'N Kliëntedatabasis kan baie papierwerk vir 'n onderneming uitskakel, en bied 'n enkele bewaarplek vir waardevolle kliëntinligting wat deur verkoopspanne, kliëntedienspersoneel en selfs die rekeningkundige span gebruik kan word. Alhoewel dit moontlik is om sagtewareprodukte te koop wat basiese formate vir hierdie tipe databasis bied, kan persoonlike databasisse geskep word deur 'n paar basiese beginsels oor vorm en funksie in gedagte te hou.
Stappe
Stap 1. Koop databasis skeppingsagteware
Kies 'n produk wat versoenbaar is met die woordverwerking en ander sagteware -instrumente wat in die onderneming gebruik word. Dit sal dit makliker maak om data uit ander bronne in te voer of uit te voer, sodat dit nie moontlik is om 'n groot hoeveelheid data in die nuutgeskepte databasis in te voer nie.
Stap 2. Bepaal die tipe inligting wat in die kliëntedatabasis gehuisves sal word
Die meeste ontwerpe bevat inligting soos die naam van die onderneming, posadres, fisiese adres, kontaknaam, telefoon- en faksnommers en e -posadresse. Bykomende data, soos inligting oor kontrakvoorwaardes, pryse en aantekeninge oor hangende take wat met elke kliënt verband hou, word dikwels ingesluit in die data wat in hierdie tipe elektroniese hulpbron vasgelê en onderhou word.
Stap 3. Oorweeg die moontlike gebruike vir die databasis
Benewens die verskaffing van 'n gesentraliseerde bron om belangrike data op te haal, moet u dink aan watter tipe verslae met die data gemaak kan word, of as die databasis bedoel is om te gebruik as 'n bron om posetikette, e -poslyste of selfs lyste te gebruik om te gebruik in faksuitsendings. As u dit in gedagte hou, sal dit help om vas te stel hoe elk van die velde wat data bevat, 'n naam gegee word, en die proses om verslagformate wat uit die velde kom, te vergemaklik.
Stap 4. Organiseer die datavelde
Skep 'n eenvoudige sjabloon wat volg op 'n logiese volgorde wanneer dit kom by die invoer van name, adresse en ander kontakinligting. Deur dit te doen, is dit makliker om van die een veld na die volgende te beweeg met 'n minimum van onderbreking en die invoer van 'n nuwe kliëntrekord binne 'n redelike tydperk te voltooi.
Stap 5. Stel magtigings op elk van die velde in
Dit sluit in die identifisering van watter velde in verslagformate ingesluit sal word, en watter kan dien as basis vir die sortering of deursoek van die databasisinskrywings. Die toewysing van die regte magtigings aan elke veld sal die herwinning van die regte data bespoedig wanneer en soos dit nodig is.
Stap 6. Berei verslagformate voor
'N Paar basiese formate wat gereeld gebruik kan word, is dikwels voldoende, alhoewel sleutelgebruikers die geleentheid gebied kan word om aangepaste verslae op te stel wat velde insluit wat relevant is vir die pos van die gebruiker en die vlak van toegang tot kliëntedata.
Stap 7. Vestig aanmeldingsbewyse en toegangsregte
'N Werkbare kliëntedatabasis bevat die vermoë om aanmeldbewyse te skep waarmee slegs gemagtigde werknemers toegang tot die inligting kan kry. Om verder te gaan en verskillende vlakke van regte toe te ken, verseker dat elke gebruiker data kan sien, verander en invoer wat relevant is vir sy of haar taakverantwoordelikhede, maar is nie in staat om ander inligting te sien wat vir ander personeel van nut is nie.
Stap 8. Hersien en toets die klantedatabasis voor vrystelling
Probeer die beta -weergawe saam met 'n klein groepie werknemers gebruik om seker te maak dat elkeen van die funksies werk soos bedoel. Gebruik die bevindinge van hierdie toetsgroep om probleme met prestasie, formaat en gebruiksgemak uit die weg te ruim. Sodra al die probleme opgelos en opgelos is, kan die finale weergawe na die hele onderneming uitgerol word.
Wenke
- Probeer die databasis ontwerp sodat daar ruimte is om meer velde of funksies by te voeg namate die behoeftes van die onderneming verander. Dit sal dit moontlik maak om die produk vir 'n aantal jare te gebruik sonder om dit te vervang deur 'n meer robuuste produk.
- Dit is nie ongewoon dat 'n lang tyd om 'n nuwe databasis van kliënte te ontwikkel nie. Selfs as u sagteware gebruik wat 'n aantal take maklik kan uitvoer, kan dit weke neem om met die ideale formaat vorendag te kom.
