E-pos is van nature nie so formeel as om 'n brief te skryf nie. U het egter steeds tye dat u meer formeel in u e -pos moet skryf. Dink na oor wie die ontvanger is, en kies dan 'n groet wat by die situasie pas. Sodra u dit agtergekom het, kan u die groet opmaak en die aanvangsinne skryf.
Stappe
Deel 1 van 3: Oorweging van die ontvanger
Stap 1. Besluit hoe formeel jy moet wees
Selfs as u 'n 'formele' e -pos skryf, hang dit af van die persoon wat dit ontvang. Byvoorbeeld, as u 'n professor skryf, gebruik u nie dieselfde formaliteit as wat u sou doen as u vir 'n pos aansoek doen nie.
As u eers met iemand in aanraking kom, is dit beter om meer formeel te wees as wat u nodig het, net om aan die veilige kant te wees
Stap 2. Soek die persoon se naam
Doen navorsing om die naam van die persoon op te spoor as u dit nog nie weet nie. Deur die naam van die persoon te ken, lyk die groet meer aangenaam, selfs al gebruik u formele tegnieke vir u e -pos.
Stap 3. Volg die persoon se leiding
As die persoon u reeds 'n e -pos gestuur het, is dit goed om hul groetstyl te kopieer. As hulle byvoorbeeld 'Hi' en u voornaam gebruik, is dit aanvaarbaar om in dieselfde styl te antwoord deur 'Hi' en die persoon se voornaam te gebruik as u die e -posadres toespreek.
Deel 2 van 3: Kies 'n groet
Stap 1. Val terug op "Beste
"" Liewe "(gevolg deur die persoon se naam) is om 'n rede 'n ou bystand, dit is formeel sonder om bedompig te wees, en omdat dit so gereeld gebruik word, word dit dikwels onsigbaar in 'n groet, wat goed is. wil hê dat u groet moet uitsteek omdat dit onvanpas is.
Stap 2. Probeer 'Groete' as u nie die persoon se naam ken nie
Groete is 'n relatief formele groet wat u in besigheids -e -posse kan gebruik, veral as u nie die persoon se naam ken nie. Dit is egter altyd beter om die naam van die persoon uit te vind indien moontlik.
U kan ook 'Vir wie dit kan sorg' gebruik as die e -pos besonder formeel is en u nie die naam van die persoon ken nie. Hierdie groet kan egter vir sommige mense afskuwelik wees
Stap 3. Oorweeg 'Hallo' of 'Hallo' in effens minder formele e -posse
E -posse is gewoonlik minder formeel as briewe in die algemeen, sodat u in 'n ietwat formele e -pos met iets soos 'Hallo' kan wegkom. Byvoorbeeld, as u 'n e -pos stuur aan u professor, veral 'n persoon met wie u eintlik kommunikeer, behoort "Hallo" of "Hallo" goed te werk.
Stap 4. Slaan oor "Hey
'Terwyl' Hallo 'aanvaarbaar is in 'n semi-formele e-pos, is' Hey 'waarskynlik nie. Dit is 'n baie informele groet, selfs in spraak, dus moet u dit in enige formele e-pos vermy. Selfs as u u baas ken redelik goed, byvoorbeeld, is dit waarskynlik die beste om 'Hey' oor te slaan wanneer hulle 'n e -pos stuur.
Stap 5. Gebruik 'n titel in plaas van 'n naam indien nodig
Soms, as u aan 'n persoon skryf, ken u slegs hul titel binne die onderneming of organisasie. In daardie geval kan u net die persoon se titel in plaas van die persoon se naam, soos 'Geagte Huurbestuurder', 'Geagte Huurkomitee' of 'Geagte Professor'.
Stap 6. Voeg die persoon se eer toe om dit meer formeel te maak
Voeg, indien moontlik, 'meneer', 'mevrou', 'dr' of 'professor' voor die naam van die persoon om dit meer formeel te maak. Gebruik ook die persoon se van of volle naam om meer formeel te wees, eerder as net die persoon se voornaam.
Deel 3 van 3: Formatering en begin van die e -pos
Stap 1. Plaas die groet op die eerste reël
Die boonste reël moet die groet wees wat u gekies het, gevolg deur die naam van die persoon. Gebruik indien moontlik 'n titel vir die persoon, soos meneer, mevrou of dr., Gevolg deur hul voor- en van.
Stap 2. Gebruik 'n komma
Oor die algemeen gebruik u 'n komma na die groet. In formele letters kan u 'n dubbelpunt gebruik, maar dit is gewoonlik te formeel vir 'n e -pos, selfs 'n formele brief. In die meeste gevalle is 'n komma voldoende, alhoewel u 'n dubbelpunt kan gebruik as u 'n voorblad in 'n e -pos skryf.
Stap 3. Gaan na die volgende reël
Die groet gaan bo aan sy eie reël, dus sodra u dit geskryf het, druk die retoortoets om na die volgende reël te gaan. As u reëlbreuke gebruik in plaas van inkepings om paragrawe te maak, moet u 'n leë reël tussen die groet en die eerste paragraaf laat.
Stap 4. Stel u, indien nodig, in die aanvangsin voor
As u iemand vir die eerste keer skryf, moet u 'n inleiding gee, selfs al ken u die persoon in die werklike lewe. Deur die persoon 'n idee te gee van wie u is, moedig hulle aan om te bly lees.
- U kan byvoorbeeld skryf: "My naam is Jessica Hills, en ek is die bemarkingsdirekteur van XYZ Company." U kan ook die manier waarop u die persoon ken, insluit: "My naam is Robert Smith, en ek is in u bemarkingsklas (Marketing 101 wat Dinsdae en Donderdae om 12:00 ontmoet)."
- As u die persoon reeds ken en dit voorheen geskryf het, kan u die eerste sin as 'n groet gebruik. U kan byvoorbeeld sê: 'Dankie dat u so vinnig na my teruggekeer het', of 'ek hoop dit gaan goed met u'.
Stap 5. Kom tot die punt
Die meeste formele e -posse moet vinnig by die punt uitkom. Dit beteken dat u eerste of tweede sin die rede moet gee waarom u aan die ontvanger skryf. Onthou om so bondig as moontlik te wees wanneer u u doel beskryf.
