol was, druk die faks met 'n vorderingsverslag of bevestigingsbladsy uit. As u 'n foutboodskap ontvang, probeer om die dokument weer te stuur.
Deel 3 van 3: Ontvangs van 'n faks
Stap 1. Gaan die verbinding na
Maak seker dat die faksmasjien aangeskakel is. Dit is ook belangrik om seker te maak dat die faksmasjien aan 'n kragbron en die telefoonaansluiting gekoppel is om fakse te ontvang. U kan die ontvanger optel en na die kiestoon luister om die regte verbinding te verseker.
Stap 2. Inspekteer die papier- en inkvoorraad
U sal genoeg papier en ink in die faksmasjien wil voorsien. As u baie dokumente per faksmasjien ontvang, moet u hierdie voorrade gereeld nagaan. Anders kan dit u verhinder om 'n volledige dokument te ontvang of die aankoms daarvan te vertraag.
Stap 3. Luister na die luitoon
Die faks sal lui of 'n inbelklank maak as dit 'n inkomende dokument ontvang. Die masjien is ingestel om hierdie dokumente outomaties te verwerk, dus hoef u op die oomblik niks te doen nie. Moenie gedurende hierdie tyd op die knoppies op die masjien druk nie, anders kan die verbinding versteur of ontkoppel word.
Stap 4. Hersien die dokument
Sodra die faksmasjien die dokument suksesvol ontvang het, druk dit die bladsye uit in die volgorde wat dit deur die sender geplaas is. Gaan die voorblad na om seker te maak dat u die bedoelde ontvanger is en dat al die bladsye suksesvol oorgedra en gedruk is.
Stap 5. Opvolg met die sender
As u wil bevestig dat u die faks ontvang het, of as u bekommerd is dat u nie al die nodige inligting ontvang het nie, kan u telefonies of per e-pos kontak met die sender stuur. Die kontakinligting kan op die voorblad verskyn, dus verwys na hierdie bladsy as u nie die sender se inligting byderhand het nie.
