Access is 'n verhoudingsbestuurder databasisbestuurder waarmee u een of meer Excel -databasisse in die stelsel kan invoer, sodat u algemene velde tussen hulle kan ooreenstem. Omdat 'n enkele Access -lêer verskeie Excel -sigblaaie kan bevat, is die program ook 'n uitstekende manier om groot hoeveelhede inligting te versamel of te ontleed. Maar eers moet u die Excel -sigblad in Access invoer. Dit verg slegs 'n paar belangrike stappe.
Stappe
Deel 1 van 3: Voorbereiding om Excel in Access in te voer
Stap 1. Maak albei programme op u rekenaar oop
U moet 'n Microsoft Office -pakket koop wat Excel en Access insluit. U kan dit aanlyn doen via die Microsoft -webwerf.
- Nadat die programme afgelaai is, klik op "Start" in Windows en kies "Alle programme".
- Klik op 'Microsoft Office' en kies 'Toegang' (of 'Excel') in die keuselys. U het moontlik reeds 'n Excel -sigblad gemaak wat iemand anders vir u gestuur het of wat u van elders afgelaai het. Deur Office op u rekenaar te hê, kan u dit oopmaak.
Stap 2. Maak u Excel -sigblad skoon voordat u dit in Access invoer
Dit sal dit makliker maak as u 'n paar eenvoudige stappe doen voordat u die Excel -sigblad in Access invoer. Die sleutel is dat u data konsekwent moet wees tussen ingevoerde sigblaaie.
- Dit is 'n goeie idee om seker te maak dat die eerste ry in die Excel -sigblad u kolomopskrifte (of veldname) bevat, en dat dit baie duidelik en maklik verstaanbaar is. Byvoorbeeld, vir 'n kolom wat mense se vanne bevat, kan u die kolomopskrif/veldnaam 'van' noem. Wees duidelik en akkuraat, want dit sal dit makliker maak as u kolomopskrifte in een Excel -blad met 'n ander probeer ooreenstem.
- Met toegang kan u algemene velde tussen twee of tussen baie sigblaaie koppel. Gestel u het 'n Excel -blad met betaalstaatinligting. Dit bevat mense se voor- en vanne, adresse en salarisse. Kom ons sê ter wille van die argument dat u daardie blad in Access wil bypas by 'n tweede Excel -blad wat inligting bevat oor veldtogfinansieringsbydraes. Hierdie tweede blad bevat mense se name, adresse en donasies. Wat Access u toelaat, is om verskillende kolomopskrifte met mekaar te pas. U kan naamopskrifte koppel om te sien watter mense met dieselfde naam byvoorbeeld in beide databasisse verskyn.
- Skandeer die Excel -velle om seker te maak dat elke tipe data op dieselfde manier hanteer word, en maak dit skoon voordat dit in Access ingevoer word. Access moet dit 'relasioneel' noem. Byvoorbeeld, as die hipotetiese sigblad vir betaalstaat voornaam, van en middelletterletter in een kolom bevat, maar die tweede sigblad slegs voornaam en van in afsonderlike kolomme bevat, sal Access dit as 'n ooreenstemmende registreer. Daar moet ooreenstemmende kolomopskrifte/-velde wees.
Stap 3. Verdeel inligting binne 'n kolom in Excel
Om hierdie probleem op te los, wil u inligting in 'n kolom in Excel verdeel, sodat dit nie verkeerdelik registreer as 'geen ooreenstemming' in Access nie.
- As voorbeeld kan u die voornaam in sy eie kolom verdeel, die middelletter in sy eie kolom en die van in sy eie kolom. As dit alreeds op dieselfde manier in die tweede sigblad gedoen is, moet u ooreenkomste genereer as die name dieselfde is, as u byvoorbeeld 'n van met 'n van in 'n skakel noem.
- Om 'n kolom in Excel te verdeel, merk die kolom met inligting wat u daarin wil verdeel. Klik op "data" in die werkbalk in die Excel -program. Klik op "teks na kolomme." Oor die algemeen kies u die opsie 'afgebakend'. Klik volgende.
Stap 4. Gaan voort met die towenaar om saamgevoegde kolomme te verdeel
Nou is u gereed om die proses van saamgesmelte inligting in een kolom in verskeie kolomme te verdeel.
- Kies hoe die data in die kolom 'afgebakend' is. Dit beteken dat elke stukkie inligting in die kolom deur iets geskei word. Die mees algemene keuses sluit in 'n spasie, 'n komma of 'n halfpunt. Die inligting word dikwels net deur 'n spasie geskei. Soos in die volgende voorbeeld: laat ons sê die naam "John A. Doe" verskyn in 'n enkele kolom. Die voornaam John word van die middelste voorletter A geskei deur 'n spasie. Die achternaam Doe word van die middelste voorletter A geskei deur 'n spasie. Kies dus ruimte in die afgebakende towenaar.
