U dink miskien dat slegs skoolonderwysers bekommerd hoef te wees oor die bywoning, maar dit is eintlik ook 'n belangrike sakepraktyk. Vir klein en groot ondernemings kan akkurate bywoningsdata baie onthul oor doeltreffendheid, winsgewendheid en tevredenheid van werknemers. Danksy moderne tegnologie is daar talle maniere om die bywoning van werknemers aan te teken en die data effektief te benut.
Stappe
Metode 1 van 3: Versamel bywoningsdata
Stap 1. Gebruik slegs 'n eenvoudige sigblad as u 'n klein onderneming bedryf
As u 5 of minder werknemers het, en moontlik selfs 10 of minder, is dit moontlik dat u 'n baie eenvoudige opnamemetode gebruik. U kan byvoorbeeld die bywoning en ure in 'n Microsoft Office- of Google Docs -sigblad volg, of selfs op papierbladblaaie staatmaak. Kies egter vir meer gevorderde opsporingsopsies as u meer as 5-10 werknemers het.
- Maak nie saak die grootte van u onderneming nie, gebruik altyd 'n duidelike stelsel om bywoning en ure aan te teken. Moenie u geheue of die woord van u werknemer vertrou as u dinge wil byhou nie!
- As u 'n op papier gebaseerde sigblad verkies, kyk aanlyn na 'n drukbare sjabloon wat by u behoeftes pas.
Stap 2. Maak 'n Office- of Docs -sjabloon om u sigblad meer vaartbelyn te maak
Beide Microsoft Office en Google Docs bied byvoegingssjablone wat ontwerp is om werknemers se bywoning en ure op te teken. In vergelyking met 'n generiese sigblad, kan hierdie opsie dit vir u werknemers makliker maak om hul ure in te voer en om die data op te spoor en te ontleed.
Alhoewel hierdie opsie meer doeltreffend is as 'n basiese papier of elektroniese sigblad, is dit steeds die beste om dit aan klein ondernemings oor te gee, miskien diegene met tot 20 werknemers
Stap 3. Kontrakteer u rekordhouding as dit tyd- en koste-effektief is
Vir baie klein en groot ondernemings is die beste manier om bywoning aan te teken deur iemand anders te betaal om dit te doen! In die meeste gevalle sal u werknemers hul bywoning en ure op 'n webportaal of -program invoer, en die kontrakteur sal die data huisves en gereeld daaroor verslae verskaf.
Sommige maatskappye hef 'n vaste tarief op grond van werknemersvlakke-byvoorbeeld $ 20 dollar per maand vir tot 10 werknemers-terwyl ander per werknemer hef. Vergelyk koste, funksies en dienste wanneer u 'n derdeparty -onderneming kies om die bywoning en ure van u werknemers na te gaan
Stap 4. Bestuur slegs interne rekords as u die IT-kapasiteit het
As 'n medium of groot onderneming is u miskien nie gemaklik om u rekordhouding uit te voer nie, miskien om finansiële of veiligheidsredes. Om die bywoning en ure van 100, 1 000, of selfs 10 000 werknemers by te hou, verg 'n robuuste IT -afdeling wat die nodige infrastruktuur vir die insameling, berging en ontleding van data kan ontwikkel en onderhou. U IT- en HR -afdelings moet ook goed kan saamwerk!
Evalueer noukeurig die koste en voordele van die hantering van rekordhouding teenoor kontrakte met 'n derde party om dit te doen
Metode 2 van 3: Opsporing van bywoning met tegnologie
Stap 1. Laat werknemers met hul ID -kaarte "in- en uitvee"
Dit is basies die moderne weergawe om werknemers te laat inklok en uit te maak met 'n papierponskaart. Die voordeel hier is dat die data direk na u interne of derdeparty-rekordinfrastruktuur gestuur word vir berging en ontleding.
Veegkaartstasies werk die beste saam met werknemers wat by 'n enkele plek bly en gewone ure werk gedurende hul tipiese werksdag, byvoorbeeld kantoorwerkers, onderwysers of fabriekswerkers
Stap 2. Gebruik biometrie of video om 'buddy punching' by ID -skandeerders te beperk
Terwyl 'n laat of afwesige werkmaat genaamd 'buddy punching' makliker was met ponskaarte, is dit steeds moontlik om 'n werkmaat se ID daarvoor te vee en dieselfde doel te bereik. As u bekommerd is dat dit 'n probleem onder u arbeidsmag is, kan u oorweeg om te belê in videokameras of biometriese skandeerders, om die veiligheid en akkuraatheid van u veegkaartstasies te verbeter.
