Baie ondernemings gebruik Microsoft Excel om departementele of algehele ondernemingskoste op te spoor. Aangesien Excel nou gereeld saamgevoeg word met persoonlike rekenaars wat die Windows -bedryfstelsel gebruik, kan u dit op u tuisrekenaar gebruik as u Excel op u tuisrekenaar het. 'N Aantal sjablone is beskikbaar om u uitgawes vanaf Microsoft en ander webwerwe op te spoor, en onlangse weergawes van Excel bevat 'n sjabloon om u rekeninge tussen die vooraf geïnstalleerde sjablone op te spoor. U kan ook u eie sigblad opstel om u rekeninge in Excel op te spoor. Hier volg instruksies vir beide benaderings.
Stappe
Metode 1 van 2: Werk met 'n Excel -sjabloon
Stap 1. Kies 'n vooraf geïnstalleerde sjabloon
Onlangse weergawes van Excel bevat 'n sjabloon vir die opsporing van persoonlike uitgawes, sowel as sjablone vir algemene besigheidstoepassings. U het toegang tot hierdie sjablone en dit gebruik om u rekeninge in Excel op te spoor.
- Kies in Excel 2003 "New" in die menu "File". Kies 'Op my rekenaar' in die taakvenster 'Nuwe werkboek' om die dialoogvenster 'Sjablone' te sien.
- Kies in Excel 2007 "Nuut" in die menu "Knoppie". Dit vertoon die dialoogkassie "Nuwe werkboek". Kies "Geïnstalleerde sjablone" in die menu "Sjablone" in die linkerdeelvenster. Kies 'Persoonlike maandelikse begroting' in die 'Geïnstalleerde sjablone' in die middelste paneel en klik op 'Skep'.
- Klik in Excel 2010 op die oortjie "File" en kies "New" in die menu "File". Kies 'Voorbeeldsjablone' in die boonste gedeelte van die venster 'Beskikbare sjablone', en kies dan 'Persoonlike maandelikse begroting' in die voorbeeldmonsters en klik op 'Skep'.
Stap 2. Kies 'n aanlyn sjabloon
As die persoonlike begrotingsjabloon wat vooraf met Microsoft Excel geïnstalleer is, nie u uitgawes kan volg nie, kan u 'n sjabloon aanlyn kies. U kan 'n sjabloon van 'n derdeparty-webwerf aflaai, of Excel gebruik om met Microsoft Office Online in verbinding te tree.
- Vir Excel 2003 kan u 'n geskikte sjabloon uit die Microsoft Office Online-biblioteek kies by https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (U kan ook hier sjablone vind wat bedoel is vir latere weergawes van Excel.)
- Kies in Excel 2007 "Begrotings" in die Microsoft Office Online -afdeling van die dialoogkassie "Nuwe werkboek". U moet 'n werkende internetverbinding hê om aan te sluit by die Office -sjabloonbiblioteek van Office.
- Kies "Begrotings" in Excel 2010 in die afdeling Office.com van die beskikbare sjablone. U moet 'n werkende internetverbinding hê om aan te sluit by die Office -sjabloonbiblioteek van Office.
Stap 3. Voer u inligting in die toepaslike selle in
Die presiese inligting hang af van die sigbladsjabloon wat u gebruik.
Stap 4. Stoor u sigblad
U kan die naam wat die sjabloon bevat vir u sigblad gebruik, of dit verander na iets meer betekenisvol. Dit is voldoende om u naam en die jaar by die bestaande lêernaam te voeg.
Metode 2 van 2: Ontwerp u eie spreadsheet vir die opsporing van uitgawes
Stap 1. Maak Excel oop
Stap 2. Voer 'n naam vir die sigblad in sel A1 in
Gebruik 'n betekenisvolle naam, soos 'Persoonlike begroting', 'Persoonlike uitgawesopsporing' of iets soortgelyks. (Sluit die aanhalings uit wanneer u die naam invoer; dit word slegs hier gebruik om aan te toon dat die name voorbeelde is.)
Stap 3. Tik kolomtitels in ry 2 in
Voorgestelde titels en volgorde is "Datum", "Kategorie begunstigde" (of "Betaal aan"), "Memo", "Uitgawe", "Inkomste" (of "Inkomste" of "Deposito") en "Saldo." Tik hierdie titels in selle A2 tot en met G2; Miskien moet u die kolomwydtes aanpas om lang kolomtitels of -inskrywings te akkommodeer.
Nadat u die titelblad en kolomopskrifte van die sigblad opgestel het, gebruik die 'Freeze Panes' -funksie om hierdie opskrifte bo -aan die skerm te hou terwyl u deur u inskrywings blaai. Freeze Panes is geleë op die "View" -kieslys in Excel 2003 en vroeër en in die "Window" -groep van die menu "View" in Excel 2007 en 2010
Stap 4. Voer u eerste uitgawe -item in die selle van ry 3 in
Stap 5. Voer die balansformule in sel G3 in
Omdat dit die eerste saldo -inskrywing is, word die saldo bepaal deur die verskil tussen die uitgawe en die inkomste te neem. Hoe u dit instel hang af van die vraag of u na uitgawes of kontant byderhand wil kyk.