- Klik volgende. Klik klaar. Die program moet John, A. en Doe in drie kolomme verdeel. U kan dan die nuwe kolomme nuwe opskrifname gee om die tipe inligting wat daarin gehuisves word, aan te dui (van, voornaam, ens.). Dit is 'n goeie idee om verskeie leë kolomme regs van die data wat u verdeel te skep, voordat u dit doen, want dit sal die data in die nuwe leë kolomme druk (in plaas van kolomme wat reeds inligting bevat).
Deel 2 van 3: Die invoer van Excel in Access
Stap 1. Maak die Access -program op u rekenaar oop
Gaan na die begin -kieslys, kies Microsoft Office en klik op Microsoft Access. U moet 'n nuwe leë Access -databasis oopmaak om die Excel -blad daarin te kan invoer.
- Kies 'blank desktop database' om 'n nuwe databasis in die Access -program te skep.
- Gee dit 'n nuwe naam as jy wil. Klik op "skep."
Stap 2. Voer 'n Excel -sigblad in Access in
Die volgende stap is om die Excel -sigblad (of meer as een) na die Access -databasis te trek.
- Klik op "Eksterne data" in die nutsbalk sodra u in die databasisbestuurder van Access is. Kies 'Excel'. In sommige weergawes van Access vind u hierdie funksie deur op 'lêer' in die werkbalk te klik en 'Kry eksterne data'.
- Klik op "blaai" waar die naam "lêernaam" staan. Hiermee kan u u Excel -blad op u rekenaar vind.
- Laat die blokkie gemerk wat sê "voer die brondata in 'n nuwe tabel in die huidige databasis in." Dit sal standaard nagegaan word.
- As u die Excel -sigblad wat u op u rekenaar wil invoer, vind, klik daarop. Klik op "OK". Dit sal u na die towenaar neem om Excel in Access in te voer.
Deel 3 van 3: Gebruik die towenaar om die invoerproses te voltooi
Stap 1. Gaan deur die stappe in die towenaar wat in Access verskyn
Om die invoer van u sigblad te voltooi, moet u die stappe in die towenaar voltooi.
- Kies die werkblad in die Excel -sigblad wat u wil invoer. Soms is dit eenvoudig omdat die Excel -sigblad slegs een vel is. Soms skep mense egter meer bladsye in 'n enkele Excel -sigblad, wat u kan sien deur op die oortjies onderaan die sigblad te klik. As dit die geval is, moet u die Toegangsassistent vertel watter sigblad u kies. Klik volgende.
- Die volgende bladsy bevat 'n blokkie waarin gevra word of die eerste ry in die Excel -kolom kolomopskrifte bevat. Dit beteken die ry in 'n sigblad wat die data in elke kolom identifiseer (soos van, adres, salaris, ens.). Dit is 'n goeie idee as u u Excel -blad eers skoongemaak het om seker te maak dat die eerste ry duidelik gedefinieerde kolomopskrifte bevat. Kontroleer dan ja dat die eerste ry kolomopskrifte bevat. Dit is die eenvoudigste benadering. Klik volgende.
- As u eerste ry nie kolomopskrifte bevat nie, vra u op die volgende bladsy of u die naam van 'velde' in Access wil verander (dit is kolomopskrifte). As u nog nie elke veld iets duidelik en maklik herken het voordat u dit ingevoer het nie (aanbeveel), kan u dit hier doen.
Stap 2. Voltooi die invoerproses
Daar is slegs 'n paar stappe oor in die invoerproses. Op die volgende bladsy in die towenaar word gevra of u 'n primêre sleutel wil identifiseer.
- U hoef dit nie te doen nie, maar u kan. 'N Primêre sleutel beteken dat die rekenaarprogram elke ry inligting 'n unieke nommer sal toewys. Dit kan later handig wees as u die data sorteer. Klik volgende.
- Die laaste skerm in die towenaar het 'n spasie met 'n standaardnaam. U kan die naam van die Excel -vel wat u invoer verander (dit word 'n "tabel" in Access aan die linkerkant van die bladsy wanneer u dit voltooi het).
- Klik op "invoer". Klik op "sluit". U sal u tafel aan die linkerkant van die skerm sien. Dit word nou binne Access ingevoer.
- As u meer as een datastel wil koppel, herhaal hierdie proses met 'n ander of meer Excel -sigblaaie. Nou is u gereed om die data in die velle in Access te pas.
Video - Deur hierdie diens te gebruik, kan sommige inligting met YouTube gedeel word
Waarskuwings
- As die Excel -lêer van 'n ander weergawe van Office as Access afkomstig is, kan dit moeilik wees om lêers glad in te voer.
- Dit kan nie genoeg beklemtoon word nie: u moet u Excel -sigblad skoonmaak voordat u dit invoer. Dit beteken deels dat u die data wat u het, ontleed vir probleme.
- Hou altyd 'n afskrif van u oorspronklike sigblaaie, so as u dit deurmekaar maak, kan u die proses herhaal.
- U kan nie meer as 255 velde in Access invoer nie.