- Biometriese skandeerders, wat gewoonlik vingerafdrukmagtiging vereis, kan saam met ID -kaartskandeerders gebruik word.
- Deur sekuriteitskameras by u swipe -kaartstasies te installeer, kan u vermoedelike “buddy punchers” identifiseer.
Stap 3. Volg die ure van buite-kantoor werknemers met 'n telefoon-gebaseerde app
Swiepkaarte werk nie goed vir werknemers wat tuis of op verskeie plekke werk nie. Laat hulle eerder "in- en uitstap" met 'n app wat op hul werk of persoonlike telefoon geïnstalleer is. In baie gevalle moet hulle net op 'n knoppie druk om 'n loopklok te begin en te stop wat hul bywoning en ure volg.
As u onderneming reeds die boekhouding daarvan aan 'n derde party uitkontrakteer, kan hierdie tipe app as deel van die pakket ingesluit word. In hierdie geval behoort die self-ingevoerde bywoningsdata van u werknemers naatloos in u algehele rekordhouding te integreer
Stap 4. Oorweeg GPS -ligging en tydopsporing vir werknemers wat wyd reis
Hierdie tipe opsporingstelsel werk goed as u werknemers het wat gedurende hul werksdae na spesifieke plekke reis. Die GPS van hul werkfone sal opspoor wanneer hulle in spesifieke werksones was, wat weer gebruik kan word om hul totale werksure vas te stel.
GPS -opsporing is 'n opsionele funksie met sommige 'tydkaart' -programme. Hierdie funksie word beslis die beste bewaar vir gebruik met telefone wat deur werk uitgereik word, aangesien die opsporing van werknemers op hul persoonlike telefone 'n bietjie "groot broer" kan voel
Metode 3 van 3: Die hantering van bywoningsdata
Stap 1. Druk die getalle om te sien hoe die bywoningskwessies u besigheid beïnvloed
Deur akkurate bywoningsrekords van werknemers by te hou, kan u bereken hoe positiewe en negatiewe bywoningspatrone u resultaat beïnvloed. Op sy beurt kan u hierdie data gebruik om u werkplek- en HR -strategieë aan te pas vir groter doeltreffendheid.
Sommige vinnige berekeninge kan u byvoorbeeld die 'voorkomssyfer' gee-die aantal afwesighede per 100 werknemers oor 'n bepaalde tydperk. Soortgelyke datapunte, soos die "inaktiwiteitskoers" en "ernsgraad", kan ook gebruik word om die ekonomiese impak van bywoning en afwesigheid te bepaal
Stap 2. Herken werknemers wat die regte bywoningsprosedures volg
'N Bietjie positiewe versterking kan baie help! Gebruik u versamelde data om werknemers te identifiseer met uitstekende bywoningsrekords. Gee aan hulle openbare erkenning, lof en moontlik belonings-selfs 'n paar geskenkkaarte of 'n klein bonus kan ander aanmoedig om die voorbeeld te volg.
Hou in gedagte dat 'goeie bywoning' nie noodwendig beteken dat die werknemer nooit werk misloop nie. Dit beteken ook dat u pligsgetrou moet wees oor verlof, byvoorbeeld deur die nodige kennis te gee voordat u 'n dag verlof neem of tuis te bly terwyl u van 'n siekte herstel
Stap 3. Ontmoet 'n werknemer wat probleme met bywoning het voordat hy optree
As u data 'n werknemer met 'n bywoningsprobleem identifiseer, moet u nie dadelik na dissipline of beëindiging gaan nie. Ontmoet eerder hulle (en 'n HR -verteenwoordiger of soortgelyke relevante party) om die kwessie te bespreek. Stel 'n aksieplan skriftelik op wat die werknemer duidelike leiding en maatstawwe gee om aan verwagtinge van bywoning te voldoen.
U het byvoorbeeld te doen met 'n toegewyde werknemer wat tuis probleme ondervind. In hierdie geval kan u skedulering of werklasaanpassings aanbring, in plaas daarvan om 'n waardevolle werker vinnig te vermy
Stap 4. Navigeer die rompslomp versigtig wanneer 'n werker gedissiplineer of beëindig word
Volg altyd 'n duidelike, konsekwente prosedure by die uitoefening van dissipline aan 'n werknemer met bywoningsprobleme, en veral voordat u dit afdank. Ideaal gesproke moet u ingelig word deur 'n regsadviseur met die fokus op arbeidswetgewing. Andersins kan 'n duur regsgeding tot gevolg hê, wat lyk soos 'n afgedroogde vuur.