- As u die sigblad opstel om hoofsaaklik na u uitgawes te kyk, is die balansformule = E3-F3, waar E3 die sel is wat die uitgawe verteenwoordig en F3 die sel wat die inkomste verteenwoordig. Deur die formule op hierdie manier op te stel, sal die totaal van u uitgawes 'n positiewe getal maak, wat makliker verstaanbaar sal wees.
- As u die sigblad regstel om 'n lopende oortjie byderhand te hou, is die saldoformule = F3-E3. As u die sigblad so opstel, sal die balans positief wees as u kontantvloei u uitgawes oorskry en negatief as u meer uitgawes as inkomste het.
Stap 6. Voer u tweede uitgawe -item in die selle van ry 4 in
Stap 7. Voer die balansformule in sel G4 in
Omdat die tweede en daaropvolgende inskrywings 'n lopende saldo behou, moet u die resultaat van die verskil tussen die uitgawe en inkomste by die waarde van die balans vir die vorige inskrywing voeg.
- As u die sigblad opstel om hoofsaaklik na u uitgawes te kyk, is die balansformule = G3+(E4-F4), waar G3 die sel is wat die vorige saldo verteenwoordig, E4 die sel wat die uitgawe verteenwoordig en F4 die sel die inkomste verteenwoordig.
- As u die sigblad opstel om 'n lopende oortjie byderhand te hou, is die saldoformule = G3+(F4-E4).
- Die hakies rondom die selle wat die verskil tussen uitgawes en inkomste verteenwoordig, is nie nodig nie; dit is ingesluit net om die formule -konsep 'n bietjie duideliker te maak.
- As u die sel met die saldo leeg wil hou totdat 'n volledige inskrywing gemaak is, kan u 'n IF -stelling in die formule gebruik, sodat as daar nie 'n datum ingevoer is nie, die saldosel geen waarde sal vertoon nie. Die formule hiervoor, vir die tweede inskrywing, is = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)) as u die sigblad opstel om uitgawes na te gaan, en dit is = IF (A4 = " "," ", G3+(F4-E4)) as u die sigblad opstel om kontant byderhand te toon. (U kan die hakies om die selle wat die uitgawes en inkomste verteenwoordig, weglaat, maar nie die buitenste stel hakies nie.)
Stap 8. Kopieer die balansformule na die ander selle in kolom G (die saldo -kolom)
Klik met die rechtermuisknop op Cell G3 en kies "Kopieer" in die pop-up menu; sleep dan om die selle daaronder in die kolom te selekteer. Klik met die rechtermuisknop op die geselekteerde selle en kies "Plak" in die opspringmenu om die formule in die geselekteerde selle te plak. (Kies in Excel 2010 die opsie "Plak" of "Plak formules" in die opspringlys die balansverwysing uit die ry bo die huidige ry.
Stap 9. Stoor die sigblad
Gee die sigblad 'n betekenisvolle naam, soos 'Expense Tracking.xls' of 'Personal Budget.xls'. Soos met 'n sjabloon-gebaseerde begroting-sigblad, wil u miskien u naam en die jaar in die lêernaam insluit. (Weereens, let op dat die aanhalingstekens slegs gebruik word om die voorbeeldname te toon en nie ingevoer moet word nie. U tik ook nie die lêer -agtervoegsel in nie; Excel verskaf dit vir u.)
Excel 2003 en ouer stoor sigbladlêers in die ouer ".xls" -formaat, terwyl Excel 2007 en 2010 sigblaaie in die nuwer ".xlsx" -formaat stoor, maar kan ook sigblaaie lees en stoor in die ouer ".xls" -formaat. As u verskeie rekenaars het en van plan is om hierdie sigblad by almal te hou, gebruik die ouer formaat as Excel 2003 of ouer op u rekenaar is, en die nuwer formaat as al u rekenaars ten minste Excel 2007 het
Video - Deur hierdie diens te gebruik, kan sommige inligting met YouTube gedeel word
Wenke
- Gebruik 'Outovoltooi' vir uitgawes en inkomstekategorieë om konsekwente spelling te verseker.
- Om betaalde rekeninge te onderskei van onbetaalde maar verwagte uitgawes, kan u die teks vir betaalde rekeninge vetdruk of inkleur of selskerm gebruik.
- Om te voorkom dat u per ongeluk 'n formule of kolomopskrif verander, wil u die selle teen veranderinge beskerm. Kies die selle wat u wil verander (die datum, kategorie begunstigde, uitgawes, inkomste en memorandumwaardes) en ontsluit die selle en pas dan beskerming toe op die hele sigblad.
