Hierdie wikiHow sal u leer hoe om 'n e -pos saam te smelt in Microsoft Office of OpenOffice.org. E -pos saamvoeg is 'n baie gerieflike funksie waarmee u 'n dokument outomaties kan personaliseer vir elke ontvanger na wie dit gestuur word. Op hierdie manier hoef u nie die dokument vir elke ontvanger individueel te verander nie. Dit is 'n groot tydbesparing, en dit is regtig maklik om te doen! Die onderstaande stappe sal u stap-vir-stap deur die hele proses lei.
Stappe
Metode 1 van 3: Voorbereiding
Stap 1. Bou 'n datalêer
Dit kan 'n sigbladlêer, databasislêer of selfs 'n teksdokument wees met die regte opmaak. Sigbladlêers word die meeste gebruik; hierdie gids veronderstel dat u 'n sigblad gebruik.
-
U datalêer moet al die inligting bevat wat van kopie na kopie moet verander. As u byvoorbeeld 'n vormbrief skryf, bevat u datalêer die name en moontlik die adresse van almal na wie u die brief wil stuur.
Plaas een inligtingstuk in elke sel langs 'n reël, sodat elke tipe inligting (voornaam, van, eerbewys, ensovoorts) in sy eie kolom verskyn
-
Maak sinvolle kolomname. Mail merge lees data in kolomme. Dit sal aanvaar dat die eerste inskrywing in elke kolom met inligting die algemene naam vir die tipe inligting is, dus gebruik name wat vir u sin maak.
Begin byvoorbeeld 'n kolom met voorname deur 'voornaam' in te tik en plaas dan al die voorname daaronder. As u gevra word watter veld u in u brief moet invoeg, sal u 'voornaam' as 'n opsie sien en onthou wat die kolom bevat
- Microsoft Office-gebruikers wat ook Outlook vir hul e-pos gebruik, kan hul Outlook-adresboek eerder as 'n datalêer gebruik, indien verkies.
Stap 2. Stoor die datalêer
Stoor dit iewers waar u dit maklik kan vind, en noem dit iets wat u maklik sal onthou.
Stap 3. Skryf u primêre dokument neer
Dit is die dokument waarin u inligting sal invoeg. As u byvoorbeeld 'n vormbrief skryf, is die primêre dokument die brief. Enige item wat met u saamgevoeg word, moet vir u ingevul word (soos name).
Metode 2 van 3: Mail Merge in MS Office
Stap 1. Maak die taakvenster vir die saamvoeging van die pos oop
Klik in die primêre dokument op die venster om dit oop te maak. As u dit nie sien nie, maak die menu Tools oop en kies Mail Merge uit die lys.
Stap 2. Beantwoord die vrae van MS Office
Die gereedskap vir die saamvoeging van pos in Office het 'n paar stappe wat ontwerp is om u lewe makliker te maak deur u lêers slimmer en akkurater saam te smelt.
- Begin deur te vertel watter soort dokument u skryf. Klik op die beste pasmaat en klik dan op Volgende.
- Vertel dit watter 'aanvangsdokument' (primêre dokument) u wil gebruik. As u hierdie stappe gevolg het, moet u 'hierdie dokument gebruik' kan kies. Klik op Volgende.
Stap 3. Kies die lêer wat saamgevoeg moet word
Dit is die datalêer wat u voorheen geskep het. Kies die toepaslike radioknoppie en klik op Volgende om na die lêer te soek en dit aan u primêre dokument te koppel.
As u verkies om u Outlook -adresboek te gebruik, klik dan op die opsie
Stap 4. Kies watter data om te gebruik
Met Office kan u rye inligting kies of ontkies soos u wil. Hiermee kan u kies watter inligting in die datalêer u in die primêre dokument wil saamsmelt, wat die datalêer mettertyd bruikbaar maak namate u dit vir verskillende dinge gebruik. As u tevrede is, klik op Volgende.
Die data kan gesorteer word deur op die opskrifte van elke kolom te klik. Dit kan handig wees as u vinnig deur baie inligting moet soek
Stap 5. Voeg datavelde in
Op die volgende bladsy van die taakvenster word u gevra om u dokument te skryf as u dit nog nie gedoen het nie, en 'n verskeidenheid opsies word aangebied om data uit die lêer in die dokument in te voeg.
-
Voeg 'n dataveld in deur die wyser te plaas waar die veld gaan, en klik dan op die toepaslike knoppie in die taakvenster om dit daar in te voeg.
U kan verkeerde of onduidelike datavelde verwyder deur op die Delete -sleutel te druk, dieselfde as 'n gewone letter of nommer
-
Die voorafbepaalde opsies verander effens op grond van die tipe dokument wat u aan Office gesê het dat u skryf. Office doen sy bes om die toepaslike inligting in te vul uit die data wat u dit gee. Byvoorbeeld, as u 'n besigheidsbrief skryf, kan u 'n adresblok byvoeg wat die voor- en achternaam en volledige adres van elke ontvanger bevat, netjies op 'n paar reëls.
