Byna almal wat werk, gebruik e -pos, maar dit kan ons maklik oorweldig. Sommige van ons ontvang baie meer e -pos as wat ons effektief kan hanteer. As ons vinnig en behoorlik op 'n e -pos kan reageer, kan ons tyd bespaar en meer professioneel lyk. Let wel:
Nie al hierdie stappe en voorstelle werk in alle e -posdienste nie, maar dit werk alles in Gmail.
Stappe
Stap 1. Verstaan die rede waarom mense e -pos gebruik
E -pos is vir kommunikasie tussen mense; dit is vir die stuur van teks en visuele inligting van een persoon na 'n ander / baie ander. Dit is nie vir:
- Stoor inligting; dit is beter om inligting as 'n dokument op u rekenaar of in die wolk te stoor
- Herinner u aan wat u moet doen; Gebruik eerder 'n taaklys of kalender hiervoor
Stap 2. Gebruik etikette of dopgehou om e -posse georganiseer en buite u inkassie te hou
- Gebruik 'n 'opvolg' of 'reageer' etiket vir dinge wat u moet doen. U moet dit dan by u dagboek of 'om te doen' -lys voeg.
- Gebruik 'afwagtende reaksie' as u op iemand anders wag
- Gebruik 'dringend' vir dinge wat so gou as moontlik gedoen moet word
Stap 3. Stoor nuttige inligting, en argiveer dan die e -pos
- Laai enige aanhangsels af en stoor die lêers op die regte plek
- As u dan nie op die e -pos gaan antwoord nie, moet u dit argiveer
Stap 4. Argiveer e -posse waarmee u klaar is
Moenie bang wees om te argiveer nie; Dit skuif die e-pos basies van u inkassie na 'n 'no-name'-kassie (tegnies verwyder dit die' inkassie '-etiket)
- Dit is nie weg nie - daarvoor is delete
- Dit is altyd soekbaar en vindbaar
Stap 5. Vee fout -e -posse uit, en teken dan uit van hul bron
Dit hou u inkassie vry van onnodige en ongewenste e -posse.
- Vee e -posse uit wat u in die eerste plek nie moes ontvang nie
- Dit is nie meer soekbaar of vindbaar nadat dit 'n rukkie in die asblik was nie
- As u nie weer die soort e -pos wil ontvang nie, maak seker dat u dit afmeld deur op die 'afmeld' -inligting onderaan die e -pos te soek
- As u nie daarvan kan inteken nie, ken die e -pos as strooipos toe
Stap 6. Gebruik sterre vir spesiale en baie belangrike of dringende e -posse
Gebruik sterre spaarsamig, want om te veel e -posse met 'n ster te hê, is net so nutteloos as geen e -posse met 'n ster nie.
Wenke
- Hou altyd die doel van e -pos in gedagte, en probeer dit nie vir meer gebruik nie.
- Gebruik e-pos as deel van u 'produktiwiteitswerkstroom', saam met 'n taaklys, 'n kalender of dagboek, en enige ander hulpmiddel wat u nuttig vind.