- Sommige van die voorafbepaalde opsies maak ekstra vensters oop sodat u die nodige inligting kan invul. Dit is min of meer eenvoudig en maklik om te verstaan.
- As u 'n voorafbepaalde gebruik maak en dit blykbaar nie die regte inligting kan vind nie, klik dan op die knoppie gemerk "Match Fields" om die program te leer watter van u veldname ooreenstem met die standaardname. U kan dit byvoorbeeld wys dat dit die kategorie 'Familienaam' in u datalêer moet gebruik om 'Van' -data in 'n adresblok in te vul.
- Klik op "meer opsies" om u eie velde te gebruik. U kan die name wat u elke kolom gegee het, sien en dit in plaas daarvan gebruik.
Stap 6. Gaan u letters na
Die samesmelting van pos sal die spesifieke inligting in die velde wat u op u primêre dokument toepas, nie vertoon voordat u dit uitdruk nie, maar Office bied wel 'n voorskoufunksie waarmee u kan kyk of die inligting korrek verskyn volgens die manier waarop u die velde in u dokument. Gebruik dit gerus totdat u seker is dat alles in orde is.
Stap 7. Voltooi die samesmelting
Die laaste skerm van die taakvenster vir saamvoeging stel u in kennis dat alles in plek is en dat dit gereed is om u dokumente te druk. Een stel inligting verskyn per gedrukte dokument, en die program sal soveel kopieë as wat daar inligting is, uitdruk.
As u individuele wysigings aan spesifieke letters wil aanbring, kan u dit ook vanaf hierdie taakvenster doen deur eers op 'individuele letters te wysig'
Metode 3 van 3: Mail Merge in OpenOffice.org
Stap 1. Skep 'n databasis
In OpenOffice.org is 'n databasislêer altyd nodig vir 'n saamvoeging; U kan egter steeds eers u data in 'n sigblad skep.
- Open die lêer -kieslys in u primêre dokument en kies 'n nuwe databasislêer.
- In die venster wat verskyn, kies die opsie "koppel aan 'n bestaande databasis". Kies 'sigblad' in die keuselys en klik dan op Volgende.
- Rig OpenOffice.org op die volgende skerm na die sigbladlêer wat u wil gebruik. U kan kies of u die databasis met 'n wagwoord wil beskerm of nie, deur die blokkie onder die lêer te merk. Klik op Volgende as u gereed is.
-
Kies op hierdie skerm of u die databasis later vir makliker toegang wil registreer, en besluit of u die databasislêer wil oopmaak om dit nou te wysig. (Dit is waarskynlik nie nodig as u die sigbladlêer geskep het nie.) Klik op Voltooi om die databasis te stoor.
Gee die databasis 'n naam wat u maklik kan onthou
Stap 2. Voeg u velde in
Noudat u u inligting gekoppel het aan 'n databasis wat OpenOffice.org kan verstaan, is dit eenvoudig om die databasis te gebruik vir die samesmelting van pos, solank u weet waar om te kyk.
- Kies 'velde' in die menu Invoeg en dan 'ander …' in die subkieslys. U kan ook beheer-F2 tik.
- Klik op die oortjie "databasis" in die venster wat verskyn.
-
Klik op die knoppie Blaai in die regter onderste gedeelte van die venster en vind die databasislêer wat u so pas geskep het.
Nadat u u databasis gekies het, verskyn dit in die lys met die naam "databasiskeuse" aan die regterkant van die venster
- Kies in die "tipe" lys aan die linkerkant van die venster "velde vir e -pos saamvoeg".
- Klik op die + langs u databasis en 'n sigbladlêer moet daaronder verskyn. Klik op die + langs daardie, en u sien die veldname wat u gekies het toe u u sigblad geskep het.
-
Kies die veld wat u wil invoeg en klik op Insert om die veld in u primêre dokument te plaas.
- Onthou om die wyser te plaas waar u wil hê dat u veld moet ingevoeg word, anders moet u knip en plak om dit na die regte posisie te skuif.
- Soos in Office, word teksvelde soos alfanumerieke karakters in u primêre dokument behandel. U kan dit met die spasiebalk skuif en dit met die uitvee -sleutel verwyder.
Stap 3. Voltooi die samesmelting
Kontroleer elke veld of dit korrek geplaas is. Druk u primêre dokument as u gereed is. Met die samesmelting van die pos word een kopie vir elke stel inskrywings in die lêer wat u met die dokument saamgesmelt het, gedruk.
Wenke
- Woordverwerkingsprogramme bevat dikwels sjablone wat u kan gebruik om primêre dokumente te skep.
- Verdeel die velde in die mees spesifieke terme wat moontlik is. U kan byvoorbeeld die hoflikheidstitel (meneer, mevrou, mej.), Voornaam en van vir die naam gebruik. Dit is drie velde vir name, dus gebruik drie afsonderlike kolomme met een tipe veld in elke kolom.
